6P08, Gestión de la organización del trabajo

INSTRUCTIVO

GESTIÓN DE LA ORGANIZACIÓN DEL TRABAJO

1. PROPÓSITO

1.1. Establecer las disposiciones y actividades para realizar los estudios de reasignación y recalificación de puestos, cambios de especialidad e inclusión de atinencias de instrucción.

2. DESCRIPCIÓN

2.1. Este documento consta de los siguientes apartados:

· (2.3.) Estudios de reasignación de puestos

· (2.4.) Estudios de recalificación de puestos

· (2.5.) Estudios de cambio de especialidad

· (2.6.) Inclusión de atinencias de instrucción

2.2. La aplicación de este documento es responsabilidad de:

· Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo

· Jefatura del Departamento (Interesada en la gestión)

· Analista Ocupacional

· Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos

· Funcionario/a (Interesado/a en la gestión)

2.3. Estudios de reasignación de puestos

Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo

2.3.1. Reciba el 6F12, Cuestionario para análisis ocupacional por parte de la Jefatura del Departamento, anotando el recibido conforme en el control de correspondencia.

2.3.2. Registra el 6F12, Cuestionario para análisis ocupacional en la base de datos denominada “Estudios pendientes”, a fin de mantener un control sobre el estado de cada estudio solicitado.

2.3.3. Asigna el caso al/la Analista Ocupacional considerando la carga de trabajo que cada uno tenga.

2.3.4. El/la Analista Ocupacional recibe el caso y realiza un estudio de factibilidad para determinar si se cumplen con todos los requisitos que permitan proceder con lo solicitado por la Jefatura del Departamento, según lo establecido en el 6E01, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento. Se revisan, como mínimo, los siguientes puntos:

· El 6F12, Cuestionario para análisis ocupacional.

· Que se haya cumplido el plazo de consolidación de tareas, el cual no puede ser inferior a seis meses, de acuerdo al 6E01, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento.

2.3.5. Si el puesto no es vacante, se verifica que el titular no haya sido reasignado en los últimos doce meses a una clase de mayor nivel salarial, de acuerdo al 6E01, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento. Se verifica que el ocupante, reúna los requisitos que demanda la ocupación de alguna de las clases de los estratos de referencia en que corresponde clasificar el puesto, de acuerdo al 6E04, Manual de clases anchas (http://www.sercivil.go.cr/ dgsc/clases/dgsc_servicios_clasificacion.php).

2.3.6. Determina, con base en la revisión de la documentación presentada, si procede o no continuar con el estudio solicitado por la Jefatura del Departamento.

2.3.7. Si no cumple, prepara oficio dirigido a la Jefatura del Departamento indicando el motivo por el cual no procede realizar el estudio solicitado, caso contrario continúa en la siguiente actividad.

2.3.8. Si cumple con los requisitos, verifica las tareas, para lo cual revisa la documentación presentada por la Jefatura del Departamento, y realiza una reunión con el Funcionario/a y la Jefatura Inmediata, para corroborar, ampliar, detallar y aclarar información que se describió en el 6F12, Cuestionario para análisis ocupacional.

2.3.9. Elabora informe técnico, con base en el análisis de la información consultada y recopilada, y le asigna un número que es tomado del cuaderno que posee el Área de Gestión de la Organización del Trabajo, en el que estos documentos se enumeran consecutivamente.

2.3.10. Traslada el informe técnico al Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo.

2.3.11. El Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo, revisa el informe técnico tomando en cuenta que éste cumpla con los requisitos de la clase a la que se está reasignando el puesto, y que las recomendaciones brindadas estén acorde con la estructura ocupacional del MAG.

2.3.12. Si considera que el informe no requiere aclaraciones o ampliaciones en su contenido, lo traslada al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos; caso contrario lo devuelve al/la Analista Ocupacional para que realice las correcciones, y luego se continúa en la actividad 2.4.13.

2.3.13. El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos revisa el informe y si está conforme, lo firma y lo traslada al/la Analista Ocupacional, y continúa en la actividad 2.4.14. Si considera incorporar mayor información, se las indica al Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo y se pasa a la actividad 2.4.15.

2.3.14. El/la Analista Ocupacional recibe el informe técnico y revisa si éste debe ser aprobado por la Oficina de Servicio Civil (en caso de que se haya recomendado una clasificación igual o superior a Profesional Jefe de Servicio Civil 1). Si requiere aprobación se pasa a la actividad 2.4.32, caso contrario pasa a la actividad 2.4.16.

2.3.15. El Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo recibe el informe técnico con las observaciones realizadas por el Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos, y las comenta con el/la Analista Ocupacional responsable para determinar la viabilidad de incorporarlas.

2.3.16. El Analista Ocupacional incluye nuevos datos en el informe técnico, lo firma y lo traslada de nuevo al Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo, quien lo revisa y consigue la aprobación del Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

2.3.17. El/la Analista Ocupacional recibe el informe técnico, y determina si debe ser enviado a la Oficina de Servicio Civil. Si debe enviarlo se pasa a la actividad 2.4.32., caso contrario continúa en la actividad 2.4.18.

2.3.18. El/la Analista Ocupacional confecciona un oficio, le adjunta copia del informe técnico para comunicar al Funcionario/a la recomendación de la clasificación dada al puesto, indicando que dispone de tres días hábiles para responder, si está o no de acuerdo con las recomendaciones.

2.3.19. El Funcionario/a recibe los documentos y envía nota al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos, indicando si está de acuerdo o no con las recomendaciones emitidas en el informe.

2.3.20. El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos recibe la respuesta del Funcionario/a, y la traslada al Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo.

2.3.21. El Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo recibe el oficio, y si el Funcionario/a está de acuerdo con la clasificación recomendada se pasa a la actividad 2.4.28., caso contrario se pasa a la actividad 2.4.22.

2.3.22. El Funcionario/a presenta revocatoria justificando su oposición al acto, la cual es atendida por otro/a Analista Ocupacional.

2.3.23. El/la Analista Ocupacional a quien se le asignó la revocatoria analiza el caso, y elabora un informe u oficio (dependiendo de la complejidad de cada caso), en el que determina si se mantiene la clasificación recomendada originalmente, o si se amerita variar dichas recomendaciones. Firma el documento y lo traslada al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

2.3.24. El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos firma el informe u oficio y lo traslada al/la Analista Ocupacional responsable.

2.3.25. El/la Analista Ocupacional envía el oficio al Funcionario/a con el resultado de la revisión de la revocatoria presentada.

2.3.26. El Funcionario/a recibe el oficio y si está conforme con el resultado de su revocatoria, lo informa al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos y se pasa a actividad 2.4.28., caso contrario continúa en la actividad 2.4.27.

2.3.27. Presenta recurso de apelación en subsidio ante la Dirección General de Servicio Civil, y se espera a la resolución.

2.3.28. El/la Analista Ocupacional confecciona la resolución de clasificación de puestos, con base en la información contenida en el informe técnico realizado, para dar firmeza al acto solicitado, y la traslada al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

2.3.29. El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos firma la resolución y la traslada al/la Analista Ocupacional responsable del estudio.

2.3.30. El/la Analista Ocupacional archiva el original de la resolución, y traslada copia al Área de Gestión de Servicios y Compensación de Personal; y en caso de que el estudio haya sido realizado a una plaza vacante, envía copia al Área de Gestión de Empleo.

2.3.31. El/la Analista Ocupacional confecciona el aviso respectivo para comunicar al Funcionario/a el cambio efectuado al puesto.

2.3.32. Si las tareas del puesto en estudio corresponden a una Jefatura formal, requiere ser enviado a la Oficina de Servicio Civil para su revisión y aprobación.

2.3.33. Una vez que el informe es revisado por la Oficina de Servicio Civil, el Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos lo recibe, y lo traslada al/la Analista Ocupacional responsable del estudio.

2.3.34. El/la Analista Ocupacional revisa el resultado del análisis efectuado por la Oficina de Servicio Civil.

2.3.35. Si el informe fue aprobado, y el puesto es vacante lo comunica al Jefe Inmediato de éste, y si no está vacante se lo comunica al Funcionario/a, y se pasa a la actividad 2.4.40. En caso de no ser aprobado se continúa en la actividad 2.4.36.

2.3.36. El/la Analista Ocupacional recibe el informe, y elabora un comunicado al Funcionario/a (adjuntando copia del informe) indicando que no fue aprobado por la Oficina de Servicio Civil, y que dispone de tres días hábiles posteriores al recibo de dicho comunicado para que presente las objeciones que considere pertinentes.

2.3.37. El Funcionario/a recibe el comunicado de las objeciones que presenta la Oficina de Servicio Civil para devolver sin aprobar el acto solicitado.

2.3.38. El Funcionario/a elabora nota de respuesta y la envía al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

2.3.39. Si el Funcionario/a acepta las recomendaciones del informe, continúa con la actividad 2.4.41., caso contrario se pasa a la actividad 2.4.27.

2.3.40. El/la Analista Ocupacional recibe nota del Funcionario/a en la cual manifiesta su aceptación de las recomendaciones contenidas en el informe técnico realizado.

2.3.41. El/la Analista Ocupacional elabora oficio para la Oficina de Servicio Civil indicando la aceptación del Funcionario/a por la clasificación otorgada, y lo envía a para que se elabore la respectiva resolución, con la cual se ratifica el acto solicitado.

2.3.42. El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos recibe la resolución de la Oficina de Servicio Civil y la traslada al/la Analista Ocupacional.

2.3.43. El/la Analista Ocupacional archiva el original de la resolución, y traslada copia al Área de Gestión de Servicios y Compensación de Personal; y en caso de que el estudio haya sido realizado a una plaza vacante, envía copia al Área de Gestión de Empleo.

2.3.44. El/la Analista Ocupacional confecciona documento denominado Aviso de Reasignación, y lo envía al Funcionario/a una vez que esté debidamente firmado, ya sea por el Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo, o por el Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos, informando que el acto queda en firme.

2.3.45. Archiva copia del Aviso de Reasignación en el expediente personal y en el sobre del puesto, y FIN.

2.4. Estudios de recalificación de puestos

2.4.1. El Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo recibe el 6F12, Cuestionario para análisis ocupacional por parte del Funcionario/a, para que se le aplique la recalificación de su puesto.

2.4.2. Registra la solicitud en una base de datos denominada “Estudios pendientes” (de la cual cada Analista Ocupacional posee copia en su computadora), a fin de ejercer el control sobre los movimientos que ingresan al Área.

2.4.3. Asigna el caso al/la Analista Ocupacional, considerando las cargas de trabajo que cada uno posea.

2.4.4. El/la Analista Ocupacional recibe y revisa la documentación presentada por el Funcionario/a.

2.4.5. Determina si la solicitud cuenta con todos los requerimientos establecidos en el 6E01, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento y en el 6E04, Manual de clases anchas (http://www.sercivil.go.cr/dgsc/clases/dgsc_ servicios_clasificacion.php), necesarios para la gestión solicitada, y si es aplicable el estudio de recalificación (el puesto debe estar clasificado dentro de una clase compuesta por varios grupos o niveles).

2.4.6. Si la solicitud no cuenta con todos los requerimientos establecidos, o el Funcionario/a no cuenta con los requisitos académicos para optar por otra clasificación de su puesto, se la devuelve con una nota en la que se indican los motivos de la devolución, y FIN; caso contrario continúa en la siguiente actividad.

2.4.7. Elabora un informe técnico con las recomendaciones pertinentes, lo firma y lo traslada al Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo. A cada informe se le asigna un número, el cual se toma del cuaderno que posee el Área en el que se enumeran consecutivamente.

2.4.8. El Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo revisa y firma el informe técnico y lo traslada al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

2.4.9. El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos revisa el informe, lo firma y lo devuelve al/la Analista Ocupacional.

2.4.10. El/la Analista Ocupacional recibe el informe, elabora la resolución respectiva y un oficio denominado “Aviso de Recalificación de Puestos”, mediante el cual se le informa al Funcionario/a el resultado del estudio efectuado.

2.4.11. Traslada la resolución y el aviso al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

2.4.12. El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos revisa y firma los documentos, y los traslada al/la Analista Ocupacional.

2.4.13. El/la Analista Ocupacional recibe la resolución firmada, archiva el original, remite copia al Área de Gestión de Servicios y Compensación de Personal, y envía aviso al Funcionario/a, y FIN.

2.5. Estudios de cambio de especialidad

2.5.1. El Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo recibe el 6F12, Cuestionario para análisis ocupacional por parte de la Jefatura del Departamento, para que se le realice el estudio de cambio de especialidad para uno o varios puestos.

2.5.2. Registra la solicitud en una base de datos denominada “Estudios pendientes” (de la cual cada Analista Ocupacional posee copia en su computadora), a fin de ejercer el control sobre los movimientos que ingresan al Área.

2.5.3. Asigna el caso al/la Analista Ocupacional, considerando las cargas de trabajo que cada uno posea.

2.5.4. El/la Analista Ocupacional recibe, revisa y analiza que la documentación presentada por la Jefatura del Departamento, cuente con todos los requerimientos establecidos necesarios para la gestión solicitada.

2.5.5. Determina si es viable realizar el estudio solicitado y si la información presentada permite continuar con la gestión, según lo establecido en el 6E05, Manual de especialidades (http://www.sercivil.go.cr/dgsc/clases/ dgsc_servicios_clasificacion.php).

2.5.6. Si la solicitud no cuenta con todos los requerimientos establecidos, la devuelve a la Jefatura del Departamento con una nota en la que se indican los motivos de la devolución, y FIN; caso contrario continúa en la siguiente actividad.

2.5.7. Si la solicitud cuenta con todos los requerimientos establecidos, elabora un informe técnico con las recomendaciones pertinentes, lo firma y lo traslada al Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo. A cada informe se le asigna un número, el cual se toma del cuaderno que posee el Área en el que se enumeran consecutivamente. El cambio de especialidad puede ser por un tiempo determinado (temporal), o permanente, dependiendo de las necesidades institucionales.

2.5.8. El Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo revisa el informe técnico, velando por el cumplimiento de lo estipulado en el 6E01, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento, y las directrices emanadas por la Dirección General de Servicio Civil que rigen el campo del análisis ocupacional.

2.5.9. Si considera que es preciso incluir nuevos elementos en el informe, lo devuelve al/la Analista Ocupacional para que los tome en cuenta en el estudio. Una vez realizados los ajustes, lo firma, y lo traslada al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

2.5.10. El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos revisa el informe, lo firma y lo devuelve al/la Analista Ocupacional.

2.5.11. El/la Analista Ocupacional elabora la resolución respectiva y un oficio denominado “Aviso de cambio de especialidad”, mediante el cual se le informa a la Jefatura del Departamento el resultado del estudio efectuado, y lo traslada al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

2.5.12. El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos revisa, firma, y devuelve los documentos al/la Analista Ocupacional.

2.5.13. El/la Analista Ocupacional archiva el original de la resolución, y traslada copia al Área de Gestión de Servicios y Compensación de Personal; y en caso de que el estudio haya sido realizado a una plaza vacante, envía copia al Área de Gestión de Empleo.

2.5.14. Envía el aviso a la Jefatura del Departamento, y FIN.

2.6. Inclusión de atinencias de instrucción

2.6.1. El Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo, recibe la solicitud para que se incluya dentro del 6E05, Manual de especialidades (http://www.sercivil.go.cr/dgsc/clases/dgsc_servicios_ clasificacion.php), las atinencias de instrucción que el MAG considera pertinentes para un óptimo desarrollo de sus competencias. Las solicitudes las envían las diferentes unidades organizativas de la Institución.

2.6.2. Registra la solicitud en una base de datos denominada “Estudios pendientes” (de la cual cada Analista Ocupacional posee copia en su computadora), a fin de ejercer el control sobre los movimientos que ingresan al Área.

2.6.3. Asigna el caso al/la Analista Ocupacional, considerando las cargas de trabajo que cada uno posea.

2.6.4. El/la Analista Ocupacional recibe y revisa la documentación presentada por la Jefatura del Departamento.

2.6.5. Determina si la solicitud cuenta con todos los requerimientos indicados en el 6F13, Trámite de inclusión de atinencias, necesarios para la gestión solicitada.

2.6.6. Si la solicitud no cuenta con todos los requerimientos establecidos en la 6E06, Resolución DG-492-2003, la devuelve a la Jefatura del Departamento con una nota indicando los motivos de la devolución, y FIN; caso contrario continúa en la siguiente actividad.

2.6.7. Si la solicitud cuenta con todos los requerimientos establecidos, elabora un informe técnico con las recomendaciones pertinentes, lo firma, y lo traslada al Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo. A cada informe se le asigna un número, el cual se toma del cuaderno que posee el Área en el que se enumeran consecutivamente.

2.6.8. El Coordinador/a del Área de Gestión de la Organización del Trabajo revisa y firma el informe técnico, y lo traslada al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

2.6.9. El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos revisa el informe, lo firma y lo devuelve al/la Analista Ocupacional.

2.6.10. El/la Analista Ocupacional imprime dos copias del informe y lo envía a la Dirección General de Servicio Civil para su análisis (el original y las dos copias), y espera la respuesta.

2.6.11. Recibe copia del comunicado, que indica que el trámite de inclusión de atinencias va a ser incluido dentro del 6E05, Manual de especialidades (http://www.sercivil.go.cr/dgsc/clases/dgsc_servicios_clasificacion.php), y envía oficio a la Jefatura del Departamento comunicando el resultado del estudio.

2.6.12. Espera a la publicación en el Diario Oficial La Gaceta, para poder usar la especialidad donde se incluye la atinencia, y FIN.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

6E01, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento

6E04, Manual de clases anchas

6E05, Manual de especialidades

6E06, Resolución DG-492-2003

6F12, Cuestionario para análisis ocupacional

6F13, Trámite de inclusión de atinencias

4. CONTROL DE VERSIONES

Versión	Fecha	Origen del cambio

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

JEFE/A DE ÁREA

MINISTRO/A