PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DE LA INFRAESTRUCTURA TECNOLÓGICA

 

 

1.                  PROPÓSITO

 

1.1.              Establecer las actividades para el mantenimiento del equipo informático de las oficinas centrales y regionales del MAG.

 

1.2.              Describir los lineamientos para el desarrollo de sistemas de información.

 

 

2.                  DESCRIPCIÓN

 

2.1.              La aplicación de este documento es responsabilidad de:

 

·                    Jefe/a del Departamento de Informática y Comunicación

·                    Técnico/a

·                    Técnico/a Recepcionista

·                    Administrador/a de la Base de Datos

·                    Sección de Desarrollo de Sistemas

·                    Profesional TI

·                    Analista

·                    Usuarios/as

 

2.2.              Así mismo, consta de los siguientes apartados:

 

·                    Mantenimiento y reparación de equipo informático (2.3.)

·                    Desarrollo de sistemas de información (2.4.)

·                    Creación y mantenimiento de usuarios/as de las bases de datos (2.5.)

 

2.3.              Mantenimiento y reparación de equipo informático:

 

2.3.1.         Cuando se detecte una incidencia informática, el usuario/ao dependencia solicita al Técnico/aRecepcionista del Departamento de Informática y Comunicación la asistencia de formaverbal, por teléfono o algún medio electrónico.

 

2.3.2.         El Técnico/aRecepcionista solicita al usuario/a el patrimonio del equipo y por medio de este le asigna en el sistema de soporte técnico una boleta de servicio en la cual se le define a un Técnico/a encargado/a de realizar el servicio.Si el equipo no se encuentra en el sistema, el Técnico/aRecepcionista llena a mano el 6F68, Solicitud de servicio para recabar la información de equipo y luego proceder a ingresar la información al sistema.

 

2.3.3.         Si el equipo se encuentra en el sistema, se imprime la boleta de servicio y la coloca en el estante destinado para ese fin, para que el Técnico/a o profesional encargado de dar el servicio proceda a recogerla.

 

2.3.4.         Una vez “in situ”, el técnico realiza undiagnóstico del equipo donde primero verifica si el equipo se encuentra en garantía o no. Si le equipo se encuentra en garantía, el técnico indica en la boleta que el equipo se encuentra en garantía para que se prosiga a contactar a la empresa responsable del equipo.

 

La garantía se aplica si el daño del equipo lo cubre el contrato, sea hardware o software.

 

2.3.5.         Si el equipo no se encuentra en garantía, el Técnico/a encargado/a hace un diagnóstico del daño del equipo y comprueba las características de este, solo en los casos en que no pueda reparar el daño. En 6F69, Diagnóstico del equipoespecifica al usuario/a el daño y los repuestos que se requieran.

 

2.3.6.         El Técnico/a encargado/a en el caso de que hubiera necesitado quitar el sello de seguridad, coloca uno nuevo al equipo y anota ese número en la boleta de servicio.

 

2.3.7.         El Técnico/a encargado/a, entrega al usuario/a la 6F69, Diagnóstico del equipo yla firma el Jefe/a del Departamento. Esta 6F69, Diagnóstico del equipo le sirve al usuario/a como referencia para adquirir los repuestos.

 

2.3.8.         Una vez concluido el servicio, el Técnico/a encargado/a entrega al usuario/a la boleta de servicio, este a su vez revisa la conformidad del trabajo realizado.

 

El usuario/a firma el registro aceptando que el servicio fue realizado, y el equipo responde correctamente.

 

2.3.9.         En caso de no quedar concluido el servicio, se le indica por medio de llamada telefónica o alguna nota al Técnico/a para volver a la reparación.

 

2.3.10.      El usuario/a firma la aceptación conforme del servicio, y si tiene alguna observación la incluye en la boleta.

 

2.3.11.      El Técnico/a encargado/a devuelve la boleta al Técnico/aRecepcionista. La boleta debe de estar completamente llena y con la firma de aceptación de servicio y el número de sello nuevo si hubo cambio del mismo.

 

2.3.12.      El Técnico/aRecepcionista actualiza los datos en el sistema informático del equipo que le dieron servicio y da por terminado el servicio en el sistema de soporte.

 

2.3.13.      El Técnico/aRecepcionista archiva la boleta como respaldo y consultas posteriores que la administración crea oportuno.

 

2.4.              Desarrollo de sistemas de información:

 

2.4.1.         El Jefe/a de Dirección o Departamento que requiere la creación de un sistema de información realiza un oficio alJefe/a del Departamento de Informática y Comunicación. Así mismo, si existen procesos descritos, se deben de incluir como referencia en la automatización.

 

2.4.2.         El/laProfesional de TI asignado realiza un análisis sobre la necesidad, mercado tecnológico, equipo informático, perfil de usuarios/as, alcance y riesgo del sistema y presenta un informe a la Jefatura.

 

2.4.3.         El Jefe/a del Departamento con la Sección de Desarrollo de Sistemasevalúa el informe del análisis donde se determina si se desarrolla o se incluye al portafolio de desarrollo para un futura realización

 

2.4.4.         Si el análisis es aprobado, el/laAnalista encargado realiza un cronograma de trabajo y formaliza la aprobación del desarrollo del sistema solicitado.

 

2.4.5.         El/laAnalista realiza el análisis de requerimientos del sistema basado en la revisión de procesos, reuniones, entrevistas con los usuarios/as.

 

En este análisis se identifican los procesos que serán automatizados. Se definen objetivos, alcances, determinación de la arquitectura, casos de uso, entre otros.

 

2.4.6.         El análisis de requerimientos es enviado a los usuarios/as para su revisión y se realizan las observaciones que posteriormente serán enviadas al encargado/a informático/apara definir una sesión de trabajo en la cual se comenten las observaciones.

 

2.4.7.         Si no existen observaciones al análisis, ambas partes proceden a firmar el análisis como aprobado, y cada departamento se deja una copia del documento.

 

2.4.8.         Si existen observaciones, el encargado de desarrollar el sistema prosigue a realizar los cambios al documento y envía nuevamente el análisis a los usuarios/as para su revisión y aprobación.

 

2.4.9.         Una vez aprobado el análisis el encargado desarrollador del sistema realiza la especificación de diseño, la cual contempla la modalidad del sistema, creación y modelado de la base de datos, prototipo del sistema, y envía el documentos a los usuarios/as para su revisión y se realizan las observaciones que posteriormente son enviadas al encargado/a informático/a para definir una sesión de trabajo en la cual se comenten las observaciones.

 

2.4.10.      Si no existen observaciones al análisis, ambas partes proceden a firmar el documento como aprobado, y cada departamento se deja una copia del documento.

 

2.4.11.      Si existen observaciones, el encargado de desarrollar el sistema prosigue a realizar los cambios al documento y envía nuevamente la especificación de diseño a los usuarios/as para su revisión y aprobación.

 

2.4.12.      Durante el desarrollo del programa, el/laAnalista coordina las reuniones de seguimiento con los usuarios/as, donde se muestra los avances, si se realizan cambios, entre otros.

 

Los resultados de estas sesiones se registran en el 6F70, Minuta de TI.

 

2.4.13.      A continuación, el/laAnalista realiza pruebas del sistema, utilizando un servidor con bases de datos de prueba, en el cual los usuarios/asrealizan las pruebas necesarias y se familiarizan con el nuevo sistema. Se ven las entradas y las salidas del sistema.

 

2.4.14.      El usuario/a verifica que cada uno de los cambios y observaciones que señalo en las pruebas se realizaron, se da por terminada la fase de pruebas del sistema.

 

2.4.15.      Una vez terminada las pruebas, el usuario/a acepta el sistema, con lo que termina la parte de desarrollo.

 

2.4.16.      Seguidamente, el/laAnalista instala el sistema en el servidor Web y/o en las computadoras de los usuarios/as (si hay alguna aplicación que no sea de acceso web), y se crea los usuarios/as que podrán acceder dicho sistema.

 

2.4.17.      El/laAnalista coordina las capacitaciones para el uso del programa por los siguientes medios:

 

·                    Por un taller.

·                    Personalmente a cada usuario.

·                    Se entrena a un usuario/a y este capacita al resto del usuario/a.

·                    Por medio de manual de usuario/a y evacuación de dudas.

 

2.4.18.      El/laAnalista entrega los manuales de Usuario/a y Técnico.

 

2.4.19.      Así mismo, coordina con los involucrados para realizar el mantenimiento del sistema, esto se valora según la necesidad de actualización del mismo.

 

2.4.20.      Una vez finalizado el proyecto, el analista elabora un oficio donde el Jefe/a del departamento solicitante, expresa su conformidad con el sistema desarrollado.

 

2.5.              Creación y mantenimiento de usuarios/as de las bases de datos:

 

2.5.1.         Los/lasAnalistas solicitan mediante la 6F71, Solicitud de creación de usuarios en SQLcambios o accesos de usuarios/as a determinadas bases de datos.

 

2.5.2.         La Jefatura del departamento o encargado firman 6F71, Solicitud de creación de usuarios en SQLautorizandoel servicio.

 

2.5.3.         El Administrador/a de la Base de Datos analiza el pedido de servicio para ver si se puede o no dar cumplimiento a la solicitud. Verifica que el solicitante tenga un usuario/a dentro de la red institucional con seguridad requerida según las políticas.

 

2.5.4.         Si no se puede realizar la gestión, se anota la causa en la 6F71, Solicitud de creación de usuarios en SQLy se devuelve al solicitante.

 

2.5.5.         El Administrador/a de la Base de Datos realiza el servicio solicitado y se hacen los cambios en la base de datos.

 

2.5.6.         Una vez realizado el trabajo se devuelve la 6F71, Solicitud de creación de usuarios en SQL al Técnico/a o Analista que lo solicito, con la respectiva firma y anotaciones pertinentes.

 

2.5.7.         El Técnico/a o Analista archiva la solicitud para los fines pertinentes.

 

 

3.                  DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

6F68, Solicitud de servicio

6F69, Diagnóstico del equipo

6F70, Minuta de TI

6F71, Solicitud de creación de usuarios en SQL

 

 

4.                  CONTROL DE VERSIONES

 

	Versión	Fecha			Origen del cambio
REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN				JEFE/A DE ÁREA			MINISTRO/A