PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DE LAS RELACIONES HUMANAS Y SOCIALES

 

 

1.                  PROPÓSITO

 

1.1.              Establecer las disposiciones y actividades para realizar la gestión de las relaciones humanas y sociales que se generan en el MAG, referentes al trámite de resoluciones administrativas, recursos interpuestos, certificaciones legales, resoluciones de traslados horizontales, y del régimen disciplinario.

 

 

2.                  DESCRIPCIÓN

 

2.1.              Este documento consta de los siguientes apartados:

 

·                Trámite de resoluciones administrativas (2.3.)

·                Respuesta a recursos interpuestos (2.4.)

·                Confección de certificaciones legales (2.5.)

·                Confección de resoluciones de traslados horizontales (2.6.)

·                Régimen disciplinario (2.7.)

·                Confección de resoluciones de accidentes de tránsito y de hurto de bienes (2.8.)

 

2.2.              La aplicación de este documento es responsabilidad de:

 

·                Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales

·                Analista de Relaciones Humanas y Sociales

·                Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos

·                Secretaria/o

·                Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales

·                Encargado/a de Archivo

·                Despacho del Ministro/a

 

2.3.              Trámite de resoluciones administrativas:

 

2.3.1.         El/la Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales recibe el reclamo, lo analiza y asigna a un/a Analista de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.3.2.         El/la Analista de Relaciones Humanas y Sociales, analiza el caso en detalle, revisa el reclamo para determinar su procedencia, estudia el expediente del solicitante, para determinar si su petición es procedente de acuerdo al 6E13, Código de trabajo, y el 6E01, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento, realiza los cálculos aritméticos para determinar el monto adeudado, verifica el contenido presupuestario para determinar si alcanza para realizar el pago.

 

2.3.3.         Consigue la firma del Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos en los cálculos realizados, y remite copia al Departamento Financiero Contable, con el fin de obtener una certificación de que existe contenido presupuestario para el respectivo pago.

 

2.3.4.         Confecciona la resolución y la envía por correo electrónico a Acuerdos y Resoluciones de Asesoría Jurídica, para su debido trámite.

 

2.3.5.         Confecciona expediente y lo remite a Asesoría Jurídica, mediante oficio.

 

2.3.6.         En caso de que la resolución este incorrecta Asesoría Jurídica solicita las aclaraciones al Analista de Relaciones Humanas y Sociales, y se devuelve a la actividad 2.4.4.

 

2.4.              Respuesta a recursos interpuestos:

 

2.4.1.         El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos recibe el recurso, lo analiza en forma general y lo asigna al Coordinador/a de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.4.2.         El Coordinador/a de Relaciones Humanas y Sociales analiza en detalle cada uno de los alegatos y peticiones del recurrente, la causa que le dio origen a ellos, los tiempos en que debe presentarse la respuesta y las normas legales que sirvan para sustentar jurídicamente la respuesta.

 

2.4.3.         Busca la información necesaria para contestar el recurso, entrevista a los compañeros que realizaron el trámite cuestionado, les solicita la documentación que sirva de prueba a favor de la Administración para dar respuesta a la demanda, y la acopia conformando el expediente del caso.

 

2.4.4.         Redacta la respuesta y la traslada junto con el expediente al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

 

2.4.5.         El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos revisa la respuesta y el expediente, si está conforme la firma, y la devuelve al Coordinador/a de Relaciones Humanas y Sociales, y continúa en la siguiente actividad. En caso contrario, se reúne con el Coordinador/a de Relaciones Humanas y Sociales, determinan la respuesta adecuada, se realizan los cambios pertinentes, la firma y se la devuelve.

 

2.4.6.         El Coordinador/a de Relaciones Humanas y Sociales traslada el expediente completo al/la Asistente de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.4.7.         El/la Asistente de Relaciones Humanas y Sociales folia el expediente, le hace una copia para el recibido, y lo entrega a la institución respectiva.

 

2.4.8.         Traslada el expediente a la Secretaria/o.

 

2.4.9.         La Secretaria/o archiva el expediente, y FIN.

 

2.5.              Confección de certificaciones legales:

 

2.5.1.         El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos recibe la solicitud de certificación, y se la asigna al Coordinador/a de Relaciones Laborales, de acuerdo a lo establecido en la 4E03, Ley 8220 Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos.

 

2.5.2.         El Coordinador/a de Relaciones Humanas y Sociales analiza en detalle la solicitud de certificación, y se la traslada al/la Analista de Relaciones Humanas y Sociales con las instrucciones respectivas.

 

2.5.3.         El/la Analista de Relaciones Humanas y Sociales busca la información necesaria para confeccionar la certificación, expedientes personales, planillas de pago, entre otros.

 

2.5.4.         Redacta la certificación, la digita y la traslada junto con la documentación de respaldo, al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

 

2.5.5.         El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos revisa la certificación, si está conforme la firma, y la devuelve al Coordinador/a de Relaciones Humanas y Sociales, y continúa en la siguiente actividad. En caso contrario, se reúne con el Coordinador/a de Relaciones Humanas y Sociales, determinan la respuesta adecuada, se realizan los cambios pertinentes, la firma y se la devuelve.

 

2.5.6.         El/la Analista de Relaciones Humanas y Sociales confecciona un memorando dirigido a la institución solicitante de la certificación, haciendo referencia a la misma, e incluye un apartado para el recibido conforme.

 

2.5.7.         Traslada el memorando al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

 

2.5.8.         El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos firma el memorando y se lo devuelve al/la Analista de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.5.9.         El/la Analista de Relaciones Humanas y Sociales, saca una copia del memorando y de la certificación.

 

2.5.10.      Entrega la certificación original a la institución solicitante, y se asegura de que el Funcionario/a que recibe, firme conforme en el memorando, y le ponga el sello de recibido, indicando la hora y día.

 

2.5.11.      Archiva el memorando con el recibo y la copia de la certificación en un archivador.

 

2.6.              Confección de resoluciones de traslados horizontales:

 

2.6.1.         El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales recibe la solicitud de traslado, y procede a coordinar con las instancias respectivas de cada una de las instituciones, la que cede y la que recibe al Funcionario/a, para obtener la documentación requerida para el trámite, de acuerdo al 6E01, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento.

 

2.6.2.         Redacta los oficios para solicitar la documentación requerida a cada una de las instancias, a la que cede le solicita carta de anuencia del servidor y una constancia del tiempo servido, la que debe ser de por lo menos dos años en propiedad; a la instancia que recibe le solicita: justificación de la necesidad del puesto, cantidad de puestos que realizan las mismas funciones, ubicación del código presupuestario, organigrama de la instancia en donde se ubicará el puesto, descripción de las funciones a realizar (debe llenar el 6F12, Cuestionario para análisis ocupacional firmado por el superior jerárquico).

 

2.6.3.         El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales, digita los oficios y los envía a las dos instancias involucradas, a la que cede el puesto y a la que lo recibe.

 

2.6.4.         El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales recibe la documentación solicitada, revisa que esté completa e inicia el trámite de resolución.

 

2.6.5.         Redacta y confecciona la resolución de traslado horizontal y se la traslada al Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.6.6.         El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales traslada la resolución mediante un memorando al Despacho del Ministro/a.

 

2.6.7.         El Despacho del Ministro/a firma la resolución y se la devuelve al Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.6.8.         El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales traslada mediante un memorando la resolución firmada por el Ministro/a del MAG, al Despacho del máximo jerarca de la institución que cede el puesto, para que éste también la firme.

 

2.6.9.         Entrega al Funcionario/a la resolución firmada por los jerarcas respectivos, para que la firme conforme.

 

2.6.10.      Entrega la resolución con todas las firmas al Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.6.11.      El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales, redacta un oficio de envío de la resolución de traslado horizontal junto con la documentación que la respalda, y se la traslada al Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.6.12.      El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales digita el oficio, adjunta los documentos de respaldo y los envía a la Secretaría Técnica de la Autoridad Presupuestaria del Ministerio de Hacienda, para que ellos autoricen finalmente el movimiento y den la orden a las instituciones involucradas, de realizar los ajustes presupuestarios y de nivel de empleo necesarios para consolidar el traslado, y FIN.

 

2.7.              Régimen disciplinario:

 

2.7.1.         El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales recibe la denuncia disciplinaria, la analiza y determina si el acto que se denuncia constituye falta disciplinaria conforme al 6E22, Reglamento autónomo de servicio del MAG y sus órganos adscritos, y si existe prueba suficiente para iniciar una investigación por supuestas faltas cometidas, en este caso se pasa a la actividad 2.8.8.; de lo contrario continúa en la actividad 2.8.2.

 

2.7.2.         Redacta una carta mediante la cual le pide al Denunciante que aclare y/o presente la prueba (testimonial, documental u otra) que respalda su denuncia, y se la pasa al Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.7.3.         El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales digita la carta de aclaración y le adjudica un número de oficio, y se la traslada al Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.7.4.         El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales la firma y se la devuelve al Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.7.5.         El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales traslada al Denunciante la carta de aclaración, y espera una semana para la respuesta. Si el Denunciante contesta en el plazo, se pasa a la actividad 2.8.8. Caso contrario, le informa al Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales verbalmente, y se continúa en la actividad 2.8.6.

 

2.7.6.         El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales redacta un oficio informando al Denunciante el archivo del caso, y se la pasa al Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.7.7.         El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales digita el oficio, lo notifica al Denunciante y archiva el caso, y FIN.

 

2.7.8.         Cuando la denuncia tenga asidero, el Coordinador del Área de Relaciones Humanas y Sociales inicia la investigación abriendo un expediente administrativo del caso.

 

2.7.9.         Redacta los oficios para convocar a audiencia a los involucrados, y se lo traslada al Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.7.10.      El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales digita el oficio de convocatoria, le pone número de oficio y lo traslada al Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.7.11.      El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales firma el oficio de convocatoria y lo devuelve al Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.7.12.      El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales confecciona una cédula de notificación, y notifica a los involucrados.

 

2.7.13.      El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales dirige las audiencias mediante entrevistas a los testigos y al Denunciado.

 

2.7.14.      El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales durante la audiencia escribe las declaraciones en una computadora.

 

2.7.15.      Terminada la audiencia, el Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales firma en conjunto con las partes involucradas, el acta de la audiencia.

 

2.7.16.      El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales realiza un análisis del expediente completo y de la evidencia que contiene.

 

2.7.17.      Se reúne con el Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos, y resuelven la medida disciplinaria o absolución según corresponda.

 

2.7.18.      Redacta la resolución administrativa y la traslada Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

 

2.7.19.      El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos revisa la resolución administrativa, la firma y la devuelve al Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.7.20.      El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales traslada la resolución al Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.7.21.      El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales confecciona una cédula de notificación, y notifica a los interesados los cuales tienen tres días para apelar.

 

2.7.22.      Si el Denunciado no apela se pasa a la actividad 2.8.23. Si apela (normalmente en subsidio) ante Gestión Institucional de Recursos Humanos, el Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales, y el Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos, resuelven la apelación y la trasladan al Despacho del Ministro/a para que en subsidio resuelva y agote la vía administrativa, y FIN.

 

2.7.23.      Si el Denunciado no apela en el plazo establecido, el Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales redacta una nota en la cual se le hace efectiva la sanción, y se la traslada a la Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

 

2.7.24.      El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos firma la carta de sanción y se la devuelve al Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.7.25.      El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales traslada la sanción al Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.7.26.      El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales confecciona una cédula de notificación, notifica la carta de sanción, cierra el caso y archiva el expediente administrativo.

 

2.7.27.      El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales traslada la carta de sanción al Área de Gestión de Servicios y Compensación del Personal, y FIN.

 

2.8.              Confección de resoluciones de accidentes de tránsito y de hurto de bienes:

 

2.8.1.         El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos recibe el informe y el expediente del caso, y lo asigna al Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.8.2.         El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales lo analiza en detalle.

 

2.8.3.         Redacta los oficios para convocar a audiencia a los involucrados/as, y se lo pasa al Técnico/a de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.8.4.         El Técnico/a de Relaciones Humanas y Sociales confecciona una cédula de notificación, y notifica a los involucrados/as.

 

2.8.5.         El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales dirige las audiencias mediante entrevistas a los testigos y al denunciado/a.

 

2.8.6.         El Técnico/a de Relaciones Laborales en la audiencia toma nota de las declaraciones en una computadora.

 

2.8.7.         Terminada la audiencia, el Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales firma en conjunto con las partes involucradas, el acta de la audiencia.

 

2.8.8.         El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales realiza un análisis exhaustivo del expediente, y de la nueva evidencia que contiene.

 

2.8.9.         El Coordinador del Área de Relaciones Humanas y Sociales se reúne con el Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos, y resuelven la medida disciplinaria o absolución según corresponda.

 

2.8.10.      El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales redacta la resolución administrativa, y la traslada al Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos para su revisión y firma.

 

2.8.11.      El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos revisa la resolución administrativa, la firma y la traslada al Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.8.12.      El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales traslada la resolución al Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.8.13.      El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales, recibe la resolución administrativa, confecciona una cédula de notificación, y notifica a los Interesados/as, los cuales tienen tres días para apelar.

 

2.8.14.      Si el Denunciado/a no apela se pasa a la actividad 2.9.15.; caso contrario, apela (normalmente en subsidio) ante el Departamento de Gestión Institucional de Recursos Humanos, el Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales y el Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos, resuelven la apelación y la trasladan al Despacho del Ministro/a para que él en subsidio resuelva y agote la vía administrativa, y FIN.

 

2.8.15.      Si el Denunciado/a no apela en el plazo establecido, el Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales redacta una nota (borrador a mano) en la cual se le hace efectivo la sanción, y se la pasa a la Secretaria/o del Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos.

 

2.8.16.      El Jefe/a de Gestión Institucional de Recursos Humanos firma la carta de sanción y se la devuelve al Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.8.17.      El Coordinador/a del Área de Relaciones Humanas y Sociales traslada la carta al Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales.

 

2.8.18.      El Técnico/a en Relaciones Humanas y Sociales confecciona una cédula de notificación y notifica la carta de sanción.

 

2.8.19.      Cierra el caso y remite el expediente administrativo al Departamento de Bienes y Servicios.

 

2.8.20.      Traslada la resolución y la carta de sanción al Área de Gestión de Servicios y Compensación del Personal.

 

2.8.21.      El Encargado/a de Archivo del Área de Gestión de Servicios y Compensación del Personal guarda los documentos en el archivo personal, y FIN.

 

 

3.                  DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

4E03, Ley 8220 Protección al ciudadano del exceso de requisitos y trámites administrativos

6E01, Estatuto de Servicio Civil y su reglamento

6E13, Código de trabajo

6E22, Reglamento autónomo de servicio del MAG y sus órganos adscritos

6F12, Cuestionario para análisis ocupacional

 

 

4.                  CONTROL DE VERSIONES

 

Versión	Fecha	Origen del cambio

 

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN		JEFE/A DE ÁREA		MINISTRO/A