7P01, Gestión de asistencia técnica

PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DE ASISTENCIA TECNICA

1. PROPÓSITO

1.1. Establecer las disposiciones y actividades para realizar la gestión de apoyo y coordinación, en beneficio de los productores/as del país.

2. DESCRIPCIÓN

2.1. Este documento consta de los siguientes apartados:

· Asesoramiento a equipos técnicos regionales (2.3.)

· Coordinación del Comité Sectorial Agropecuario (2.4.)

· Coordinación del COSEL (2.5.)

· Conformación de la Comisión Técnica de Agrocadena (2.6.)

· Constitución y fortalecimiento del Grupo de Acción Territorial (2.7.)

· Convenio de desarrollo de finca integral didáctica (2.8.)

· Participación en la organización de Feria por Cultivo (2.9.)

· Elaboración de acreditación de RTV (2.10.)

· Implementación del enfoque de género (2.11.)

· Elaboración de convenios y distribución de semillas y otros insumos (2.12.)

· Asignación de incentivo de RBA según Ley 8408 (2.13.)

· Asignación de incentivo de RBA según Ley 8591 (2.14.)

· Identificación, formulación, ejecución y seguimiento de proyectos (2.15.)

· Capacitación a productores/as (2.16.)

· Capacitación a productores/as y técnicos/as en producción sostenible (2.17.)

· Estudios de suelos (2.18.)

· Visita a finca (2.19.)

· Representación del departamento en comisiones interinstitucionales (2.20.)

· Participación en Comité de Emergencias (2.21.)

2.2. La aplicación de este documento es responsabilidad de:

· El/la Profesional en Procesos Agropecuarios de G.O.E.

· Jefe/a de Gestión Organizacional Empresarial G.O.E.

· Director/a de DSOREA

· Director/a Regional

· Jefe/a de Extensión

· Equipo Técnico Regional

· Jerarca del Sector Agropecuario

· Comité Sectorial Agropecuario

· Coordinador/a del CSA

· Despacho del Ministro/a

· Coordinador/a del COSEL

· COSEL

· Coordinador/a de la Agrocadena

· Jefes/as de ASA

· Comisión Técnica de Agrocadena

· Equipo Técnico Facilitador

· Grupo de Acción Territorial

· Gerencia del Programa

· Personal del Programa de Desarrollo Rural

· Personal de la ASA

· Coordinador/a de la ASA

· Coordinador/a de Agencia

· Comité Regional Mixto

· Asesoría Jurídica

· Extensionista

· Secretaria/o

· Profesional SEPSA Género y Empresariedad

· Comisión Técnica de Género y Empresariedad

· Comités Sectoriales Regionales Agropecuarios

· Coordinadores/as Institucionales

· Jefe/a de SEPSA Políticas

· Comité Técnico Regional

· Proveeduría Institucional

· Coordinador/a de Producción Sostenible

· Profesional de Producción Sostenible

· Secretaria Técnica Regional

· Director/a de Producción Sostenible

· Agente de Extensión Agropecuaria

· Encargado/a de Proyectos

· Jefe/a de Producción Sostenible

2.3. Asesoramiento a equipos técnicos regionales:

2.3.1. El/la Profesional en Procesos Agropecuarios de Gestión Organizacional Empresarial (G.O.E)., solicita vía correo electrónico, el visto bueno, al Jefe/a de Gestión Organizacional Empresarial (G.O.E.), para coordinar o ejecutar con una región, la identificación de tareas (asesorar, capacitar y dar seguimiento de trabajos de gestión organizacional y empresarial) que están definidas en el POI de la DSOREA del 2011.

2.3.2. El Jefe/a de G.O.E., revisa la solicitud, aprueba y comunica al Director/a de DSOREA.

2.3.3. El Director/a de DSOREA, revisa y aprueba la solicitud, y envía nota al Director/a Regional solicitando convocar al Equipo Técnico Regional, con copia al Jefe/a de G.O.E.

2.3.4. El Jefe/a de G.O.E., entrega la nota al/la Profesional en Procesos Agropecuarios de G.O.E.

2.3.5. El/la Profesional en Procesos Agropecuarios de G.O.E, coordina con el Jefe/a de Extensión la reunión para definir las tareas en la región.

2.3.6. Prepara la agenda de trabajo y define la estrategia o guía de trabajo, según el plan operativo de la DSOREA del 2011.

2.3.7. Inicia la ejecución de las acciones, se reúne con el Equipo Técnico Regional, se presenta el plan de acción, se toman acuerdos y definen medidas correctivas de lo actuado hasta el momento y lo futuro.

2.3.8. Prepara el informe de resultados con la lista de participantes y medidas correctivas, y lo remite al Jefe/a de G.O.E.

2.3.9. El Jefe/a de G.O.E. lo revisa y analiza con el/la Profesional en Procesos Agropecuarios de G.O.E., y definen acciones a seguir.

2.3.10. El/la Profesional en Procesos Agropecuarios de G.O.E. establece un cronograma de actividades con las acciones a seguir, según las medidas correctivas, y FIN.

2.4. Coordinación del Comité Sectorial Agropecuario:

2.4.1. El/la Jerarca del Sector Agropecuario envía oficio a los Jerarcas de las instituciones Agropecuarias para que nombren al representante ante el Comité Sectorial Agropecuario de la región respectiva.

2.4.2. Los/las Jerarcas Institucionales del Comité Sectorial Agropecuario remiten una nota al Coordinador/a del Comité Sectorial Agropecuario; quien es designado por el Despacho del Ministro/a, nombrando a su representante, el cual debe ser el funcionario de máximo nivel en la región (Director Regional).

2.4.3. El Coordinador/a del Comité Sectorial Agropecuario convoca a los integrantes del CSA, de acuerdo con el cronograma de reuniones establecido en la primera reunión del año, y convoca a reunión extraordinaria cuando corresponda.

2.4.4. Prepara la agenda con la estructura básica que contiene:

· Encabezado (región, fecha, número de sesión)

· Listado de participantes: nombre e institución a la que representa

· Revisión de acuerdos

· Correspondencia enviada y recibida

· Atención de visitas

· Asuntos varios

· Cierre de sesión donde indica hora y lugar de la siguiente sesión

2.4.5. Considerando la correspondencia recibida, temas de interés de los/las participantes, situaciones imprevistas y elabora el acta de la sesión anterior para ser enviada a los/las integrantes del CSA.

2.4.6. Los/las Integrantes del CSA reciben, analizan la agenda y el acta, y realizan las observaciones si lo amerita.

2.4.7. El Coordinador/a del CSA modera la reunión de acuerdo a la agenda aprobada.

2.4.8. Registra la asistencia de los miembros del CSA mediante una hoja de firma de asistencia, y las justificaciones correspondientes de los ausentes.

2.4.9. Realiza la lectura de la agenda y acta anterior, para aprobación por parte de los Integrantes del CSA.

2.4.10. Inicia el desarrollo de la sesión según la agenda aprobada, con participación de los asistentes a la reunión.

2.4.11. Plantea un espacio para análisis de los acuerdos tomados, su ejecución, estado en que se encuentra y establece las responsabilidades correspondientes; según la matriz que incluye el número de acuerdo, la descripción, fechas de ejecución y responsables.

2.4.12. Una vez agotado los temas de la agenda concluye la reunión, y hace un recordatorio del lugar y la fecha de la siguiente sesión, y FIN.

2.5. Coordinación del COSEL:

2.5.1. El Coordinador/a del COSEL en conjunto con los demás representantes elabora una programación de reuniones y confirma vía telefónica o internet la celebración de la reunión, según lo establecido en la 7E20, Ley 7064.

2.5.2. Registra los temas a tratar en la reunión, propuestos por diferentes instancias conforme a las prioridades de atención.

2.5.3. El Funcionario/a designado toma el acta de la reunión, de acuerdo al orden establecido.

2.5.4. El Coordinador/a del COSEL registra los nombres de los representantes en un listado o bitácora.

2.5.5. Presenta la agenda de reunión para sus posibles modificaciones.

2.5.6. Lee el acta anterior para su aprobación, y en caso de desacuerdo se retoma el punto en la sesión.

2.5.7. Somete a consideración de los miembros las mociones para su análisis y aprobación.

2.5.8. Los/las Integrantes del COSEL, presentan a consideración de los miembros temas de diferente naturaleza que son necesarios conocer.

2.5.9. El Coordinador/a del COSEL verifica el avance de los acuerdos asignados a un responsable y con una periodicidad, solicitando el informe respectivo.

2.5.10. Repasa los acuerdos y recuerda la fecha de la siguiente reunión, y FIN.

2.6. Conformación de la Comisión Técnica de Agrocadena:

2.6.1. El Coordinador/a de la Agrocadena, con apoyo de los Jefes/as de ASA, el equipo técnico, y con base en el trabajo participativo efectuado para la caracterización de la agrocadena, identifica a los actores públicos y privados en cada uno de los eslabones de la agrocadena.

2.6.2. Con el apoyo del Director/a Regional contacta a los actores, y los convoca a un taller para nombran a los miembros de la Comisión Técnica de Agrocadena, y FIN.

2.7. Constitución y fortalecimiento del Grupo de Acción Territorial:

2.7.1. Con base en el informe final de caracterización del territorio, el Equipo Técnico Facilitador prepara un programa de abordaje territorial, para la constitución y fortalecimiento del GAT.

2.7.2. La Gerencia del Programa convoca a reunión a todo el personal del Programa de Desarrollo Rural, para analizar y aprobar el programa de abordaje territorial, y para la constitución y fortalecimiento del GAT, en caso de observaciones se regresa a la actividad 2.8.1.

2.7.3. El Equipo Técnico Facilitador convoca a los actores territoriales a los diferentes foros de socialización, para la constitución del Grupo de Acción Territorial. Estos foros están incorporados en el programa de abordaje territorial, y constituyen el proceso de sensibilización para la gestión territorial. La cantidad de foros depende del consenso de decisiones por parte de los actores estratégicos, pero no debe exceder de cinco foros.

2.7.4. El Equipo Técnico Facilitador mediante sesión previa a la constitución del GAT, facilita con base en el consenso de los actores estratégicos, el establecimiento de los actores que estarán involucrados en la gestión del territorio.

2.7.5. Los actores estratégicos involucrados en la gestión del territorio, con ayuda del Equipo Técnico Facilitador, proceden con la constitución del GAT mediante Asamblea Constitutiva, aprueban los Estatutos y eligen a la Junta Directiva.

2.7.6. El GAT mediante su Junta Directiva, define las áreas de trabajo o ejes estratégicos, para el preámbulo del proceso de planificación del desarrollo.

2.7.7. Con base en las características del GAT y de sus perspectivas de desarrollo, el Equipo Técnico Facilitador define las áreas de capacitación para el fortalecimiento del GAT, con lo cual inicia el proceso de capacitación permanente.

2.7.8. El GAT define la forma legal de constitución mediante Asamblea de Representantes y solicita al Equipo Técnico Facilitador, el apoyo para iniciar el proceso de legalización, y FIN.

2.8. Convenio de desarrollo de finca integral didáctica:

2.8.1. El personal de la ASA analiza el 7E21, Manual de Fincas Integrales, y toman en cuenta los criterios adicionales que complementen la decisión (cuencas prioritarias, cultivos específicos de interés, cuencas de intervención).

2.8.2. El Personal de la ASA identifica las posibles fincas, y realiza una valoración mediante cuadros de selección (aspectos biofísicos y socioeconómicos de las fincas), y determina el mejor puntaje para la selección respectiva de la misma.

2.8.3. Una vez analizados y preseleccionados los posibles productores, el Personal de la ASA realiza una visita al campo para motivar y explicar el proceso de selección.

2.8.4. El Coordinador/a de la ASA con la participación del Productor/a seleccionado y su familia, confecciona el plan de inversiones, manejo de finca y capacitaciones.

2.8.5. El Coordinador/a de Agencia, notifica al Comité Regional Mixto sobre la selección de la finca integral correspondiente, y adjunta los documentos que avalan la selección (el puntaje de las fincas, el plan de inversión, plan de manejo, plan de capacitación, croquis de uso actual y croquis a futuro).

2.8.6. El Comité Regional Mixto estudia, analiza y avala, según corresponda, y remite el resultado a Producción Sostenible en el nivel central.

2.8.7. Previo a la aprobación del plan de inversiones, un Funcionario/a de Producción Sostenible visita la finca seleccionada para avalar dicho plan.

2.8.8. Producción Sostenible analiza, valora, realiza observaciones técnicas y confecciona el convenio para ser firmado por el Despacho del Ministro/a, el Agente y el Productor/a, y refrendado por Asesoría Jurídica.

2.8.9. El personal de la Agencia y el Productor/a con el convenio firmado, inician con el plan de manejo previamente elaborado con el Productor/a y el personal del ASA, y apoyado con el plan de inversión.

2.8.10. Producción Sostenible informa a la Agencia respectiva y al Productor/a, que el proyecto está aprobado y el dinero depositado, y las fechas correspondientes a los depósitos, y FIN.

2.9. Participación en la organización de Feria por Cultivo:

2.9.1. El Agente o Director/a Regional reciben la invitación de participar en el Comité organizador de la feria.

2.9.2. El Director/a Regional, analiza, confirma la participación de la institución, y asigna al Funcionario/a que va a participar en las reuniones de la comisión organizadora.

2.9.3. El Extensionista designado, asiste a las reuniones que le convoca la comisión organizadora de la feria.

2.9.4. Programa las actividades a realizar en la feria; invitación a productores/as, y prepara el material divulgativo.

2.9.5. Realiza la investigación y recolección de información necesaria para la preparación de la ponencia.

2.9.6. Presenta en la feria la actividad de capacitación y elaboración de un stand, y FIN.

2.10. Elaboración de acreditación de RTV:

2.10.1. El Productor/a Agropecuario/a solicita a través de una llamada telefónica o personalmente, los requisitos para obtener una tarjeta de acreditación de RTV, para lo cual debe presentar: fotocopia de la cédula de identidad, fotocopia de la tarjeta de circulación, fotocopia del título de propiedad del vehículo, algún documento que lo acredite como agricultor, el vehículo debe ser propiedad personal o del cónyuge únicamente, y deben ser modelos menores de 97.

2.10.2. El Personal de la Agencia o Secretaria/o, brinda la información sobre los documentos que debe presentar para la elaboración de la acreditación RTV.

2.10.3. Cuando el Productor/a Agropecuario/a se presenta en la Agencia con los requisitos solicitados, asigna un número de consecutivo y anota el nombre del Productor/a Agropecuario/a y número de teléfono en un control manual que maneja la Agencia.

2.10.4. Confecciona la tarjeta de acreditación RTV, con los datos del Productor/a Agropecuario/a, nombre de la Dirección Regional, número de acreditación, nombre de la organización donde está adscrito el Productor/a Agropecuario/a, y datos relacionados al vehículo (placa, chasis, marca, estilo y modelo). Así como una declaración jurada donde el Productor/a Agropecuario/a informa que el vehículo es de su propiedad y lo dedica al trabajo de la finca, además de ser un agricultor reconocido, aceptando en dicha declaración que confieren en caso de falsedad de la información.

2.10.5. El Extensionista revisa y firma la tarjeta de acreditación RTV, y solicita algún documento extra si hubiera duda, o rechaza la acreditación RTV.

2.10.6. El Personal de la Agencia o Secretaria/o, entrega la certificación aprobada al Productor/a Agropecuario/a.

2.10.7. El Productor/a Agropecuario/a firma en un libro de control, la aceptación de la acreditación RTV aprobada, anota fecha de recibo, nombre y número de teléfono.

2.10.8. El Personal de la Agencia o Secretaria/o archiva y custodia el libro control que se usa para el registro de los datos del Productor/a agropecuario/a, y FIN.

2.11. Implementación del enfoque de género:

2.11.1. El/la Profesional SEPSA Género y Empresariedad convoca a la Comisión Técnica de Género y Empresariedad sectorial, para reunión en febrero de cada año, con el fin de programar el trabajo anual y cumplir con el objetivo de fortalecer grupos de mujeres y mixtos del sector agropecuario.

2.11.2. Los integrantes de la Comisión de Género y Empresariedad, presentan la evaluación del período anterior, analizan y definen los temas a trabajar durante el año.

2.11.3. Los Coordinadores/as Institucionales y enlaces regionales se reúnen con el personal del sector que brinda asistencia técnica en las regiones, para planificar el trabajo según cada región y definen las organizaciones con las cuales se va a trabajar en el año.

2.11.4. El personal del sector que brinda asistencia técnica, aplica la metodología “Brechas empresariales” (diagnóstico) a las organizaciones seleccionadas en cada región por los Comités Sectoriales Regionales Agropecuarios.

2.11.5. El personal del sector que brinda asistencia técnica, comienza la implementación del trabajo. Realizan reuniones con las organizaciones seleccionadas, se formulan los planes de fortalecimiento y coordinan su implementación.

2.11.6. Los Coordinadores/as Institucionales y enlaces regionales, cada dos meses preparan un informe de avance en los planes de fortalecimiento en las organizaciones, y lo presentan en las reuniones de seguimiento y evaluación de la Comisión Técnica de Género y Empresariedad sectorial.

2.11.7. En la Comisión Técnica de Género y Empresariedad sectorial, se analizan los avances de lo realizado en las regiones.

2.11.8. Los Coordinadores/as Institucionales y enlaces regionales, consolidan la información de la región y la presentan por escrito al Comité Sectorial (Directores Regionales Institucionales del sector y otras instituciones).

2.11.9. El Comité Sectorial de cada región, analiza el avance de lo realizado, hacen observaciones y se toman decisiones para continuar con el proceso en la región.

2.11.10. La Comisión Técnica de Género y Empresariedad sectorial, se reúne cada dos meses, para darle seguimiento y evaluación al programa en las regiones. Conjuntamente evalúan y revisan lo programado y comienza de nuevo el ciclo hasta la reunión final en diciembre.

2.11.11. El/la Profesional SEPSA Género y Empresariedad, prepara el informe anual para la última reunión con la Comisión Técnica de Género y Empresariedad sectorial, y lo envía por correo electrónico a los/las Integrantes.

2.11.12. Los/las Integrantes de la Comisión Técnica de Género y Empresariedad sectorial, se reúnen para hacer la evaluación final de lo programado, y se preparan para la reunión del próximo año para iniciar la nueva programación.

2.11.13. El/la Profesional SEPSA Género y Empresariedad prepara el informe anual de lo realizado por el Programa Sectorial de Género y Empresariedad, y lo presenta al Jefe/a de SEPSA Políticas, y FIN.

2.12. Elaboración de convenios y distribución de semillas y otros insumos:

2.12.1. El Jefe/a de Agencias de Servicios Agropecuarios (ASA) y el Director/a Regional ubican un rótulo en un lugar visible, indicando que se abre período para que las organizaciones de productores soliciten donación de semillas y fertilizantes, según lo establecido en el Plan Nacional de Alimentos, en este rótulo se debe indicar la fecha en que concluye este período. A parte del rótulo se debe identificar las organizaciones beneficiarias e informarles directamente sobre este beneficio.

2.12.2. Para que la organización de productores participe debe cumplir con una serie de requisitos, para poder ser analizadas y escoger la que cumpla con lo establecido. Para este fin, la organización a través de su representante, presenta a la ASA un perfil de proyecto que justifique la donación de semilla o insumos.

2.12.3. El perfil de proyecto debe contar con los siguientes aspectos:

· Nombre del proyecto.

· Antecedentes de la organización.

· Tipo de donación (semilla o insumos según lo solicitado).

· Cantidad requerida.

· Justificación de la donación.

· Cuadro donde se detalla el nombre, número de cédula de los beneficiados/as, indicando la cantidad solicitada por persona.

· Impacto esperado con la donación.

· Documentación que garantice la funcionalidad y representatividad de la organización (cédula jurídica, personería, cédula de persona que firma, autorización para la firma, certificación de CCSS, todos al día).

2.12.4. El Comité Técnico Regional analiza el perfil del proyecto, y elabora un acta donde brinda su criterio técnico, señala los aspectos estudiados para la selección de la organización, e indica que se cuenta con el presupuesto dentro del CAP.

2.12.5. De acuerdo al análisis anterior, el Comité Técnico Regional recomienda al Director/a de DSOREA, continuar o no con el trámite para la donación.

2.12.6. En caso de que se recomiende continuar con el trámite de donación, se pasa a la actividad 2.13.7., caso contrario informa a la organización interesada y se archiva.

2.12.7. El Funcionario/a encargado/a de la DSOREA remite el proyecto a Asesoría Jurídica.

2.12.8. Asesoría Jurídica elabora el convenio, y le comunica al Director/a de DSOREA la fecha en que los Productores/as deben presentarse a firmarlo.

2.12.9. El Funcionario/a encargado/a de la DSOREA, le informa a la Dirección Regional la fecha en que el Representante legal autorizado por la organización, debe presentarse a Asesoría Jurídica a firmar el convenio.

2.12.10. Asesoría Jurídica envía el convenio al Despacho del Ministro/a para que proceda con la firma correspondiente.

2.12.11. La Proveeduría Institucional comunica la adjudicación a la empresa proveedora, y le indica el nombre del Funcionario/a responsable para recibir el producto (Director/a Regional o Funcionario/a asignado por él).

2.12.12. La empresa proveedora contacta con el Funcionario/a responsable para finiquitar los detalles.

2.12.13. El Director/a Regional o Funcionario/a responsable (asignado por él) recibe la semilla o el insumo por parte de la casa proveedora, en la fecha y hora establecida, revisa la cantidad y calidad del producto, conserva una copia de la factura que describa la cantidad y las características de los productos recibidos, y firma el recibo conforme en la factura.

2.12.14. Envía al Director/a de DSOREA una nota indicando el recibo conforme de los productos.

2.12.15. El Director/a Regional o Funcionario/a responsable organiza la distribución de las semillas o los insumos, y los entrega a los representantes de las organizaciones beneficiadas que firmaron el convenio. El Representante Legal debe dar constancia del acto sobre los productos recibidos, con una boleta de entrega elaborada por la DSOREA.

2.12.16. El Representante legal entrega, bajo la supervisión de la Dirección Regional respectiva, a cada Productor/a la donación y garantiza la entrega con una boleta, diseñada por la DSOREA, firmada por el Productor/a beneficiado/a, y FIN.

2.13. Asignación de incentivo de RBA según Ley 8408:

2.13.1. El Director/a de DSOREA se reúne con el Coordinador/a de Producción Sostenible y analizan el presupuesto y el POI del año correspondiente, y determinan la asignación de recursos en función a los objetivos y metas.

2.13.2. El Coordinador/a de Producción Sostenible coordina con los Funcionarios/as el proceso a seguir para ejecutar el presupuesto.

2.13.3. El Profesional de Producción Sostenible le asigna un código numérico que determina la Dirección Regional, el consecutivo de ingreso, el año en que se presentó, el nombre del proyecto y la organización que lo solicita, y se lo agrega en etiqueta al documento original. Revisa el cumplimiento de la 7F08, Lista de chequeo con la finalidad de ordenar los documentos recibidos, y verificar los datos.

2.13.4. Revisa además la normativa de RBA, elaborada por Producción Sostenible para verificar que las inversiones del plan sean las correctas, tanto cualitativa como cuantitativamente, además de su impacto y coherencia en los objetivos del Programa, de acuerdo a lo establecido en la 7E22, Ley 8408.

2.13.5. Corrige si es necesario el cálculo del monto del Reconocimiento de Beneficio Ambiental propuesto por la Secretaria Técnica Regional, y somete a revisión todo lo anterior al Director/a de Producción Sostenible, el cual otorga o no el visto bueno.

2.13.6. Elabora una fotocopia del archivo completo del proyecto, en caso de que la documentación este incompleta o confusa se la devuelve al ASA para que la complete.

2.13.7. Elabora un listado con el nombre de la organización, su cédula y personería jurídica más la vigencia legal, las fechas de los acuerdos y aprobaciones de las otras instancias del MAG, el nombre del proyecto, el monto del RBA revisado nuevamente según la normativa, facultades del representante legal y sus calidades, la vigencia propuesta del convenio y los tractos en que se paga.

2.13.8. El Coordinador/a de Producción Sostenible, una vez revisado el proyecto y los documentos antes mencionados, elabora el aval técnico que contiene todos los elementos de la normativa y la codificación, los datos de los contratantes y la recomendación del monto final del RBA; resume las inversiones a realizar y los compromisos de la organización.

2.13.9. El Director/a de DSOREA recibe el primer aval técnico y lo traslada a la Asesoría Jurídica para la redacción del convenio entre el MAG y la organización, y se consigue la firma del Despacho del Ministro/a y del Representante de la organización.

2.13.10. El Profesional de Producción Sostenible recibe original y copia del convenio entre la organización y las autoridades del MAG, para dar seguimiento a los compromisos de la organización por medio de comunicación con el Agente de Extensión Agropecuaria del ASA respectivo. El documento original se envía a la organización y el otro queda en custodia de Asesoría Jurídica.

2.13.11. El Agente de Extensión Agropecuaria realiza un peritaje de las inversiones, realiza un dictamen escrito, y aporta evidencia fotográfica de las inversiones; lo remite a la Secretaría Técnica Regional quien calcula el RBA y hace un dictamen técnico que envía a la DSOREA.

2.13.12. La DSOREA envía mediante memorándum una copia del peritaje al/la Profesional de Producción Sostenible.

2.13.13. El/la Profesional de Producción Sostenible, recibe el peritaje, revisa la información, calcula el RBA y emite un criterio técnico sobre los aspectos técnicos, ambientales, sociales y económicos de las inversiones, revisando el cálculo de RBA propuesto por el STR.

2.13.14. El Coordinador/a de Producción Sostenible, realiza el dictamen sobre el peritaje y la revisión de los acuerdos tomados en el convenio, recomendando un monto de pago al Director/a de DSOREA. Si las obras o inversiones no están completas o se había acordado varios tractos de pago, recibe y revisa los siguientes peritajes.

2.13.15. El Director/a de DSOREA recibe el segundo aval técnico y autoriza el desembolso a la organización.

2.13.16. El/la Profesional de Producción Sostenible revisa selectivamente aquellas inversiones de organización aleatoriamente, y colabora con las Auditorias que se programen en la institución. Ordena por región, clasifica por tipo de organización y archiva copias de los proyectos, y FIN.

2.14. Asignación de incentivo de RBA según Ley 8591:

2.15.1. El/la Profesional de Producción Sostenible recibe la documentación, verifica que está completa según lo solicitado, firma dejando constancia que fue recibida, y entrega una copia de la solicitud al interesado. Si la documentación está incompleta, la devuelve al interesado con el propósito de que la complete y proceda con su trámite nuevamente.

2.15.2. Asigna un código numérico y archiva la documentación para su posterior análisis.

2.15.3. Analiza los aspectos técnicos que se aportan por medio de los datos que solicita la 7F11 Lista de chequeo, realiza los cálculos respectivos y emite criterio sobre cada solicitud.

2.15.4. La Unidad Técnica basada en el criterio técnico del Profesional de Producción Sostenible, asigna un monto de RBA por solicitud y lo consigna en actas, de acuerdo a lo establecido en la 7E23, Ley 8591.

2.15.5. El/la Profesional de Producción Sostenible emite oficio indicando al Director/a de DSOREA el dictamen de la Unidad Técnica y adjunta los documentos y requisitos para el pago.

2.15.6. El Director/a de DSOREA emite resolución la cual, junto con la documentación que aporta el/la Profesional de Producción Sostenible (copia de cédula jurídica o de cédula de identidad, certificación de cuenta cliente y documento haciendo constar que está al día con las obligaciones obrero patronales o en su defecto la certificación de que no posee empleados), envía a la Dirección Administrativa Financiera solicitando el pago del incentivo de RBA.

2.15.7. El/la Profesional de Producción Sostenible recibe la planilla y comprobante de pago emitido por la Dirección Administrativa Financiera.

2.15.8. Incorpora los datos en registro digital de Reconocimiento de Beneficios Ambientales (DATOS RBA-AO).

2.15.9. Informa a la Dirección Regional y a la Agencia de Servicios Agropecuarios respectivos.

2.15.10. Archiva y custodia la documentación, la cual es antecedente para el procedimiento del año siguiente, y FIN.

2.15. Identificación, formulación, ejecución y seguimiento de proyectos:

2.16.1. El Encargado/a de Proyectos recibe y analiza la idea de proyecto, de acuerdo a lo establecido en la 7E11, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos.

2.16.2. Analiza el documento a fin de determinar lo que procede, entre las siguientes opciones:

· Formula o no el proyecto.

· Asesora en la formulación.

· Realiza o revisa términos de referencia.

· Revisa y emite criterios de documentos de proyectos formulados.

2.16.3. En caso de que el Encargado/a de Proyectos determine que el proyecto no procede, lo devuelve a la organización, pequeño/a, mediano/a Productor/a; caso contrario lo formula.

2.16.4. Presenta de forma escrita verbal el proyecto formulado, a la organización.

2.16.5. Si la organización de productores aprueba el proyecto que se le presenta, lo remite a su vez ante el COSAL, al Comité Sectorial u otro Comité para su aval.

2.16.6. El Encargado/a de Proyectos asesora a la organización en la formulación del proyecto.

2.16.7. Elabora o revisa términos de referencia para realizar los estudios respectivos del proyecto, de acuerdo a una guía predefinida.

2.16.8. Revisa y emite criterios de documentos de proyectos formulados, mediante análisis del contenido.

2.16.9. Asesora a la organización basado en el proyecto, para el cumplimiento de los términos del mismo (asesoría financiera, crédito, trámites y otros).

2.16.10. Coordina la asesoría en la ejecución y operación del proyecto con el apoyo de un grupo técnico del sector agropecuario.

2.16.11. Mediante una guía predefinida, realiza informes de seguimiento de avance, y FIN.

2.17. Capacitación a productores/as:

2.17.1. El/la Agente y sus colaboradores incluyen en la planificación anual las actividades de capacitación que van a realizar durante el año, de acuerdo al diagnostico de necesidades de los productores/as. También se realizan otras actividades no incluidas en el POI y que son iniciativa de los/las Profesionales y Técnicos/as de la Agencia, según lo establecido en la 7E20, Ley 7064.

2.17.2. Realizan una programación de las actividades a realizar por agrocadena y por área.

2.17.3. En caso de capacitaciones a ser realizadas por entes externos al MAG, el área de capacitación de la unidad de extensión realiza la negociación con las instituciones proveedoras, con el fin de definir la programación final de actividades a realizar. Entre los principales proveedores de capacitación se encuentran:

· INA

· ICAFE

· CORFOGA

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· Universidades públicas y privadas

2.17.4. En caso de capacitaciones a ser realizadas por la Agencia, el/la Agente y colaboradores buscan literatura, experiencias en la zona, y preparan la presentación, así como material escrito de apoyo para entregar a los participantes y las invitaciones del caso.

2.17.5. El/la Agente y personal de la agencia, coordinan la consecución de los aspectos logísticos tales como local, equipo audiovisual, sillas, mesas, refrigerios, fincas e instalaciones para el desarrollo de la actividad. Asimismo, coordinan para obtener apoyo de diversas organizaciones y otros funcionarios colaboradores de la Dirección Regional y la Agencia de Servicios Agropecuarios.

2.17.6. El/la Agente y personal de la agencia realizan visitas a las fincas de los productores/as para entregar las invitaciones, y motivar la participación puntual al evento con 3 a 8 días de anticipación a la actividad.

2.17.7. Existen algunas acciones de capacitación programadas que solo requieren de un recordatorio vía presencial ó telefónica.

2.17.8. Cuando se trata de una actividad coordinada con otra entidad o experto/a, o bien desarrollada por los mismos Profesionales de la ASA, apoyado por la Dirección Regional, la actividad se imparte en tiempo y forma establecida.

2.18. Capacitación a productores/as y técnicos/as en producción sostenible:

2.18.1. El Jefe/a de Producción Sostenible recibe la solicitud de capacitación que envían las Direcciones Regionales, para que se les imparta una charla, curso, o taller.

2.18.2. Analiza, y comunica al personal la autorización la capacitación.

2.18.3. Comunica a las Direcciones Regionales la disponibilidad del personal para impartir la capacitación, o bien rechaza solicitud de capacitación.

2.18.4. El/la Profesional de Producción Sostenible responsable de impartir la capacitación, empieza la recolección de información secundaria para preparar la charla, curso o taller.

2.18.5. Se comunica con la contraparte regional de producción sostenible, para acordar el contenido del curso de la capacitación solicitada.

2.18.6. Elabora el programa del curso con base en la disponibilidad de información, de material y equipo que se necesita.

2.18.7. Con base en su conocimiento y la literatura consultada, y entrevistas a personas conocedoras del tema, inicia la preparación de la capacitación.

2.18.8. Inicia la capacitación desarrollando la parte teórica y la práctica, según la modalidad y el lugar.

2.18.9. Después de analizar los resultados alcanzados durante el desarrollo de la capacitación rinde al Jefe/a de Producción Sostenible un informe de la capacitación, indicando el nivel de los participantes, su disposición a aprender, y sobre la posibilidad de mejora y de ahondar en temas específicos.

2.18.10. Guarda en un lugar seguro la información, de tal manera que pueda estar a disposición del público, y FIN.

2.19. Estudios de suelos:

2.19.1. El Jefe/a de Producción Sostenible recibe la solicitud de para realizar estudio de suelos, que envían las Direcciones Regionales.

2.19.2. Analiza, y comunica al/la Profesional de Producción Sostenible la autorización de realizar el estudio de suelos, a la escala que es solicitado.

2.19.3. El Jefe/a de Producción Sostenible comunica a las Direcciones Regionales la disponibilidad del Profesional de Producción Sostenible para realizar el estudio, o bien rechaza la solicitud.

2.19.4. El/la Profesional de Producción Sostenible responsable de realizar el estudio de suelos empieza la recolección de información bioclimática del sitio, donde se va realizar el estudio.

2.19.5. Empieza por buscar fotografías aéreas recientes, y procede a hacer la fotointerpretación con estereoscopio de espejos.

2.19.6. Elabora la cartografía preliminar con base en la fotointerpretación preliminar y disponibilidad de información, y la reproduce.

2.19.7. Inicia el barrenado según los sitios previamente definidos en la fotointerpretación preliminar, los tipos de observaciones son barrenada simple y detalladas, con las cuales señala la ubicación de la muestra, la elevación, fisiografía, material parental, clima genéticos pedregosidad, fertilidad, topografía, drenaje, relieve, nivel freático, sales, erosión, la pendiente, y describe en los horizontes la profundidad efectiva, el color del suelo, la textura, estructura, consistencia revestimientos, nódulos, poros, raíces, y límite.

2.19.8. Inicia la apertura de calicatas en los lugares previamente establecidos, aquí describe todos los horizontes genéticos y toma las muestras, que envía al laboratorio para los análisis de caracterización.

2.19.9. Después de analizar los resultados alcanzados durante el desarrollo de la capacitación, rinde al Jefe/a de Producción Sostenible un informe de la capacitación, indicando el nivel de los participantes, su disposición a aprender, y sobre la posibilidad de mejora y de ahondar en temas específicos.

2.19.10. Guarda en un lugar seguro la información, de tal manera que pueda estar a disposición del público, y FIN.

2.20. Visita a finca:

2.20.1. El/la Extensionista recibe la solicitud del Productor/a, mediante una llamada telefónica o personal, para que atienda un problema de su cultivo, según lo establecido en la 7E20, Ley 7064. Así como también, se realiza la visita a finca para darle seguimiento a algún proyecto productivo en ejecución, en la zona de influencia de la agencia respectiva, que tenga relación con el sector agropecuario.

2.20.2. Una vez recibida la solicitud integra la visita a su itinerario de trabajo, que le presenta al Jefe/a Inmediato/a (Agente, Coordinador/a del Programa de Extensión, Director/a Regional).

2.20.3. El Jefe/a Inmediato/a aprueba el itinerario de visitas, y asigna los medios para que se ejecute (vehículo, viáticos y el equipo necesario).

2.20.4. El/la Extensionista realiza una valoración visual del problema o situación externada por el Productor/a. La solución puede ser identificada por el mismo Extensionista, o en su defecto gestiona apoyo con otras instancias para resolver la problemática.

2.20.5. Una vez que tiene el diagnóstico realizado, emite la recomendación correspondiente.

2.20.6. Registra en la hoja de visitas (es un libro de actas) en la que se detalla la siguiente información:

· Identificación del productor y su finca y de la institución.

· Diagnóstico de la condición actual de la actividad.

· Recomendaciones y observaciones técnicas.

· Firmas del documento tanto del Extensionista como del Productor/a.

2.20.7. En el caso de que el/la Extensionista pueda resolver en la primera visita la situación planteada, posteriormente le brinda seguimiento, en caso contrario busca ayuda calificada.

2.20.8. Realizada la visita entrega al Productor/a el original de la hoja de visita, y guarda una copia en el archivo técnico del proyecto.

2.20.9. Busca asesoría calificada en caso de que la situación planteada por el Productor/a no se pueda resolver, la cual puede ser por especialistas locales de la Dirección Regional, o en caso de no encontrarse solicita a una instancia nacional.

2.20.10. Regresa a la finca en el tiempo prudente en que las recomendaciones realizadas han causado el efecto deseado, para que el Productor/a resuelva su problemática.

2.20.11. Abre un expediente por actividad individual, por Productor/a o proyecto, archivando las hojas de visita a finca, y todos los documentos relacionados con la actividad o proyecto, y FIN.

2.21. Representación del departamento en comisiones interinstitucionales:

2.21.1. El Ministro/a de turno de la Institución indicada a coordinar estas comisiones, envía oficio a sus pares Ministros/as de las otras Instituciones que son invocadas para su implementación, y les solicita nombrar representantes para integrar esas comisiones.

2.21.2. Una vez que las demás Instituciones confirmen a las personas nombradas en las comisiones, el Ministro/a emite un Decreto Ejecutivo con la integración de la comisión y la convoca a iniciar sus funciones.

2.21.3. El/la representante del Departamento de Producción Sostenible o el Coordinador/a de los Programas Nacionales en esa comisión, convoca a la primera reunión de presentación de todos los miembros, para analizar el alcance de las responsabilidades de la comisión, y establecer una organización interna que les permita operar.

2.21.4. Acuerdan la frecuencia o periodicidad de sus reuniones, y la forma de comunicación entre sus miembros en los períodos entre reuniones.

2.21.5. Establecen una estrategia para cumplir los objetivos para los cuales fueron invocados, y continúan dando seguimiento a los compromisos adquiridos.

2.21.6. Una vez establecida la estrategia nacional para cumplir el objetivo de la comisión, ésta continúa monitoreando el avance de las actividades programadas por los niveles regional y local.

2.21.7. La descripción siguiente determina los pasos a seguir por parte del representante del Departamento de Producción Sostenible en una comisión cuya responsabilidad de coordinación corresponde al MAG.

2.21.8. El Jefe/a de Departamento, o el/la Profesional de Producción Sostenible reciben del Despacho del Ministro/a la información para participar en las comisiones.

2.21.9. El Despacho del Ministro/a comunica al Departamento a través de la DSOREA o directamente, de la convocatoria que está realizando a otras instituciones que participan; generalmente son el MINAET, el Ministerio de Salud, el MAG, las organizaciones de productores/as e instituciones académicas.

2.21.10. El Despacho del Ministerio/a comunica al Departamento de Producción Sostenible, a través de la DSOREA o directamente, la conformación de la comisión y realiza la publicación por Decreto Ejecutivo.

2.21.11. El/la Profesional de Producción Sostenible al que le corresponde coordinar, convoca a los miembros de las otras instituciones que integran la comisión para la primera reunión.

2.21.12. Analiza el comunicado recibido por parte de autoridades superiores, en el que le informan que debe participar en alguna comisión, por cumplimiento en el marco de una Ley o Reglamento de diferente naturaleza, que promuevan acciones para el desarrollo de la producción sostenible.

2.21.13. Si el MAG es el encargado de coordinar la comisión, el/la Profesional de Producción Sostenible es el encargado/a de convocar a las reuniones pertinentes. Y si es otra Institución la encargada de coordinar la comisión; el representante del MAG espera a ser convocado para asistir a la reunión.

2.21.14. El/la Profesional de Producción Sostenible participa en las reuniones. Si la comisión la coordina el MAG, es quien se mantiene como miembro activo de la comisión, además convoca, promueve y preside las reuniones. Si la comisión es coordinada por otra Institución, el/la Profesional de Producción Sostenible participa y asume un rol de miembro activo de la comisión.

2.21.15. Convoca a reunión cuando es el MAG el coordinador de esta Comisión. En este caso cuando recibe la comunicación del Despacho del Ministro/a, de que ya se publicó el Decreto de nombramiento y ratificación de la comisión, convoca a los demás miembros de la comisión a reunirse en alguna sala del Ministerio.

2.21.16. En la primera reunión se conocen los miembros que la conforman, las funciones de la comisión, la periodicidad de las siguientes reuniones, formas de convocatoria, y una estructura interna de manejo de la comisión.

2.21.17. Todas las convocatorias se hacen con copia al Jefe/a Producción Sostenible, así como se le mantiene informado acerca de los acontecimientos de avance, y de obstáculos en el proceso de implementación del trabajo de la comisión.

2.21.18. El producto del trabajo de las comisiones, son documentos escritos con indicaciones para los niveles regional y local, de las acciones que deben implementarse para lograr los objetivos, para los que las comisiones fueron creadas.

2.21.19. El/la Profesional de Producción Sostenible, coordinador/a de esa comisión, en la primera reunión prepara una agenda inicial.

2.21.20. Otro punto de esa agenda es conocer lo que invoca la Ley o el Reglamento acerca del para qué existe esa comisión que ahora inicia funciones; para lo cual lee lo que al respecto invoca la Ley o el Reglamento y propone un período de comentarios por parte de los demás miembros acerca de lo descrito.

2.21.21. Los comentarios que de ahí se emanen, van marcando ya un horizonte hacia dónde debe la comisión orientar sus energías, para la consecución de los objetivos.

2.21.22. En esta primera sesión se establece también la periodicidad de reunión, y algunos compromisos que pueden ser realizados por cualquiera de los miembros de la comisión.

2.21.23. El/la Profesional de Producción Sostenible y las instituciones que participan, en las siguientes reuniones se avocan a atender la razón de ser de la comisión.

2.21.24. Así, si la función para ella invocada en la Ley es crear un Plan Nacional de Capacitación, las actividades que desarrolle serán en la dirección de crear ese plan.

2.21.25. Una vez creado ese Plan Nacional lo pone a consideración de los interesados/as, y luego lo traslada a los niveles superiores de mando para que se tomen las decisiones de implementación, que implican reflejarse en los presupuestos de la Institución, para la DSOREA y hasta las Direcciones Regionales y las ASAS.

2.21.26. El/la Profesional de Producción Sostenible o el Coordinador/a del Programa Nacional correspondiente, una vez elaborada la estrategia de atención del para qué fue convocada esa comisión, la comunica a la DSOREA y promueve el acercamiento con las Direcciones Regionales, en sus equipos técnicos para implementarla. La comunicación implica que para ejercer lo acordado, es necesaria la disponibilidad de tiempo profesional y presupuesto para realizar las giras, reuniones y acciones derivadas de lo programado. Para eso realiza reuniones con el equipo técnico de cada región, informa a través de las reuniones con personal nacional, y envía comunicados a los equipos técnicos regionales.

2.21.27. El Ministro/a rector de la Institución que coordina la Comisión, recibe la estrategia nacional o el plan de trabajo de la comisión para su debida aprobación y apoyo presupuestario.

2.21.28. El/la Profesional de Producción Sostenible, a través de los Coordinadores/as Regionales de Producción Sostenible se mantiene informado del avance y otras incidencias en la implementación de la estrategia. También este seguimiento necesita ser reflejado en términos de presupuesto institucional, por lo cual es necesario documentar los costos aproximados de esas giras.

2.21.29. El/la Profesional de Producción Sostenible o el Coordinador/a del Programa Nacional, en la información que periódicamente comparte a lo interno del departamento y la DSOREA da cuenta del avance de los logros en la materia; lo refleja también en informes escritos y en documentos que conserva en sus archivos del tema, y archiva la información correspondiente, y FIN.

2.22. Participación en Comité de Emergencias:

2.22.1. El Comité Central, o local de emergencia si ya está conformado, o en su defecto la Municipalidad, remite convocatoria a la Agencia de Servicios Agropecuarios.

2.22.2. Un/a representante del MAG se reúne con las otras instituciones convocadas, según lo establecido en la 7E24, Ley 7914.

2.22.3. El/la representante del MAG, de acuerdo al plan de atención de emergencias ya establecido en la zona, toma el rol que le corresponde coordinadamente con los recursos inventariados con antelación y actualizados.

2.22.4. Las Agencias de Extensión, proceden a ejecutar de acuerdo al plan establecido, las acciones necesarias para la valoración de daños en producción agropecuaria, y de otro tipo según corresponda.

2.22.5. Realizan una valoración de daños y pérdidas, en la infraestructura productiva agropecuaria una vez finalizada la emergencia.

2.22.6. Realiza un informe sobre la evaluación de daños, y lo envían al Comité Local, con copia a la Dirección Regional.

2.22.7. La Dirección Regional elabora consolidado de las agencias afectadas, y lo remite a la DSOREA con la regularidad solicitada.

2.22.8. El Director/a de DSOREA lo remite a los Despachos y lo presenta en la Comisión de Emergencias. Si existe declaratoria de emergencia, y con base a los reportes de daños y pérdidas, se procede a presentar una solicitud de apoyo (por parte del Despacho del Ministro/a) ante la Comisión Nacional de Emergencias, ya sea para la atención de primer impacto, o recursos para la fase de reconstrucción.

2.22.9. En caso de ser solicitado, el Ministro/a asiste a la Comisión Nacional de Emergencias, y expone la solicitud con su justificación.

2.22.10. En caso de ser nombrado el MAG como Ente Ejecutor, ejecuta la operación de la solicitud, y se preparan los informes para la Comisión de Nacional de Emergencias según lo requerido, y FIN.

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7E11, Ley de Administración Financiera de la República y Presupuestos Públicos

7E20, Ley 7064

7E21, Manual de fincas integrales

7E22, Ley 8408

7E23, Ley 8591

7F08, Lista de chequeo

4. CONTROL DE VERSIONES

Versión	Fecha	Origen del cambio

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

JEFE/A DE ÁREA

MINISTRO/A