1. PROPÓSITO
1.1. Establecer los mecanismos para el aseguramiento de la comunicación institucional y la eficiente comunicación técnica del MAG hacia los productores/as.
2. DESCRIPCIÓN
2.1. Este procedimiento consta de los siguientes apartados:
· Gestión de la información institucional (2.3.)
o Monitoreo de la información (2.3.7.)
o Redacción y gestión de derechos de respuesta (2.3.8.)
o Atención de solicitudes de periodistas (2.3.9.)
o Coordinación de conferencias de prensa (2.3.10.)
o Coordinación de actividades protocolarias (2.3.11.)
o Cobertura de giras (2.3.12.)
o Manejo de crisis (2.3.13.)
o Administración de redes sociales (2.3.14.)
o Administración del sitio web de INFOAGRO (2.3.15.)
o Diseño y ejecución de estrategias, proyectos, informes (2.3.16.)
o Notificación de ayudas internas de Costa Rica ante la OMC (2.3.17.)
· Gestión de la información técnica a productores/as y otras partes interesadas (2.4.)
o Elaboración de materiales (2.4.5.)
o Difusión para medios de comunicación masivos (2.4.6.)
o Elaboracióndematerialdivulgativoenformaescritaydigital (2.4.7.)
o Servicios que brindaunCentrodeInformación (2.4.8.)
2.2. La aplicación de este procedimiento es responsabilidad de:
· Jefatura del Centro de Comunicación y Prensa
· Informático/aSEPSA
2.3. Gestión de la información institucional.
2.3.1. El/La Jefe delCentrodeComunicacióny Prensa recibepor parte del interesado lainformaciónquesedeseapublicarydelegaen suscolaboradores,encasodesernecesario,larecopilacióndeinformaciónadicional,yelmanejo deésta.
2.3.2. El/La Jefe del Centro de Comunicación y Prensaasigna en los colaboradores la redacción del comunicado en términos periodísticos y define el enfoquedelcomunicadodeprensa,obienlaresponsabilidadconcretadelproductoque sedeseagenerar.
2.3.3. Elcolaborador analizalainformación recibida,asícomotambiéndefinelanecesidaddeobtener nuevosdatosquecomplementen la información, utilizandotécnicascomo:consultas de documentos, entrevistas alas fuentes,uotros.
2.3.4. Conlos datos,entrevistasydocumentosconsultados,elcolaboradorrealizaelproductofinalque puede consistir en la elaboración de comunicados de prensa, invitaciones, entrevistas para radio, pizarras informativas, información para el boletinmag, entreotros.
2.3.5. La jefatura del Centro de Comunicación y Prensa procede a revisar y editar el producto y de ser necesario, realiza las observaciones pertinentes y remite el producto corregido al colaborador.
2.3.6. Una vez que la jefatura da el visto bueno al comunicado, el colaborador procede a enviar la información a las bases de datos registradas y de interés institucional, por los medios desarrollados por el CCP para este fin.
2.3.7. Monitoreo de la información
2.3.7.1. El CCP, es responsable de identificar y dar seguimiento a la posición de líderes de opinión y de los medios de comunicación, con respecto a los jerarcas del Ministerio y las instituciones del sector, para contrarrestar con información pertinente y oportuna, posiciones negativas o contrarias a los intereses de las mismas y adelantarse a temas que puedan generar controversia o bien que podrían explotarse a favor de las jerarcas o la institución, así como medir el impacto de los mensajes emitidos por el CCP en los medios.
2.3.7.2. A ello, se complementa la recopilación con la información de otros reportes de monitoreo, como el de Casa Presidencial y Asamblea Legislativa, o algún otro que sea accesible.
2.3.7.3. Corresponde al equipo de colaboradores del CCP analizar la información publicada y resguardarla en la base de datos de información, en formato digital por un tiempo no menor a cuatro años.
2.3.7.4. Este monitoreo se alimenta de tres fuentes, a saber:
a. Monitoreo de medios escritos: El colaborador asignado del Centro de Comunicación y Prensa procede a hacer una revisión de los medios de prensa escrita que llegan al Centro de Comunicación (nacionales y regionales) y se seleccionan todas las publicaciones que se generan sobre el sector, así como también las que obedecen a comunicados de prensa emitidos por el Centro de Comunicación y Prensa.
b. Monitoreo de medios electrónicos: El colaborador asignado del Centro de Comunicación y Prensa visita las páginas web de algunos medios de comunicación, con el fin de valorar la información que se genera sobre el sector. En algunos casos, la revisión de medios se realiza varias veces al día, de acuerdo con las instrucciones emitidas por la jefatura,con el fin de alertar a los jerarcas en asuntos de última hora que sean relevantes.
c. Otros monitoreos: El CCP genera una revisión diaria de otras fuentes que llegan al Centro de Comunicación y Prensa, generados por Casa Presidencial (tres informes diarios) y Asamblea Legislativa,los cuales contienen información delGobierno Central, los cuales por su naturaleza hacen énfasis en temas prioritarios para la Presidencia y la Asamblea, los cuales no siempre coinciden con la temática primordial para el Sector Agropecuario.
2.3.7.5. Utilizando las distintas fuentesmencionadas, el colaborador del Centro de Comunicación y Prensa identifica los medios que dieron cobertura a comunicados emitidos por el MAG, así como a noticias o informaciones que contengan información de interés para el sector, los cuales registra en 5F02, Reporte monitoreo diario.
2.3.7.6. Mensualmente, integra la información monitoreada durante el mes en el 5F03, Reporte monitoreo mensual, documento con el cual procede a generar el 5F04, Reporte de monitoreo, en el cual valora el contenido de la noticia, de acuerdo a su impacto para el Sector Agropecuario y la Institución y posteriormente es remitido a la jefatura del Centro de Comunicación y Prensa para su análisis y modificaciones pertinenteshasta la generación de una versión final.
2.3.7.7. Seguidamente, la jefatura del CCPremiteel 5F04, Reporte de monitoreoal Ministro/a, Viceministros/as, Jerarcas del sector, Direcciones nacionales, Jefaturas de SEPSA, Planificación Institucional, DSOREA, y otros funcionarios de prensa de entidades afines.
2.3.7.8. En caso de publicaciones que requieran derecho de respuesta, o a criterio de la jefatura del Centro de Comunicación y Prensa, o a solicitud de los jerarcas, se coordina con la fuente que corresponda, la consecución de información en que se basará la solicitud del derecho al medio respectivo.
2.3.8. Redacción y gestión de derechos de respuesta.
2.3.8.1. En caso de publicaciones que requieran derecho de respuesta, a criterio de la jefatura del Centro de Comunicación y Prensa o a solicitud de los jerarcas, se coordina con la fuente que corresponda, la consecución de información en que se basará la solicitud del derecho al medio respectivo.
2.3.8.2. Se procede a la redacción de un borrador de respuesta, el cual es revisado por quienes corresponda y la Jefatura del CCP, y luego se procede al envío de la solicitud al respectivo medio de prensa.
2.3.8.3. Se coordina con el medio de comunicación la publicación de la repuesta, a la vez que se verifica su efectividad mediante el monitoreo, para posteriormente informar a quien corresponda.
2.3.8.4. La jefatura del CCP, valora el envío de la información a las bases de datos registradas en los medios electrónicos de comunicación, a fin de que sus usuarios se mantengan debidamente informados.
2.3.9. Atención de solicitudes de periodistas.
2.3.9.1. Evacuar consultas y brindar información oportuna a los medios, acerca del quehacer institucional y otras inquietudes de los periodistas.
2.3.9.2. El colaborador del Centro de Comunicación y Prensa recibe vía telefónica, verbal u otro medio, solicitud de entrevista o bien consulta, por parte de un periodista de alguno de los medios de comunicación externa.
2.3.9.3. Si es viable, se genera la respuesta inmediata a la solicitud. Caso contrario, el colaborador coordina la entrevista, definiendo el día, hora y lugar y medio, así como también la fuente que dará la información.
2.3.9.4. El colaborador y el vocero atienden al periodista según hayan coordinado y mejor convenga a los intereses de la Institución, por teléfono, por escrito o en persona.
2.3.9.5. El colaborador toma nota de las declaraciones del vocero, y de ser posible graba la entrevista, con el fin de contrastar luego la exactitud con que el medio las publica.
2.3.10. Coordinación de conferencias de prensa.
2.3.10.1. La jefatura del Centro de Comunicación y Prensa con el apoyo de los jerarcas valoran la necesidad o conveniencia de realizar una conferencia de prensa, para tratar un tema determinado.
2.3.10.2. En coordinación con las áreas responsables, el Centro de Comunicación y Prensa recopila la información que se brinda por medio de la conferencia de prensa a los periodistas, y la jefatura del Centro de Comunicación y Prensa jerarquiza el orden en que se brinda esa información y el enfoque que se le dará. Una vez se cuenta con la información, se redacta un comunicado de prensa que se entrega a los medios que participen en la conferencia y posteriormente se distribuye vía electrónica a la totalidad de los medios registrados en la base de datos.
2.3.10.3. La jefatura del Centro de Comunicación y Prensa, junto con los jerarcas, definen los voceros que participan en la conferencia de prensa, así como el orden y la información que cada uno debe brindar.
2.3.10.4. El colaborador asignado del Centro de Comunicación y Prensa toma nota y graba la información que los distintos voceros brinden durante la conferencia y durante las solicitudes individuales que se planteen en el marco de la misma, adicionalmente toman fotografías del evento, levantan una lista de los medios asistentes, y monitorean las publicaciones que se originen a partir de la conferencia de acuerdo a los lineamientos incluidos en el punto 2.4.7. Monitoreo de la información.
2.3.11. Coordinación de actividades protocolarias.
2.3.11.1. Los jerarcas y representantes de entidades afines definen las actividades que desean realizar, así como el tipo de evento que desean desarrollar.
2.3.11.2. El (La) Jefe del Centro de Comunicación y Prensa asigna un colaborador que en conjunto con los representantes de otras entidades involucradas o participantes del evento se reúnen para definir y coordinar los recursos, logística, agenda, mesa principal, invitados, y otros aspectos que conlleva la realización de las actividades protocolarias, según objetivos y públicos meta y preparan la estrategia de comunicación necesaria, la cual es revisada y aprobada por la Jefatura del CCP.
2.3.11.3. El colaborador del CCP ejecuta la estrategia de comunicación establecida para la actividad, que puede incluir la convocatoria a los medios de prensa para impulsar su participación en la actividad mediante el envío por correo electrónico de la 5F05, Invitación a la prensa a los medios incluidos en la base de datos, gestión directa de espacios en programas especiales, entrevistas, redes sociales, entre otras acciones de divulgación.
2.3.11.4. Corresponde al colaborador dar cobertura a las actividades protocolarias y posteriormente redactar un comunicado de prensa posterior sobre la actividad. Igualmente, el colaborador se encarga de la respectiva medición del impacto de la cobertura por medio del monitoreo de prensa de acuerdo a los lineamientos incluidos en el punto 2.4.7. Monitoreo de la información.
2.3.12. Cobertura de giras.
2.3.12.1. La jefatura del Centro de Comunicación y Prensa, junto con las dependencias involucradas y el/la coordinador/a de giras en caso del Despacho, valoran los temas que se proponen en las distintas giras que se organizan para definir a cuáles se les da cobertura, según su valor a criterio de la jefatura del Centro de Comunicación y Prensa.
2.3.12.2. La jefatura define el colaborador(es) que dará(n) cobertura a la gira, grabando las declaraciones de los jerarcas participantes, tomando fotografías, atendiendo a los medios presentes en el lugar, y recopilamos información adicional, según sea el caso.
2.3.12.3. El colaborador designado por la jefatura del Centro de Comunicación y Prensa consigue la información, la cual es utilizada para elaborar el comunicado de prensa que se entrega vía electrónica a los medios que participen de la gira. Posteriormente se distribuye vía electrónica a la totalidad de los medios registrados en la base de datos.
2.3.12.4. Mediante el monitoreo, se da seguimiento al impacto que tuvo la cobertura y divulgación de la gira de acuerdo a los lineamientos incluidos en el punto 2.4.7. Monitoreo de la información.
2.3.13. Manejo de crisis.
2.3.13.1. Corresponde al Centro de Comunicación y Prensa manejar de manera adecuada, desde el punto de vista de la Comunicación Institucional, las situaciones de crisis que enfrente la Institución y los jerarcas, para lo cual, la jefatura del Centro de Comunicación y Prensa analiza en conjunto con el jerarca de la Institución, la situación de crisis suscitada.
2.3.13.2. La jefatura del Centro de Comunicación y Prensa planifica una estrategia operativa para mantener o mejorar la imagen en función de la credibilidad institucional, así mismo coordina con el equipo de colaboradores del Centro de Comunicación y Prensa el establecimiento de un flujo de comunicación hacia los medios de comunicación con el fin de evitar un mal manejo de la información. Asimismo, valora la generación de integraciones de las cuales forman parte representantes del sector y representantes del MAG.
2.3.13.3. El Centro de Comunicación y Prensa desarrolla la estrategia planificada utilizando el 5I01, Manual de crisis ante la situación de emergencia.
2.3.14. Administración de redes sociales
2.3.14.1. Corresponde a los colaboradores del CCP, publicar en las redes sociales en las cuales el MAG cuenta con participación, los comunicados de prensa, invitaciones y fotografías generados en el Centro de Comunicación y Prensa, así como también información relevante - de acuerdo al criterio del Jefe/a del CCP - acerca del sector, con el fin de informar al público en general.
2.3.14.2. El CCP, es responsable de revisar diariamente las cuentas de las redes sociales, a fin de controlar la publicación de sugerencias y consultas que realiza el público en general a través de las mismas, así como dar respuestaa las consultas, mediante la investigación y opinión de los profesionales y técnicos del MAG.
2.3.14.3. Así mismo, el CCP establece comunicación constante con los Comunicadores de Casa Presidencial a fin de publicar en las redes sociales, actividades, publicaciones, enlaces y cadenas nacionales, de interés gubernamental.
2.3.15. Administración del sitio web de INFOAGRO
2.3.15.1. Informático/aSEPSAsolicitadiariamenteinformaciónalprofesionaldeINFOAGROo a lasdiferentes instituciones,oficinasdelsector, Cámarasyprofesionalesde SEPSAparaincluirlaenelsitiowebINFOAGRO, paraserutilizadaporlos usuariosdelsitio. La información es remitida vía correo electrónico.
2.3.15.2. Informático/aSEPSAclasifica informaciónendosgrupos:unainformaciónquese adaptaal sitio.Semodifica elformato delarchivo aPDFysesubealaweb medianteunlink.
2.3.15.3. Unsegundogrupoqueesdocumentaciónnoadaptablealsitiooriginalmente,sino quesegeneraunapáginawebconel contenidodeesadocumentación. Posteriormente es subidaalsitiodeINFOAGRO.
2.3.15.4. Serealizanactualizaciones de acuerdo a los requerimientos y categorización de la información, integrándola en el menú principal o menú central según corresponda.
2.3.15.5. Las noticiasagropecuarias sonactualizadasdiariamente,revisandolos periódicosenformaelectrónica,buscandonoticiasagropecuariasnacionalese internacionales.Siexistennoticiassesubenloslinksorganizados porperiódicos.
2.3.15.6. Paraactualizar loscomunicados deprensaMAG, estos son remitidos por el Centro de Comunicación y Prensa. El Informático/a SEPSA procede a convertir el documento a formato PDF. Posteriormente lo coloca en la Web de INFOAGRO en el apartado “Comunicados de prensa”. Los comunicados se codifican siguiendo el formato en el nombre: CP#_(Año).
2.3.15.7. Lascategoríasdeeventos,capacitacionesynovedadessonenviadosporcorreo paralapublicaciónenelsitiopormediodeunlinkaundocumentou otrositio web.
2.3.15.8. Corresponde al colaborador asignado del equipo de INFOAGRO con apoyo del Informático/a SEPSA, larevisióngeneralmensual delsitioweb,enbuscade informacióndesactualizada,link“muertos”o perdidos.
2.3.15.9. Así mismo, el colaborador asignado del equipo de INFOAGRO revisalos sitioswebdeotrasinstitucionesenbuscadenuevainformación o servicios relacionados con la industria paraser integradosalsitiodeINFOAGRO.
2.3.15.10. Corresponde al Informático/aSEPSAunavezactualizadalainformaciónsearchivaenla5F07, Bitácorade actualizacióndelsitio.
2.3.16. Diseñar y ejecutar estrategias, proyectos e informes de comunicación interna.
2.3.16.1. Corresponde al CCP, diseñar y ejecutar estrategias en el área de Comunicación y Prensa, con el fin de favorecer la comunicación a nivel interno, producto de la solicitud de las comisiones institucionales.
2.3.16.2. Para velar por el cumplimiento de la estrategia, se definen tareas las cualescorresponde a la Jefatura del CCP, velar por su cumplimiento, así como controlar la ejecución por parte de cada uno de losresponsables, de acuerdo a los recursos y el cronograma establecido.
2.3.17. NotificacióndeayudasinternasdeCosta Rica ante la OMC.
2.3.17.1. El Jefe/ade la Dirección de asuntos internacionales y cooperación,solicitaalprofesionalencargado iniciarelprocesoanual denotificación de ayudasinternas otorgadas a los productores agropecuarios por Costa Rica para su envío a la Organización MundialdelComercio.
2.3.17.2. Para ello, el profesional encargado solicita al personal de SEPSA la facilitación de los informes de ejecución presupuestaria de cada una de las instituciones que conforman el sector agropecuario.
2.3.17.3. Adicionalmente, solicita por medio de un comunicado vía correo electrónico la información de los presupuestos ejecutados de las instituciones no pertenecientes al sector agropecuario que brindan apoyo al sector. Si a solicitud de la institución, se requiere un comunicado de carácter formal, este debe ser gestionado por el profesional encargado.
2.3.17.4. Para dar seguimiento a la recepción de los informes, el profesional encargado establececontactoconlosenlacesen las instituciones en un plazo, normalmente no mayor a un mes posterior a la solicitud.
2.3.17.5. Corresponde al profesional encargado, tomando como insumo los informes recopilados, seleccionar los programas que serán notificados y procede a confeccionar el 5F06, Informe preliminar de notificación.
2.3.17.6. Corresponde al profesional asignado analizar y valorar la inclusión de nuevos programas generados por las instituciones que brindan apoyo a la agricultura en el 5F06, Informe preliminar de notificación.
2.3.17.7. Una vez finalizado el Informe preliminar de notificación, el profesional asignado coordina la ejecución de sesiones de revisión con el personal encargado del tema de ayuda interna en el COMEX con el fin de oficializar el 5F06, Informe preliminar de notificación. Posteriormente, el profesional asignado estructura una carpeta la cual contiene los informes de ejecución presupuestaria y el 5F06, Informe preliminar de notificación, y es remita al COMEX.
2.4. Gestión de la información a productores (as) y otras partes interesadas.
2.4.1. El MAG, por medio de la Dirección Superior de Operaciones Regionales y Extensión Agropecuaria (DSOREA), informa a través de medios masivos de comunicación sobre tecnologías, experiencias y visiones del desarrollo agropecuario a los productores (as) a nivel nacional, para lo cual elabora materiales escritos, televisivos y radiales de acuerdo a los siguientes lineamientos.
2.4.2. LosextensionistasubicadosenlasAgencias de Servicios Agropecuarios (ASAS),enforma participativaconocen in situ, describenypriorizanproblemasimportantes delaproducciónagropecuariaestos problemas opuntoscríticossonconsolidadosenelnivelregionalyplasmadosen documentosdelos cualesunacopiaesenviadaatravésdelPAOdelaDirección RegionalalaUnidaddePlanificación delaDSOREA.
2.4.3. La UnidaddeInformación y Comunicación solicita el PAO a la Unidad de PlanificacióndelaDSOREA (oficinascentrales)delcualextraeunalistadelos principalespuntoscríticosde lasactividadesagropecuarias másimportantesde cadaunadelasregiones.
2.4.4. El CoordinadordeInformaciónyComunicación, apartirdeestalistay en coordinaciónconelDirectorRegionalyelJefedeExtensióndelasDirecciones Regionalesestablecenun planoperativoen el cual seindicaaquellas experiencias,saberesyactitudes quecontienenohanrepresentado soluciones exitosasantelosproblemasdescritosenprocesosrealesdeproducción.
2.4.5. Elaboración de materiales
2.4.5.1. El extensionista, con el apoyo de profesionales de otras instituciones ligados al tema de marras tal es el caso del INTA, academia, empresa privada y productores (as) agropecuarios, previo a la elaboración de un documento o programa, escribe el contenido o guióna partir de la información generada en experiencias exitosas o propuestas de solución y acorde a los problemas descritos.
Materiales escritos:
2.4.5.2. Elcontenidodelosdocumentossefundamenta enelconocimiento teóricopráctico delolosprofesionales(yotrosactoresdesernecesario)involucradoenaquellos temasdeproducciónagropecuaria segúnlanaturalezadecadapublicación. La narrativageneralmenteestáajustadaalniveldeformaciónyculturaproductivade losylasreceptoras.
2.4.5.3. Los materiales escritospuedenser publicados en las agencias de servicios agropecuarios en el nivel regional o en el nivel nacional. Estos materiales pueden ser impresos en litografíaslocales,regionalesonacionales generalmente la imprenta nacional. El número de publicaciones se hace considerando los beneficiarios sobre el tema específico llegando a ser desde unas decenas de unidades hasta decenas de miles los cuales son distribuidos como material de apoyo en los procesosde capacitación y asistencia técnica.
Programas radiales y televisivos:
2.4.5.4. El guionista del SINART con el texto descriptivo de la experiencia, en caso de la televisión plasma el espíritu del mensaje en un guión adecuado a la temática tratada. En el caso de la radio se hacen reportajes, con la ayuda de un director de programa radial y a través de una entrevista guiada, estas entrevistas generalmente son tomadas in situ y transmitidas en forma pregrabada por emisoras de cobertura nacional.
2.4.5.5. Previo a la transmisión, todos los extensionistas y funcionarios reciben la programación y su contenido para ser divulgados entre los agricultores (as) para reforzar la cultura y la escucha de losprogramas. Estos programas se transmiten en franjas horadas ubicadas en audiencia nacional para la naturaleza de la temática de losprogramas.
2.4.5.6. Para efectos de realizar estos programas, tanto de la radio como de la televisión, son designados presupuestos y recursos (vehículos, viáticos, horas profesionales) de acuerdo a tarifas y presupuestos ordinarios preestablecidos.
2.4.6. Difusión para medios de comunicación masivos
2.4.6.1. El Extensionista Encargado del Centro de Información, junto con el Extensionista interesado en divulgar actividades relevantes, los servicios brindados y los proyectos y tecnologías realizadas por la institución, determina la actividad a divulgar mediante el análisis de distintos factores (interés local, recursos invertidos, productores en la actividad, entre otros).
2.4.6.2. Una vez determinado el proyecto o actividad a divulgar, identifica al extensionista que brinda apoyo a la organización a cargo del proyecto. El Extensionista Encargado del Centro de Información, junto con el Extensionista interesado y el extensionista que brinda apoyo al proyecto, busca la información de la temática con el apoyo de otros funcionarios.
2.4.6.3. Posteriormente, el Extensionista Encargado del Centro de Información, junto con el Extensionista interesado y el extensionista que brinda apoyo al proyecto, esquematiza la actividad o proyecto a divulgar tomando en cuenta aspectos como, las etapas del proyecto o actividad y el orden lógico según criterio técnico para su filmación.
2.4.6.4. El Extensionista Encargado del Centro de Información, contactan según sea el caso por convenios o por presupuesto o bien si se tiene al personal capacitado en la región que realizara la filmación de las locaciones o la grabación del programa.
2.4.6.5. El Extensionista Encargado del Centro de Información, el Extensionista interesado, el extensionista que brinda apoyo al proyecto y el técnico de filmación o grabación, analizan revisan y corrigen si fuera el caso el esquema previamente elaborado.
2.4.6.6. Los técnicos apoyan logísticamente la filmación, con la participación del extensionista que apoya el proyecto, los productores/as involucradas. El Extensionista Encargado del Centro de Información recibe y reproduce la filmación o grabación editada, en aquellos casos en que la empresa encargada de la filmación no sea la misma que divulga la información.
2.4.6.7. Seguidamente, el Extensionista Encargado del Centro de Información distribuye la filmación o grabación realizada en aquellos casos en que la empresa que lo elabora es distinta a la empresa encargada de su divulgación.
2.4.7. Elaboracióndematerialdivulgativoenformaescritaydigital
2.4.7.1. El Extensionista encargadodelCoordinadordeInformaciónyComunicaciónrecibela solicitud departedelExtensionista interesado endaraconoceruntemaagropecuarioespecíficoparainiciarlaelaboración deldocumentoquemejorseajustealtipodeinformaciónquesepretendedaraconocer. Encasodequeeldocumento aelaborarseaunboletínregionalsedesarrollaconbasea unatemáticapreviamenteestablecidaporSEPSA, para lo cual identificalasposiblesfuentesdeinformaciónsegún la temáticaa desarrollar, la cualseestablecesegúnsolicitud del Extensionista interesado.
2.4.7.2. ElExtensionista encargado delCoordinadordeInformaciónyComunicación,determina yelabora laestructura del documento según el tipo de información que se pretende divulgar, aplicando los lineamientos descritos en el apartado 2.5.5. Elaboración de materiales del presente procedimiento, así como su conocimiento técnico agropecuario, para el desarrollo de la información.
2.4.7.3. ElExtensionistainteresado enpublicar lainformación, revisayanaliza elborradordel documentopreparadoporelCoordinadordeInformaciónyComunicación ylerealizalas observacionesqueconsiderepertinentesparasupublicación.
2.4.7.4. ElExtensionista encargado delCoordinadordeInformaciónyComunicaciónyComitéEditor, analizay realizaloscambios sugeridosporelExtensionistainteresadosegúneltema.
2.4.7.5. El Extensionista interesadoanalizalosCambios realizados porel Coordinador de InformaciónyComunicación, segúnpreviasolicitudysiestádeacuerdoloapruebaoen casocontrariosolicitanuevamentesurevisión.
2.4.7.6. El ComitéEditorRegional,revisa queeldocumento finalcumpla conlosrequisitos básicosderedacciónparasuimpresión,encasoquenocumplaconestosrequisitosde trasladaal Coordinadorde Informacióny Comunicación,para que realicelas correccionessugeridas.
2.4.7.7. ElExtensionistaencargado delCoordinadordeInformaciónyComunicación,envíaeldocumentoaprobadoporelComitéEditor Regionalparasureproducción, yenalgunoscasosparasupublicación.
2.4.7.8. Posteriormenterevisaeldocumentorecibidodelaimprenta,conel propósitodequecumplaconlasnormasdecalidadestablecidas paradichofin.Sino cumpleconlorequerido,sesolicitalacorreccióncorrespondiente.
2.4.7.9. ElExtensionista encargado delCoordinadordeInformaciónyComunicación,revisaeldocumentofinalenviadoporlaimprenta y brindasuvistobuenoparalaimpresióndelmismo y recibelosdocumentos impresospor partedela imprenta. Distribuyelosdocumentos impresosmediantenota indicandoacualesbeneficiarios dedocumentos se entrego.
2.4.8. Servicios que brindaunCentrodeInformación
2.4.8.1. El Extensionista Encargado delCentrodeInformaciónrevisaeldiagnóstico de necesidadesdeinformaciónregionalparapriorizarlasnecesidades,puntoscríticos de losprocesosdeproducción agropecuariadelproductorparaproveerlos insumosadecuadosdeinformación.
2.4.8.2. Así mismo, daseguimiento alproductor e identificalainformaciónmásadecuadaparaeldesarrollodelossistemasde produccióndelazonaymejoramiento enlafinca. Adicionalmente, identificala información solicitadaporelproductor oelpúblicoengeneralylabrindadirectamente.
2.4.8.3. Unavezidentificadala informaciónsolicitadaporlosproductores/asoelpúblicoengeneral y habiéndola localizado ysintetizado,sedisponea divulgardichainformaciónal demandante.Sielencargadodelcentrodeinformacióntienealgunadudadecómo realizarladivulgación delainformación, solicitaapoyoalCoordinador/a deInformación yComunicación Regional,yjuntosdeterminanel método para la divulgación de la información.
2.4.8.4. El ExtensionistaEncargadodelCentrodeInformación,unavezidentificada lasolicitud yanalizada ysintetizadalainformación, elaboralarecomendación oeldocumento ydeterminalamaneraenqueserá divulgado,yaseadeformaescrita medianteunboletín,folleto,hojadivulgativaodocumentoimpresoodigital,estosegúnsea el medio más adecuado oasolicituddelinteresado.
2.4.8.5. ElExtensionista EncargadodelCentrodeInformaciónoelpersonalasucargo, inician elprocesodeseguimientoencampo, paradeterminar silainformacióndivulgada al productor/afueimplementadaysiseestá generando el impacto esperado ysifuera necesario, valoranrealizarlascorreccionesdelcaso.
2.4.8.6. ElCoordinadordeInformaciónycomunicación,juntoconelExtensionista Encargado delCentrodeInformación yelComitéEditorialRegionalanalizan lainformación elaboradaysegúneltemaquefuedesarrolladodeterminan silamisma esde importanciaregional,porexistirmásproductores/asopúblicoengeneralqueha demandadoestetipodeinformaciónysinolofueralamismaquedaencustodiadel centrodeinformación correspondiente.
3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA
5F02, Reporte monitoreo diario
5F03, Reporte monitoreo mensual
5F04, Reporte de monitoreo
5F05, Invitación a la prensa
5F06, Informe preliminar de notificación
5F07, Bitácorade actualizacióndelsitio
5I01, Manual de crisis (en desarrollo)
4. CONTROL DE VERSIONES
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REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN |
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JEFE/A DE ÁREA |
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MINISTRO/A |
