7P04, Gestión de la información del sector agropecuario

PROCEDIMIENTO

GESTIÓN DE LA INFORMACIÓN DEL SECTOR AGROPECUARIO

1. PROPÓSITO

1.1. Establecer las disposiciones y actividades, para gestionar la plataforma de servicios de información especializada en documentación técnica agropecuaria, del ámbito de acción institucional y sectorial.

2. DESCRIPCIÓN

2.1. Este documento consta de los siguientes apartados:

· Adquisición de documentos (2.3.)

· Selección de documentos (2.4.)

· Clasificación de documentos (2.5.)

· Registro y procesamiento de documentos (2.6.)

· Registro y procesamiento de publicaciones periódicas (2.7.)

· Registro y procesamiento de legislación (2.8.)

· Atención de usuarios/as en forma presencial (2.9.)

· Atención de usuarios/as por teléfono (2.10.)

· Atención de usuarios/as por correo electrónico (2.11.)

· Préstamos inter-bibliotecarios (2.12.)

· Elaboración de estadísticas de usuarios/as y servicios del CENIDA (2.13.)

· Trámite de inscripción de documentos en registros internacionales (2.14.)

· Coordinación del Comité Técnico de la REDNIA (2.15.)

· Organización del Foro Ordinario de REDNIA (2.16.)

· Alimentación de la base de datos REDNIA (2.17.)

· Conformación del Comité Técnico Editorial (2.18.)

· Generación de documentos técnicos del SUNII (2.19.)

· Recepción de documentos generados por especialistas externos (2.20.)

· Aprobación de la primera instancia de documentos a editar (2.21.)

· Revisión `por parte de especialistas externos (2.22.)

· Gestión de recursos con entes externos para financiar las publicaciones (2.23.)

· Publicación y distribución de documentos editados (2.24.)

· Rediseño del sitio web (2.25.)

· Incorporación o modificación de documentos electrónicos en el sitio web (2.26.)

· Inclusión o modificación de información en la sección de avisos y noticias del sitio web (2.27.)

· Incorporación o modificación de información sobre contactos en el sitio web (2.28.)

· Incorporación o modificación de link o vínculos en el sitio web (2.29.)

· Incorporación o modificación de información sobre dependencias en el sitio web (2.30.)

2.2. La aplicación de este documento es responsabilidad de:

· Jefe/a del SUNII

· Coordinador de CENIDA

· Encargado/a de Registro y Procesamiento de Documentos

· Encargado/a de Registro y Procesamiento de Publicaciones Periódicas

· Encargado/a de Registro y Procesamiento de Legislación Agropecuaria

· Funcionario/a de atención

· Encargado/a del Servicio

· Encargado/a del Área de Servicios y Referencia del CENIDA

· Digitador/a

· Coordinador/a del Comité Técnico de REDNIA

· Comité Técnico de REDNIA

· Comité Técnico Editorial

· Coordinador/a del Área de Gestión de Conocimiento Tecnológico

· Editor/a (Coordinador/a del CTE)

· Coordinador/a del Área de Gestión de Información Electrónica

2.3. Adquisición de documentos:

2.3.1. El Coordinador/a de CENIDA realiza la adquisición de documentos mediante las siguientes formas:

2.3.1.1. Por canje o donación entre instituciones o centros de información:

Contacta con instituciones nacionales e internacionales, relacionadas con el sector agropecuario, que generan documentación de interés para los usuarios/as del MAG. Para oficializar la acción, se siguen los procedimientos establecidos por ambas partes para gestionar la firma de convenios de canje o donación de los documentos producidos. Una vez firmado el convenio o carta de intención, se da seguimiento para mantener vigente el mismo y asegurar el aporte oportuno de los documentos.

2.3.1.2. Por donación espontánea:

La donación espontánea se da cuando un usuario, una organización o cualquier persona deciden regalar o facilitar documentos para incorporarlos en la colección bibliográfica del MAG.

2.3.1.3. Por compra:

Cuando se identifican documentos de interés para los usuarios del MAG, que solo pueden ser adquiridos por compra.

Se pueden dar dos situaciones: la compra se realiza con recursos aportados por una organización donante, en tal caso, se siguen los procedimientos establecidos por la misma, o se procede según el procedimiento 7P05, Gestión de las compras.

2.3.1.4. Por producción propia:

El SUNII, por medio del Área de Gestión de Conocimiento Tecnológico, edita documentos de carácter técnico agropecuario, para apoyar la labor de los extensionistas. Por lo tanto, los documentos generados son aportados al CENIDA para incorporarlos en la colección bibliográfica institucional y en las bases de datos respectivas.

2.3.1.5. Por producción interna:

De acuerdo a lo establecido en el 7E03, Decreto Ejecutivo 35752, y a la responsabilidad que tienen las dependencias y funcionarios que generan documentos de carácter técnico agropecuario, a enviarlos al SUNII, para ser incorporarlos en la colección bibliográfica institucional y en las bases de datos respectivas.

2.3.1.6. Por donación a funcionarios/as:

Aquellos documentos generados por otras instituciones que son remitidos a los funcionarios en representación del MAG, los cuales tienen la obligación de entregar al SUNII.

2.4. Selección de documentos:

2.4.1. El Coordinador/a de CENIDA revisa la documentación recibida.

2.4.2. Determina si es de interés técnico para los usuarios de la Institución. En caso de serlo, continúa en el apartado 2.6., de lo contrario lo descarta o dona, y FIN.

2.5. Clasificación de documentos:

2.5.1. Una vez seleccionado lo separa por tipo documental, ya sea:

· Legislación

· Publicaciones periódicas

· Documentos (monografías, mapas, videos, discos compactos, y otros)

2.5.2. Traslada los documentos al Encargado/a de Registro y Procesamiento que corresponda.

2.5.3. En el caso de Legislación se continúa en el apartado 2.9., si son Publicaciones Periódicas se pasa al apartado 2.8., y si son Documentos se continúa en el apartado 2.7.

2.6. Registro y procesamiento de documentos:

2.6.1. El Encargado/a de Registro y Procesamiento de Documentos verifica si existen los documentos en la base AGRIN.

2.6.2. Si el documento no existe se pasa a la actividad 2.7.4. Si el documento existe y aún así se debe ingresar de acuerdo a las directrices internas de SUNII se continúa en la actividad siguiente; caso contrario se descarta o se dona.

2.6.3. Cuando el documento por su naturaleza lo permita, lo sella en la portada, con fechador y el sello del departamento, en la página once y dependiendo la cantidad de páginas, en todas las terminadas en once, y agrega en la base de datos AGRIN, y se continúa en la actividad 2.7.10.

2.6.4. Sella en la portada, con fechador y el sello del departamento, en la página once y dependiendo la cantidad de páginas, en todas las terminadas en once, cuando sea posible.

2.6.5. Revisa cada documento de acuerdo a su temática para asignar los descriptores respectivos utilizando el 7E02, Tesauro multilingüe, AGROVOC de la FAO (http://aims.fao.org/standards/agrovoc/ functionalities/search) y la signatura según el 7E04, Esquema de categorías de materias de la FAO, e ingresa los datos en la 7F02, Hoja de insumo de la base de datos AGRIN.

2.6.6. Ingresa en la base de datos AGRIN2, todos los datos de los documentos indizados, utilizando la 7E01, Metodología AGRIS de la FAO para la catalogación de documentos.

2.6.7. Imprime un listado desde la base de datos AGRIN2, con los últimos registros digitados y lo entrega al Coordinador/a de CENIDA.

2.6.8. El Coordinador/a de CENIDA revisa los datos impresos, agrega las observaciones que considere necesarias, y lo devuelve al Encargado/a de Registro y Procesamiento de Documentos.

2.6.9. El Encargado/a de Registro y Procesamiento de Documentos realiza las correcciones correspondientes en la base de datos AGRIN2, cuando sea necesario.

2.6.10. El Encargado/a de Registro y Procesamiento de Documentos coloca a cada documento procesado el número de signatura correspondiente, en la parte superior izquierda, con una etiqueta engomada y protegida con cinta adhesiva transparente.

2.6.11. Acomoda cada documento en el estante, según la signatura asignada.

2.6.12. Realiza exportación en un archivo .iso, de los registros ingresados o modificados en AGRIN2, para actualizar la base de datos AGRIN, y lo entrega al Coordinador/a de CENIDA.

2.6.13. El Coordinador/a de CENIDA realiza la revisión del archivo .iso, efectúa las correcciones cuando se amerite, lo importa en la base AGRIN, y lo copia en las computadoras disponibles al público.

2.6.14. Periódicamente, realiza depuraciones de los datos ingresados en esta base, con el fin de controlar su calidad. Después de estas depuraciones vuelve a actualizar la base de datos en las computadoras disponibles al público.

2.6.15. Periódicamente, realiza una exportación, con el nombre CIAGRO.iso, de todos los registros con ubicación MAG, de la base de datos AGRIN y se coloca en la dirección ftp://catie.ac.cr/bdnuevas para hacerla disponible en línea en el sitio de SIDALC, por el personal de la Biblioteca Conmemorativa Orton, del CATIE.

2.6.16. La atención de los usuarios/as se puede dar de cuatro maneras:

· En forma presencial, se pasa al apartado 2.10.

· Por teléfono, se pasa al apartado 2.11.

· Por correo electrónico, se pasa al apartado 2.12.

· Préstamos inter-bibliotecarios, se pasa al apartado 2.13.

2.7. Registro y procesamiento de publicaciones periódicas:

2.7.1. En caso de títulos que estén en la base de datos, el Encargado/a de Registro y Procesamiento de Publicaciones Periódicas solo actualiza el registro en REVIS, indicando el volumen y número del nuevo ingreso.

2.7.2. Si el título no está en la base de datos REVIS, se revisa el material de espera, para comprobar si ha ingresado antes. Si está en espera, se procede a registrar todos los volúmenes y números con que se cuenta; si no, se toma como material de espera, el cual se registra temporalmente como si fuera un documento en la base de datos AGRIN2.

2.7.3. A cada revista se le coloca una etiqueta en la parte superior izquierda con una H (hache mayúscula, que significa hemeroteca) y la primera letra del título, en minúscula, al lado de la H. Debajo de las letras se indica el volumen y entre paréntesis el número correspondiente. Cuando sea necesario se indica el año de publicación. Se coloca el sello del SUNII en la contraportada y se indica la fecha de ingreso.

2.7.4. En el caso de requerirse indización se continúa en la siguiente actividad, de lo contrario se acomodan en el estante, según el orden alfabético por título, dentro de cada título por año, mes, volumen y número.

2.7.5. Asigna a cada artículo marcado en la revista los descriptores correspondientes, según el tema que trate, utilizando el 7E02, Tesauro multilingüe, AGROVOC de la FAO, e ingresa los datos en la 7F03, Hoja de insumo de la base de datos REVIS.

2.7.6. Ingresa cada artículo indizado en la base de datos AGRIN2, siguiendo la 7E01, Metodología AGRIS de la FAO para la catalogación de documentos.

2.7.7. Imprime el listado con todos los registros digitados en AGRIN2 correspondientes a los últimos artículos de revistas indizados, y de REVIS con las últimas revistas ingresadas, y lo entrega al Coordinador/a de CENIDA.

2.7.8. El Coordinador/a de CENIDA revisa los listados para comprobar que los datos ingresados están correctos, y los devuelve al Encargado/a de Registro y Procesamiento de Publicaciones Periódicas.

2.7.9. El Encargado/a de Registro y Procesamiento de Publicaciones Periódicas cuando corresponda realiza las correcciones necesarias en la base de datos AGRIN2 o REVIS, y exporta los registros correspondientes en un archivo .iso, y lo remite al Coordinador/a de CENIDA.

2.7.10. El Coordinador/a de CENIDA copia el archivo .iso en su computadora, revisa nuevamente los datos, y realiza las correcciones necesarias. Los nuevos registros los copia en la base de datos AGRIN o REVIS para ser consultados por los usuarios.

2.7.11. El Encargado/a de Registro y Procesamiento de Publicaciones Periódicas acomoda las revistas indizadas en el estante, en orden alfabético según el título y dentro de cada título por año, volumen y número.

2.7.12. El Coordinador/a de CENIDA realiza periódicamente exportaciones y se copian en el sitio ftp://catie.ac.cr/bnuevas desde donde son actualizadas las bases de datos REVIS y AGRIN por el personal de la Biblioteca Conmemorativa Orton, para que sea consultada en línea por medio del SIDALC.

2.7.13. La atención de los usuarios/as se puede dar de cuatro maneras:

· En forma presencial, se pasa al apartado 2.10.

· Por teléfono, se pasa al apartado 2.11.

· Por correo electrónico, se pasa al apartado 2.12.

· Préstamos inter-bibliotecarios, se pasa al apartado 2.13.

2.8. Registro y procesamiento de legislación:

2.8.1. El Encargado/a de Registro y Procesamiento de Legislación Agropecuaria diariamente, recibe La Gaceta, la revisa e identifica la legislación relacionada con el sector agropecuario.

2.8.2. Completa la 7F01, Hoja de insumos de la base de datos LEG con la información descriptiva de la legislación identificada, y acomoda La Gaceta en el estante en orden cronológico.

2.8.3. Consigue el archivo digital de SINALEVI o lo digitaliza, lo codifica y lo incorpora en el repositorio de legislación en formato electrónico del servidor de internet del MAG.

2.8.4. Ingresa en la base de datos LEG la información de la 7F01, Hoja de insumos de la base de datos LEG.

2.8.5. Verifica que el texto completo de la norma se despliegue adecuadamente, caso contrario realiza las correcciones necesarias.

2.8.6. Realiza exportación en un archivo .iso, de los registros ingresados o modificados en LEG, y lo entrega al Coordinador/a de CENIDA.

2.8.7. El Coordinador/a de CENIDA realiza la revisión del archivo .iso, efectúa las correcciones cuando se amerite, lo importa en la base LEG, y lo copia en las computadoras disponibles al público.

2.8.8. Periódicamente, realiza depuraciones de los datos ingresados en esta base, con el fin de controlar su calidad. Después de estas depuraciones vuelve a actualizar la base de datos en las computadoras disponibles al público.

2.8.9. Periódicamente, realiza una exportación, con el nombre LEG.iso, de todos los registros, de la base de datos LEG y se coloca en la dirección ftp://catie.ac.cr/bdnuevas para hacerla disponible en línea en el sitio de SIDALC, por el personal de la Biblioteca Conmemorativa Orton, del CATIE.

2.8.10. La atención de los usuarios/as se puede dar de cuatro maneras:

· En forma presencial, se pasa al apartado 2.10.

· Por teléfono, se pasa al apartado 2.11.

· Por correo electrónico, se pasa al apartado 2.12.

· Préstamos inter-bibliotecarios, se pasa al apartado 2.13.

2.9. Atención de usuarios/as en forma presencial:

2.9.1. El usuario/a ingresa al centro de información con el fin de satisfacer alguna necesidad de información.

2.9.2. El usuario/a expresa el motivo de su visita a la persona encargada de la atención. Si es del caso se interroga para determinar en una forma más certera el tipo de servicio que requiere. Si el servicio se puede atender con recursos del SUNII, se procede, de acuerdo al tipo de requerimiento. Si no es posible atender la solicitud, se remite al usuario al lugar indicado.

2.9.3. El CENIDA ofrece los siguientes servicios: Búsqueda de información en base de datos, préstamo de documentos a sala o inter-bibliotecario, búsqueda de información en internet, acceso a internet, escaneo de documentos, fotocopiado de documentos, uso de equipo de cómputo, envío de información por fax o correo electrónico y referencia.

2.9.4. Búsqueda de información en base de datos:

2.9.4.1. Las búsquedas de información en la base de datos se hacen para ubicar documentos de todo tipo, contenidos en la colección del MAG o de otras instituciones pertenecientes a REDNIA.

2.9.4.2. Si el usuario/a está familiarizado con el uso de las bases de datos disponibles, se le da una breve explicación sobre la forma en que se despliega la información, el uso de palabras clave y los datos que debe suministrar al/la Funcionario/a de atención para ubicar los documentos.

2.9.4.3. En caso que el usuario/a desconozca el manejo de las bases, se le explica la manera de hacerlo y los datos que contiene, incluyendo la posibilidad de encontrar el documento en formato electrónico. Incluso se le asesora sobre las palabras clave indicadas para obtener un mejor resultado.

2.9.4.4. Si el usuario/a lo requiere, todo el proceso de búsqueda en el computador lo hace la persona encargada del servicio.

2.9.4.5. Todos los usuarios/as atendidos y los servicios brindados son registrados en la 7F05, Boleta para el registro diario de usuarios, que sirve para alimentar la base de datos de servicios, y mantener las estadísticas mensuales y anuales de servicio del SUNII; y se continúa en el apartado 2.14.

2.9.5. Préstamo de documentos:

2.9.5.1. El usuario/a anota la identificación del o los documentos de interés (signatura; nombre, volumen y número de revista; año, mes y número de Gaceta u otra) que aparecen como resultado de la búsqueda en la base de datos.

2.9.5.2. Si los documentos están disponibles en la colección del MAG, le entrega lo anotado al Encargado/a, quien localiza los documentos en los estantes o donde corresponda. Cuando son más de cinco, se le hace saber al usuario que se le entregarán únicamente cinco documentos a la vez.

2.9.5.3. El usuario/a puede consultar los documentos en la sala de atención del SUNII o si es funcionario del MAG, puede tramitar el préstamo a domicilio. En este caso llena la 7F04, Boleta de préstamo y la firma, normalmente se presta por 7 días, pero se tiene opción de prórroga en caso necesario.

2.9.5.4. Ingresa la información de la 7F04, Boleta de préstamo en la base de datos Presta, la cual sirve para controlar el sistema de préstamos.

2.9.5.5. Los usuarios/as externos pueden solicitar los documentos a domicilio por medio del préstamo inter-bibliotecario, de acuerdo a lo indicado en el apartado 2.13.

2.9.5.6. Si el documento se encuentra en formato digital a texto completo, el usuario tiene la posibilidad de verlo en pantalla, bajarlo en un medio de almacenamiento (diskete, CD, llave maya u otro) o guardar la dirección para verlo en internet en otro lugar.

2.9.5.7. Si el documento está solo en formato impreso y el usuario/a requiere reproducirlo, tiene la alternativa de sacar fotocopias, escanear o tomarle fotografía.

2.9.5.8. Si el documento no es parte de la colección del MAG y no se encuentra a texto completo, se remite al usuario a la institución correspondiente o, si es del caso, se tramita un préstamo inter-bibliotecario de acuerdo a lo indicado en el apartado 2.13.

2.9.5.9. Cuando el documento es devuelto por el usuario/a, se procede a su acomodo en el estante, de acuerdo al número de identificación.

2.9.5.10. Todos los usuarios/as atendidos y los servicios brindados son registrados en la 7F05, Boleta para el registro diario de usuarios, que sirve para alimentar la base de datos de servicios, y mantener las estadísticas mensuales y anuales de servicio del SUNII; y se continúa en el apartado 2.14.

2.9.6. Servicio de fotocopiado:

2.9.6.1. Cuando se entrega el material solicitado al usuario/a, se le informa sobre el servicio de fotocopiado.

2.9.6.2. El usuario/a revisa el material solicitado y marca las páginas cuando desee obtener fotocopias.

2.9.6.3. El usuario/a entrega al Encargado/a el material con las páginas marcadas, y se procede a efectuar el fotocopiado. Una vez terminado se cuentan las páginas sacadas, se cobran y se entregan al usuario. Como comprobante se extiende un recibo de dinero, el cual tiene dos copias: una para entregar posteriormente al Departamento Financiero Contable del MAG, y otra para el archivo correspondiente del SUNII.

2.9.6.4. Periódicamente se entrega en la caja del Departamento Financiero Contable lo recaudado por la venta de fotocopias, con los respectivos comprobantes de recibo de dinero.

2.9.6.5. Todos los usuarios/as atendidos y los servicios brindados son registrados en la 7F05, Boleta para el registro diario de usuarios, que sirve para alimentar la base de datos de servicios, y mantener las estadísticas mensuales y anuales de servicio del SUNII; y se continúa en el apartado 2.14.

2.9.7. Servicio de escaneo de documentos:

2.9.7.1. Los usuarios/as pueden requerir escanear todo o parte de los documentos solicitados o bien traer documentos específicamente para ser escaneados. Se deben tomar en cuenta los derechos de autor.

2.9.7.2. Se determina si se escanean hojas sueltas o documentos empastados.

2.9.7.3. Si son hojas sueltas se puede escanear utilizando el alimentador automático o directamente en el vidrio plano. Si el documento está encuadernado o empastado, se decide si es posible escanearlo directamente en el vidrio plano, o si por el contrario se debe desempastar, en cuyo caso se desempasta para que queden las hojas sueltas. Estos documentos deben pasar por un proceso de re-empaste, para ser acomodado en el estante.

2.9.7.4. Una vez definida la forma de escanear, se determina el perfil de escaneo, que incluye, entre otras cosas, formato (pdf, jpg, doc, etc.), resolución, color, entre otros aspectos.

2.9.7.5. Se procede a escanear y a guardar el documento resultante en un archivo, en una dirección electrónica, con un código o nombre.

2.9.7.6. Después de escanear el documento, se revisa para determinar si se encuentra bien. Si no hay problemas, se le entrega al usuario/a, en un dispositivo de almacenamiento o se le envía por correo electrónico. Si el documento presenta problemas, se vuelve a escanear todo o las partes dañadas, o se edita utilizando un software específico, de acuerdo con el formato del documento.

2.9.8. Otros servicios:

El usuario/a puede requerir de otros servicios que se brindan en el Centro de Información, como puede copia de documentos electrónicos en algún dispositivo para tal fin, acceso a internet, envío de correos electrónicos, préstamo inter-bibliotecario, préstamo a domicilio, y acceso a otras bases de datos.

2.9.9. Todos los usuarios/as atendidos y los servicios brindados son registrados en la 7F05, Boleta para el registro diario de usuarios, que sirve para alimentar la base de datos de servicios, y mantener las estadísticas mensuales y anuales de servicio del SUNII; y se continúa en el apartado 2.14.

2.10. Atención de usuarios/as por teléfono:

2.10.1. Este tipo de consultas pueden desencadenar o requerir ser resueltas por medio del apartado 2.10.

2.10.2. La llamada ingresa al Centro de Información y es atendida por el Encargado/a del Servicio.

2.10.3. El interesado/a expresa al encargado/a el motivo de su consulta. Se interroga con el fin de conocer de forma específica y minuciosa sobre su consulta.

2.10.4. Cuando el tema solicitado no responde a la naturaleza del MAG, el Encargado/a remite al solicitante al lugar o posibles lugares que puedan evacuar su consulta. Si el tema es de la competencia del MAG y se considera que en el CENIDA puede haber información al respecto, se procede en forma similar a la actividad 2.10.3.

2.10.5. Según el tipo de servicio, al usuario se le indica sobre la información con que se cuenta, por lo que podría invitársele a visitar el CENIDA o bien la información se le hace llegar por correo electrónico, fax o se da la respuesta inmediata por teléfono.

2.10.6. Si la consulta es de un tema difícil de responder en el momento, se solicitan los datos personales al usuario/a para hacer una búsqueda minuciosa y llamarle posteriormente. Cuando la consulta no puede ser evacuada en el CENIDA se remite a un especialista del MAG o de otra institución.

2.10.7. Todos los usuarios/as atendidos y los servicios brindados son registrados en la 7F05, Boleta para el registro diario de usuarios, que sirve para alimentar la base de datos de servicios, y mantener las estadísticas mensuales y anuales de servicio del SUNII; y se continúa en el apartado 2.14.

2.11. Atención de usuarios/as por correo electrónico:

2.11.1. Este tipo de consultas pueden desencadenar o requerir ser resueltas por medio del apartado 2.10.

2.11.2. Los correos electrónicos pueden venir de varias fuentes: del formulario de contacto en la página web del MAG (www.mag.go.cr), del formulario contacto ubicado en las bases de datos en internet, Google-groups, o directamente de un usuario/a.

2.11.3. Se revisa diariamente cada uno de los correos que ingresan a la cuenta sunii@mag.go.cr. Los que no tienen relación con el sector agropecuario son borrados inmediatamente. Se priorizan las solicitudes de acuerdo a la urgencia.

2.11.4. Cuando la solicitud ingresa por medio del servicio de contacto de la página web MAG, se analiza para ver la posibilidad de evacuarla inmediatamente, de lo contrario se procede a investigar en las bases de datos del CENIDA, acervo bibliográfico del CENIDA, consultando con otras instituciones, consultando Internet o bien con un especialista. De modo que la información llegue al interesado lo antes posible.

2.11.5. Si la información solo la puede evacuar un especialista, se investiga para contactar al solicitante con la oficina encargada o el especialista indicado.

2.11.6. Cuando la solicitud viene de los formularios de contacto disponibles en las bases de datos en internet, se sabe que el usuario/a ha consultado previamente las mismas, por lo tanto, la solicitud indicará las referencias de los documentos o artículos que le interesan.

2.11.7. Si la referencia es de un documento que no se encuentra en la colección del CENIDA, se le indica al usuario/a la ubicación del mismo en la institución o centro de información correspondiente.

2.11.8. Cuando se trata de documentos de la colección MAG, se localizan en el acervo bibliográfico. Si son documentos pequeños o artículos científicos, se escanea en formato PDF (respetando los derechos de autor de acuerdo a lo establecido en la 7E05, Ley de derechos de autor y derechos conexos) y se envía al solicitante por correo electrónico.

2.11.9. Si se trata de un documento que no se puede escanear y el usuario es nacional, se le sugiere a la persona visitar el centro de información para que lo consulte personalmente. En caso que el solicitante se encuentre en otro país, se le contesta que lamentablemente no tenemos la información en formato digital.

2.11.10. Si el documento solicitado no está en el acervo bibliográfico del CENIDA, pero al investigar se ubica en otra unidad documental, se copia el documento o el link y se envía en formato electrónico, cuando se cuenta con éste.

2.11.11. Si la solicitud ingresa desde un correo masivo, como el google-groups, se consultan las bases de datos del CENIDA y la página web del MAG para verificar la disponibilidad del documento. En caso de contar con el impreso, se escanea (respetando derechos de autor de acuerdo a lo establecido en la 7E05, Ley de derechos de autor y derechos conexos) y se envía al interesado por correo electrónico. Si ya se tiene en formato digital solo se baja y se envía al interesado por correo electrónico, o se le hace saber que está disponible en la web institucional.

2.11.12. Periódicamente se borran los correos que han sido contestados.

2.11.13. Todos los usuarios/as atendidos y los servicios brindados son registrados en la 7F05, Boleta para el registro diario de usuarios, que sirve para alimentar la base de datos de servicios, y mantener las estadísticas mensuales y anuales de servicio del SUNII; y se continúa en el apartado 2.14.

2.12. Préstamos inter-bibliotecarios:

2.12.1. Solicitados al CENIDA:

2.12.1.1. Para el trámite de préstamo inter-bibliotecario, debe existir un convenio establecido entre el CENIDA y la unidad documental solicitante.

2.12.1.2. El Centro solicitante envía una nota indicando el documento que desea en préstamo inter-bibliotecario.

2.12.1.3. La persona encargada de brindar el servicio, ubica los documentos solicitados, en la colección bibliográfica del CENIDA.

2.12.1.4. Para cada documento solicitado llena la 7F04, Boleta de préstamo.

2.12.1.5. La persona que trae la nota de solicitud firma cada 7F04, Boleta de préstamo.

2.12.1.6. Se ingresa la información de la 7F04, Boleta de préstamo en la base de datos PRESTA, indicando que el documento está prestado y el nombre de la persona que digita los datos. El número mfn correspondiente, se escribe en la esquina superior derecha de cada boleta.

2.12.1.7. La nota de solicitud es archivada en la carpeta “Solicitudes de préstamo al CENIDA”, ordenadas por signatura, y la 7F04, Boleta de préstamo se archiva en el fichero de préstamo.

2.12.1.8. La unidad documental solicitante devuelve el documento prestado en el tiempo convenido, generalmente de una semana.

2.12.1.9. La persona encargada del servicio recibe el documento prestado y revisa en el fichero de 7F04, Boleta de préstamo para ubicarla.

2.12.1.10. Se ingresa a la base de datos PRESTA para ubicar el registro correspondiente al documento en devolución, tomando en cuenta el mfn indicado en la 7F04, Boleta de préstamo. En la hoja de trabajo de la base de datos se agrega la palabra “devuelto”, sustituyendo a la palabra “prestado”.

2.12.1.11. La 7F04, Boleta de préstamo se le entrega a quien devolvió los documentos prestados, debidamente sellada.

2.12.1.12. El documento devuelto se acomoda en el estante según la ubicación correspondiente.

2.12.1.13. Todos los usuarios/as atendidos y los servicios brindados son registrados en la 7F05, Boleta para el registro diario de usuarios, que sirve para alimentar la base de datos de servicios, y mantener las estadísticas mensuales y anuales de servicio del SUNII; y se continúa en el apartado 2.14.

2.12.2. Solicitados por el CENIDA:

2.12.2.1. Para el trámite de préstamo inter-bibliotecario, debe existir un convenio establecido entre el CENIDA y la unidad documental solicitante.

2.12.2.2. El Funcionario/a del MAG solicita a la encargada que se le gestione el préstamo inter-bibliotecario para uno o varios documentos que le interesan, indicando, generalmente, la unidad de documentación que lo posee.

2.12.2.3. El Encargado/a llena la 7F06, Carta de solicitud y devolución de documentos al Centro de Información, la imprime para ser firmada por la persona encargada del préstamo inter-bibliotecario, agrega sello del SUNII, hace una fotocopia, y la entrega al Funcionario/a interesado/a en el documento.

2.12.2.4. El Funcionario/a interesado/a lleva la 7F06, Carta de solicitud y devolución de documentos al Centro de Información a la unidad de documentación que realiza el préstamo.

2.12.2.5. El Encargado/a anota el nombre y el teléfono del Funcionario/a interesado/a en la copia de la 7F06, Carta de solicitud y devolución de documentos al Centro de Información, y la archiva en la carpeta de “Solicitudes de préstamo a otras instituciones”.

2.12.2.6. A estos documentos se le da un estricto seguimiento, manteniendo contacto con el Funcionario/a que solicitó el servicio, con el fin de hacer la devolución del documento en el tiempo indicado y en buen estado; de manera que asegure mantener el convenio y las buenas relaciones interinstitucionales.

2.12.2.7. El Encargado/a en el tiempo determinado para la devolución, llena la 7F06, Carta de solicitud y devolución de documentos al Centro de Información, la imprime, la firma, la sella y se hace una fotocopia.

2.12.2.8. Entrega el original de la 7F06, Carta de solicitud y devolución de documentos al Centro de Información al Funcionario/a para que lo adjunte al documento y lo devuelva a la unidad de documentación que hizo el préstamo.

2.12.2.9. La copia de la 7F06, Carta de solicitud y devolución de documentos al Centro de Información la archiva como prueba de la devolución.

2.12.2.10. El Funcionario/a realiza la devolución del documento a la unidad respectiva.

2.12.2.11. Todos los usuarios/as atendidos y los servicios brindados son registrados en la 7F05, Boleta para el registro diario de usuarios, que sirve para alimentar la base de datos de servicios, y mantener las estadísticas mensuales y anuales de servicio del SUNII; y se continúa en el apartado 2.14.

2.13. Elaboración de estadísticas de usuarios/as y servicios del CENIDA:

2.13.1. Una vez a la semana, el Digitador/a ingresa los datos contenidos en las 7F05, Boleta para el registro diario de usuarios, en la base de datos ESTAD.

2.13.2. Los primeros días de cada mes, analiza la información contenida en la base de datos ESTAD, por medio de búsquedas en diferentes campos: por cada tipo de usuario atendido, para determinar cuántos usuarios se atendieron en el mes y si son Funcionarios/as del MAG, y a cual departamento pertenecen. Luego se hacen las búsquedas por servicios brindados, por signaturas de documentos prestados y temas solicitados, para cada tipo de usuario/a registrado.

2.13.3. En un editor de texto (Word), se elaboran y llenan varias tablas generales: una indica los Funcionarios/as MAG, con el departamento al que pertenecen, el nombre de cada uno y el número de visitas en ese mes. Otras tablas son para el número de usuarios de otras instituciones, otros países, documentos facilitados, signaturas de monografías, títulos de revistas, y temas solicitados. Las tablas elaboradas se imprimen.

2.13.4. En Excel elabora un cuadro donde se copian los datos numéricos obtenidos de las tablas generales. Se hacen las sumatorias para obtener los resultados totales de usuarios y servicios.

2.13.5. Con los resultados obtenidos en Excel, se llena el “Cuadro de estadísticas mensuales” elaborado en Word; desde donde se visualizan los totales de usuarios/as atendidos y servicios brindados; y lo imprime.

2.13.6. Tanto el registro de usuarios, como el “Cuadro de estadísticas mensuales” y las tablas impresas, se entregan al Encargado/a del Área de Servicios del CENIDA, para su información, y los remite al Coordinador/a del CENIDA.

2.13.7. El Coordinador/a del CENIDA los revisa y traslada el “Cuadro de estadísticas mensuales” al Jefe/a del SUNII.

2.13.8. El Jefe/a del SUNII realiza la elaboración o respaldo de informes que solicitan las autoridades del MAG.

2.13.9. El Coordinador/a del CENIDA descarta el registro de usuarios/as, y archiva las tablas con información general.

2.13.10. El Digitador/a, una vez concluida la actividad anterior, exporta los registros correspondientes al mes de la base de datos ESTAD a la STADI, donde se almacenan todos los registros. La base de datos ESTAD se deja en cero, para empezar el registro de usuarios/as del nuevo mes.

2.13.11. Al iniciar un nuevo año, el Digitador/a, elabora estadísticas acumulativas del año terminado, siguiendo el procedimiento mensual, pero desde la base de datos STADI, que es la que acumula todos los registros de usuarios/as y servicios.

2.13.12. El Digitador/a imprime la estadística anual elaborada, y se la entrega al Coordinador/a y al personal del CENIDA.

2.13.13. El Coordinador/a del CENIDA archiva la estadística anual en el expediente respectivo, para se utilizada en la elaboración de informes, y dar seguimiento al servicio de atención de usuarios, y FIN.

2.14. Trámite de inscripción de documentos en registros internacionales:

2.14.1. La dependencia o el Funcionario/a del MAG, autor de cualquier documento que desee publicar, hace la solicitud al SUNII, verbal o por escrito, para inscribirlo en un registro internacional (ISBN, si se trata de una monografía o ISSN, si es una publicación periódica tipo revista), lo cual se debe hacer antes que se publique dicho documento.

2.14.2. El Coordinador/a del CENIDA solicita al interesado/a una serie de requisitos para realizar el trámite de inscripción, los cuales exige la Biblioteca Nacional, tanto del autor como de la dependencia. También solicita entregar copia de la portada del documento que desea publicar.

2.14.3. Ingresa a la página web de la Biblioteca Nacional y llena el formulario correspondiente a solicitudes ISBN; utilizando la clave asignada por la misma biblioteca. Este formulario se imprime para ser archivado posteriormente.

2.14.4. En un período determinado (generalmente un día), la Biblioteca Nacional responde a la solicitud del SUNII, con otro formulario debidamente lleno, donde se indican los datos principales del documento a publicar y el ISBN que fue asignado. Este formulario se imprime para ser archivado posteriormente.

2.14.5. Elabora una ficha catalográfica para el documento a publicar, incluyendo el ISBN asignado por la Biblioteca Nacional. Esta ficha se imprime para ser archivada posteriormente y entregarle copia al autor cuando lo amerita.

2.14.6. Se le notifica al autor o a la dependencia que la solicitud fue tramitada y le hace llegar la ficha catalográfica con el número asignado, ya sea por correo electrónico o en forma impresa, para que lo incluya en el documento a publicar.

2.14.7. Archiva el formulario de solicitud, el de respuesta, y la ficha catalográfica, juntas como documento de referencia.

2.14.8. Una vez que el documento sale de la imprenta, el autor debe entregar, al menos, una copia al SUNII para que se incluya en el acervo bibliográfico y tres copias para ser enviadas a la Biblioteca Nacional.

2.14.9. Si el documento para el cual se solicitó el ISBN no llega a publicarse, la encargada del trámite debe comunicarlo a la Biblioteca Nacional para que estén enterados y procedan según corresponda, y FIN.

2.15. Coordinación del Comité Técnico de la REDNIA:

2.15.1. El Coordinador/a del Comité Técnico de REDNIA convoca a los integrantes a reuniones periódicas, para definir planes de trabajo anuales o realizar actividades específicas.

2.15.2. El plan se envía a los centros participantes de la Red para su aprobación, y a FITTACORI para justificar los recursos que se le asignan a REDNIA, como participante del SNITTA.

2.15.3. Desarrollo de actividades programadas: En general se realizan cursos o charlas para capacitar a miembros de la REDNIA, el foro anual, reuniones para mejorar acciones de REDNIA; entre otras cosas, que respondan a las necesidades de los miembros de la Red. Anualmente se organiza el foro ordinario de la Red y cuando se amerita, se organizan foros extraordinarios, de acuerdo a lo indicado en el apartado 2.17.

2.15.3.1. Actividades para el fortalecimiento de la REDNIA:

· Apoyo técnico: Se brinda apoyo técnico a unidades de la Red que así lo soliciten, principalmente en el manejo del software Winisis.

· Visita a unidades documentales: Periódicamente, se visitan algunas unidades de documentación para invitarles a formar parte de la Red, o bien, para motivarlos a participar más activamente en la misma.

· Gestión de recursos: Se gestionan y canalizan apropiadamente los recursos de cooperación técnica y financiera, provenientes de fuentes externas e internas.

· Establecimiento de normativas: Constantemente, se revisa la normativa existente para su actualización y/o se establecen nuevas normativas, según se requiera, con la colaboración del Comité Técnico.

· Promoción de actividades cooperativas: Se promueven actividades de carácter cooperativo, entre los integrantes de la Red, como es el caso de la Biblioteca Digital Agropecuaria.

· Convenios interinstitucionales: En colaboración con el Comité Técnico, se promueven convenios interinstitucionales u otras formas de coordinación, tanto a nivel nacional como internacional.

· Fortalecimiento de centros participantes: Conjuntamente con el Comité Técnico, se promueve el fortalecimiento de los centros participantes, en cuanto a equipo, material bibliográfico u otros requerimientos establecidos.

2.15.3.2. Organización del Foro anual, de acuerdo a lo indicado en el apartado 2.17.

2.15.3.3. Desarrollo de productos:

· Elaboración del directorio: Se elabora un directorio de instituciones participantes en la Red y se actualiza periódicamente, con la información proporcionada por cada Centro participante.

· Web REDNIA: Se da mantenimiento al sitio web de la REDNIA, según las sugerencias de los miembros o según las necesidades presentadas.

· Alimentación de la base de datos REDNIA: Periódicamente se alimenta la base de datos REDNIA con los registros aportados por todos los centros participantes, de acuerdo a lo indicado en el apartado 2.18.

· Redacción de informes: De las actividades desarrolladas se redactan y presentan informes, dependiendo del caso, a la asamblea general en el Foro anual o extraordinario, a autoridades o a FITTACORI, y FIN.

2.16. Organización del Foro Ordinario de REDNIA:

2.16.1. En reunión del Comité Técnico se determina la fecha exacta en que se realiza el foro ordinario anual.

2.16.2. Los miembros del Comité Técnico proponen las actividades a tratar en el foro, relacionadas con capacitación o superación personal, con elección de miembros del comité y la logística para realizar el evento.

2.16.3. De acuerdo con las actividades, se determinan responsabilidades para cada miembro del Comité Técnico, de manera que todos tengan a cargo alguna gestión.

2.16.4. Se hace una lista de posibles lugares donde se puede desarrollar el foro y se hacen los contactos y las gestiones administrativas necesarias, hasta determinar el lugar que cuente con las condiciones de disponibilidad de sala, capacidad de espacio, equipo necesario y sin costo.

2.16.5. Según los temas a tratar, se hace una recopilación de nombres de posibles expositores.

2.16.6. El Coordinador/a de REDNIA contacta a los expositores indicando el tema a tratar, la fecha y el lugar determinado.

2.16.7. De acuerdo con las actividades definidas para desarrollar, el Coordinador/a de REDNIA redacta una propuesta de programa o agenda a realizar durante el foro, y consigue la aprobación del Comité Técnico.

2.16.8. Redacta y envía a cada miembro la invitación al foro, indicando fecha y lugar donde se realizará y la fecha límite para confirmar la asistencia. También se publica en la página web de REDNIA (www.rednia.go.cr).

2.16.9. Solicita a dos o tres empresas que dan servicio de catering, presupuestar el costo de alimentación, generalmente café con bocadillos, para la cantidad de personas que se estime participarán en el foro.

2.16.10. Entre las ofertas recibidas para el servicio de catering, el Coordinador/a de REDNIA, escoge la que más convenga según el presupuesto con el que se cuente.

2.16.11. Llena el formulario denominado F1 para solicitar a FITTACORI la cancelación del servicio de catering, se adjunta la proforma de la empresa elegida y se sacan copias a ambos documentos, que lleva a la Secretaria de FITTACORI, la cual firma las copias como recibidas.

2.16.12. Después de presentar la F1 a FITTACORI se dan unos dos días para retirar el respectivo cheque.

2.16.13. Define las necesidades de papelería y documentos de apoyo, para hacer los trámites administrativos para la adquisición y de distribución de signos externos tanto de REDNIA, como de los miembros.

2.16.14. A aquellos miembros de la Red que no hayan confirmado su asistencia se les hace una llamada telefónica para corroborar que recibieron la invitación y se les solicita confirmar lo antes posible.

2.16.15. Redacta un informe de las labores realizadas por el Comité Técnico y en especial por el centro de enlace de la red, para ser presentado a los miembros asistentes al foro.

2.16.16. Desarrollo del foro:

2.16.16.1. Inscripción de participantes.

2.16.16.2. Se sigue lo planteado en la agenda.

· Se concretan las actividades de capacitación o desarrollo humano.

· Se presentan y discuten los informes.

· Se nombran los miembros del Comité Técnico que correspondan, si es del caso.

· Se brinda el servicio de alimentación.

2.16.17. Una vez recibido el servicio del catering, el Coordinador/a de REDNIA cancela con el cheque extendido por FITTACORI.

2.16.18. Llena el formulario denominado F2 para liquidación de cheques, adjunta la factura elaborada por la empresa que ofreció el servicio de catering, fotocopia ambos documentos, y los entrega a la Secretaria de FITTACORI, quien firma las copias como recibidas.

2.16.19. Redacta notas de agradecimiento para las personas que colaboraron con la realización del foro, en especial a los charlistas invitados.

2.16.20. Elabora un informe con todo lo acontecido durante el desarrollo del foro y se circula entre los miembros.

2.16.21. Todos los documentos requeridos para gestionar la realización del foro, tales como el informe presentado por el centro de enlace, los formularios F1 y F2, facturas, invitaciones, cartas enviadas y el programa desarrollado, los archivada en la carpeta de REDNIA, según el año de realización.

2.16.22. Publica el informe del Foro en la página web de REDNIA, y FIN.

2.17. Alimentación de la base de datos REDNIA:

2.17.1. El Coordinador/a de CENIDA solicita por correo electrónico a los centros participantes de la red, el envió de los registros de los últimos documentos ingresados en su unidad, que tengan relevancia para el sector agropecuario y de producción nacional, principalmente los generados por su institución.

2.17.2. Los registros ingresan al CENIDA, generalmente, al correo electrónico rednia@mag.go.cr como un archivo adjunto, en formato Word.

2.17.3. El Coordinador/a de CENIDA, realiza una revisión del listado de registros enviados por cada centro participante, para comprobar que contengan los datos necesarios, como autor, título, lugar y fecha de publicación, publicador, cantidad de páginas, descriptores y cuando sea posible la dirección url para aquellos que también estén en formato electrónico.

2.17.4. Si los registros no contienen los datos necesarios, envía otro correo electrónico solicitando los datos que faltan y se regresa a la actividad 2.18.2., caso contrario están completos y continúa en la actividad 2.18.5.

2.17.5. Comprueba en la de la base de datos AGRIN, si los títulos han ingresado a la base con anterioridad.

2.17.6. Si el registro está en la base de datos y no fue reportado por el Centro participante se agregan las siglas de esa Institución en el campo de ubicación, lo marca en el listado como ingresado y se continúa en la actividad 2.18.9.

2.17.7. Si el registro no está en la base de datos, verifica cada campo para asegurarse que las entradas están de acuerdo con 7E01, Metodología AGRIS de la FAO para la catalogación de documentos, y que los descriptores estén de acuerdo con el 7E02, Tesauro multilingüe AGROVOC de la FAO.

2.17.8. En caso de ser necesario realiza las correcciones que correspondan.

2.17.9. Coloca el listado en la carpeta OTROS de su computadora con el nombre que identifique a la Institución que lo envió y comunica al Digitador/a que hay un nuevo listado.

2.17.10. El Digitador/a graba el listado en su computadora e ingresa los datos en la base AGRIN2, respetando la metodología AGRIS/CARIS, de la FAO.

2.17.11. Imprime el listado de los datos ingresados en la base AGRIN2 y lo remite al Coordinador/a de CENIDA.

2.17.12. El Coordinador/a de CENIDA revisa el listado y comprueba que los datos ingresados están correctos. En caso necesario solicita al Digitador/a realizar las correcciones que correspondan.

2.17.13. El Digitador/a exporta los registros de la base AGRIN2 en un archivo .iso, y se lo remite al Coordinador/a de CENIDA.

2.17.14. El Coordinador/a de CENIDA copia el archivo .iso en su computadora y revisa los datos, en caso necesario realiza las correcciones pertinentes.

2.17.15. Los nuevos registros los copia en la base de datos AGRIN y los exporta a la base de datos REDNIA para su actualización.

2.17.16. Realiza exportaciones periódicamente y las copia en el sitio ftp://catie.ac.cr/bnuevas para que sean actualizadas en internet por el personal de la Biblioteca Conmemorativa Orton, y FIN.

2.18. Conformación del Comité Técnico Editorial:

2.18.1. El Comité Técnico Editorial a nivel del MAG, norma la producción de documentos técnicos de carácter agropecuario.

2.18.2. El Coordinador/a del Área de Gestión de Conocimiento Tecnológico (como Coordinador/a de ese Comité), se encarga de convocar a reunión a sus miembros; por medio de cartas dirigidas a los directores de las cuatro Direcciones Técnicas del MAG, a saber: SENASA, Dirección Superior de Operaciones Regionales y Extensión Agropecuaria, Servicio Fitosanitario del Estado y al INTA.

2.18.3. Solicita la designación de los representantes que integran el Comité. De acuerdo con el 7E06, Decreto 26694, el CTE-MAG debe estar conformado por profesionales de diferentes disciplinas, y puede ser de carácter permanente o ser constituido para analizar y aprobar un escrito específico.

2.18.4. El Comité Técnico Editorial norma el procedimiento de aprobación y lo comunica a los autores potenciales y al SUNII.

2.18.5. El Coordinador/a del Área de Gestión de Conocimiento Tecnológico (Editor) prepara una agenda de trabajo, que presenta a los miembros del comité, esta puede incluir aspectos relacionados con el proceso de normalización de actividades relacionadas con la edición técnica, o para la aprobación de escritos para su publicación.

2.19. Generación de documentos técnicos del SUNII:

2.19.1. El primer requisito para iniciar la generación de un documento técnico, es que esté contemplado como prioritario por los Jerarcas del MAG y las entidades que financian proyectos para publicación de textos técnicos.

2.19.2. Para poder generar un documento técnico, debe haberse manifestado la necesidad por algún grupo del sector agropecuario.

2.19.3. Se define una estrategia para realizar una investigación de carácter bibliográfico, que incluye la recopilación, organización y análisis de la información disponible acerca del rubro y los temas a tratar.

2.19.4. Una vez concluida la revisión de literatura, se selecciona la información más actualizada y pertinente que debe ser incluida en la confección del documento.

2.19.5. Se busca información adicional con profesionales y técnicos de campo con experiencia, y de la información que domina el productor en ese rubro. Una vez recopilada toda la información, se analiza para decidir cual es pertinente y debe incorporarse al texto.

2.19.6. Con base a una estructura definida en el SUNII, se redacta el texto bajo los temas ahí estipulados; además, se busca la actualización tecnológica, la utilidad y la fácil comprensión de los escritos por el público meta.

2.19.7. El último borrador se envía a aprobación, y se procede según lo indicado en el apartado 2.22.

2.20. Recepción de documentos generados por especialistas externos:

2.20.1. Por medio de cartas se reciben solicitudes para publicar documentos técnicos, los cuales pueden ser elaborados por diferentes profesionales, ya sea funcionarios/as del MAG o de otra Institución gubernamental, ente privado, Universidades, etc. Es importante recalcar que para ser aceptada la solicitud, debe cumplir con dos requisitos importantes. Primero que haya sido revisado por un grupo local de profesionales en donde fue generado. Segundo, estar contemplado como prioritario para el sector agropecuario tanto por las altas autoridades del MAG y la entidad que financie la publicación.

2.20.2. Una vez cumplidos los requisitos anteriores, se recibe el documento e inicia el proceso de edición dentro del AGCT con la revisión preliminar del texto, principalmente se busca en él coherencia, actualidad, utilidad y un desarrollo coloquial de los temas que facilite la comprensión y adopción de los mismos por el público meta. Si es del caso, el Editor debe efectuar una ligera investigación bibliográfica para actualizar o ampliar conceptos, y continúa en el apartado 2.22.

2.21. Aprobación de la primera instancia de documentos a editar:

2.21.1. El Editor, Coordinador/a del CTE-MAG, somete a consideración de los miembros del comité, los escritos técnicos. En el análisis se toma en cuenta la calidad técnica, actualidad y claridad del escrito; sin embargo, normalmente se busca mayor criterio para decidir la aprobación del documento, por lo que solicita la participación de revisores especialistas en el tema particular, los cuales en lo posible serán anónimos, o sea el autor no se enterará quien revisa su escrito.

2.21.2. El Comité Técnico Editorial decide si continúa el proceso de edición, en caso de rechazo se le comunica al autor; de lo contrario se pasa al apartado 2.23.

2.22. Revisión por parte de especialistas externos:

2.22.1. El Editor se comunica con los revisores designados, para solicitarles la colaboración en la revisión de un escrito; personalmente o por correo le entrega el documento, le indica los criterios de evaluación y le da un plazo tentativo para la devolución del mismo. Posteriormente se reúnen para discutir el contenido y al final, por escrito, el revisor le dirige una carta al CTE-MAG con sus observaciones y si es o no conveniente, de acuerdo con su punto de vista, la publicación.

2.22.2. Con las observaciones de los revisores, de los miembros del CTE-MAG y las propias, el Editor se reúne con el autor del documento, para comunicarle la aprobación o no para su publicación. Si el escrito es aprobado se discuten las observaciones y se define una estrategia de publicación, ya sea con fondos del autor, del MAG o de un ente de financiamiento. En caso de requerirse financiamiento se continúa en el apartado 2.24., caso contrario continúa en la actividad 2.23.3.

2.22.3. Una vez incluidas en el escrito, si fueron pertinentes, las observaciones de los revisores, del Editor y de los miembros del Comité Técnico Editorial, se vuelve a someter a consideración del Comité, para darle la aprobación definitiva para su publicación, y se continúa en el apartado 2.25.

2.23. Gestión de recursos con entes externos para financiar las publicaciones:

2.23.1. Se elabora un anteproyecto para ser presentado a instancias que lo puedan financiar, a fin de lograr la publicación de documentos técnicos.

2.23.2. Se elaboran proyectos, de acuerdo con las normas que exige el ente de financiamiento, ya sea con FITTACORI, FUNDECOPERACION, Asociación Costarricense de la Ciencia del Suelo, entre otras; el CTE lo analiza, y lo aprueba.

2.23.3. Se entrega el proyecto al ente de financiamiento y es sometido, de acuerdo a las regulaciones que se tengan, a consideración de las autoridades competentes.

2.23.4. El proyecto es aprobado, rechazado o solicitan efectuarles modificaciones para ser aprobado, en tal caso se devuelve a la actividad 2.24.2. Cuando el proyecto se rechaza se archiva, y FIN. Si es aprobado, se siguen las normas del ente de financiamiento para hacer efectivo el uso de los recursos.

2.23.5. Los recursos son invertidos en diferentes actividades relacionadas con la edición y publicación de documentos.

2.23.6. Según corresponda, se presentan informes de avance o finales del proyecto, a solicitud del ente de financiamiento y de las autoridades del MAG; y se continúa en el apartado 2.25.

2.24. Publicación y distribución de documentos editados:

2.24.1. Una vez aprobado el texto, se realizan los detalles de digitación y diagramación previas para ser enviado a la Imprenta.

2.24.2. Se solicita la inscripción del ISBN de acuerdo a lo establecido en el apartado 2.15.

2.24.3. Una vez diagramado el documento, se coordina con la Imprenta Nacional u otra imprenta para la publicación del documento. Se comienza con los trámites para solicitar la cotización o proforma del trabajo. La imprenta entrega la cotización, la misma es analizada por funcionarios/as del SUNII o los encargados de la publicación, si están de acuerdo y existen los recursos necesarios para efectuar el pago, se le indica a la imprenta que inicie el proceso de digitación y diagramación final.

2.24.4. La imprenta entrega un máximo de tres borradores o pruebas, que deben ser revisados exhaustivamente por el Editor, y si es del caso también por el autor. Esto se presenta debido a que el formato de trabajo de la imprenta es diferente al que se usa en el SUNII, por lo tanto, pueden ocurrir diferencias y errores involuntarios. Cuando todo esta correcto, el Editor autoriza a la imprenta para su reproducción.

2.24.5. Una vez terminado el trabajo de reproducción la imprenta se lo comunica al Editor para su respectiva entrega. La distribución de la publicación depende de la forma que fue financiada su reproducción.

2.24.6. En todos los casos se deben destinar 11 ejemplares para hacer los depósitos de ley, a saber: Biblioteca Nacional (tres ejemplares), Biblioteca de la Asamblea Legislativa, Biblioteca García Monge de la UCR, Biblioteca de la UNA, del ITCR y de la UNED, Dirección del Archivo Nacional, Biblioteca del Ministerio Justicia y Gracia y Registro de Derechos de Autor.

2.24.7. También se le entregan un número determinado al CENIDA para atender compromisos con los miembros de la REDNIA y propios del centro de información.

2.24.8. Cuando la publicación es financiada por una organización que pretende comercializar la obra, se le entrega la mayor parte de la producción, para que disponga de ella; sin embargo, se le solicitan un total de 200 ejemplares para ser distribuidos entre las distintas Agencias de Servicios Agropecuarios del MAG.

2.24.9. Cuando la publicación se financia con fondos del MAG, la distribución es gratuita, normalmente se entregan ejemplares a las Agencias para apoyar la labor de extensión o se distribuyen por solicitud de los interesados, para apoyar labores de capacitación.

2.24.10. También se le solicita a la imprenta que entregue una copia del archivo, para que sirva de respaldo y un archivo en formato PDF para incorporarlo a la biblioteca digital de la web institucional.

2.24.11. Una vez entregado el tiraje del documento se efectúan los trámites de cancelación del pago por el trabajo, el cual se hace de acuerdo a los procedimientos definidos por los entes que financian la misma.

2.25. Rediseño del sitio web:

2.25.1. El encargado/a del Área de Gestión de Información Electrónica (el Jefe/a del SUNII asume las funciones de este puesto como recargo) recibe una solicitud o se percata de una necesidad para hacer cambios en la estructura, el aspecto gráfico o en la organización de archivos del sitio web.

2.25.2. Si se trata de cambios en la estructura o aspecto gráfico, se debe revisar si existe presupuesto para realizar las contrataciones respectivas. Si no existe presupuesto, es necesario analizar la posibilidad de crear uno nuevo que le dé contenido a la sub-partida, ya sea por medio de modificaciones presupuestarias o por medio de asignación de recursos en un presupuesto extraordinario u ordinario para el próximo año.

2.25.3. Si se cuenta con presupuesto, se contacta la empresa que diseñó el sitio para proponerle realizar los cambios necesarios.

2.25.4. Se inicia un proceso de desarrollo y aprobación que incluye el análisis de bocetos o diseños, pruebas piloto, y otros.

2.25.5. Una vez aprobado el diseño se incluye en el servidor web del MAG.

2.25.6. Se procede a efectuar la migración del contenido del sitio antiguo al nuevo.

2.25.7. Si se trata de cambios en la organización de los archivos, se procede, dependiendo del caso, a crear, o modificar los menúes o los sub-sitios o a crear nuevos archivos.

2.25.8. Se realiza la capacitación, si fuera del caso, a los usuarios administradores del nuevo sitio o sobre la parte modificada.

2.25.9. Una vez verificado que el contenido y estructura es la correcta, se procede a realizar una generación y posterior publicación denominadas “exhaustivas”, y FIN.

2.26. Incorporación o modificación de documentos electrónicos en el sitio web:

2.26.1. Ingresa o envían al SUNII de diversos sitios, documentos para ser incorporados en la web.

2.26.2. Se verifica si el documento está o no en la web. Si está en la web se verifica su vigencia. Si no tiene vigencia, o sea el documento es obsoleto, se descarta o es borrado del repositorio, para luego generar la base de datos de la web y publicarla de nuevo. Si el documento tiene vigencia se mantiene en el repositorio.

2.26.3. Si el documento no está en la web. Se define si el documento está en formato digital. Si está en formato digital se verifica el tipo de formato (pdf, doc. Excel, etc.), para modificarlo o transformarlo a formato compatible, si es del caso y luego se define la ubicación en el repositorio electrónico. Si el documento no está en formato digital, se digitaliza y una vez en el formato adecuado (pdf, doc, etc.) se define la ubicación en el repositorio electrónico.

2.26.4. Con respecto a la ubicación se define si el documento estará o no en la biblioteca digital.

2.26.5. Si se requiere ingresar a la biblioteca digital, se le asigna un número consecutivo o código alfanumérico (compuesto por una letra y un número de cinco dígitos), se anota en el registro y se ingresa al repositorio respectivo.

2.26.6. Si no requiere ingresar a la biblioteca digital (documentos administrativos, entre otros) se codifica de acuerdo a la ubicación y origen, luego se ingresa en el repositorio respectivo.

2.26.7. Si se requiere incorporar en la base de datos, después de codificado e incorporado en el repositorio, se envía copia digital al Encargado/a de Registro y Procesamiento de Documentos, quien verifica si existe un documento físico en la colección del SUNII, para hacer la anotación correspondiente en el registro consecutivo.

2.26.8. Se digita el título del documento en la sección respectiva, de acuerdo a la definición o decisión del usuario/a o Coordinador/a del Área de Gestión de Información Electrónica, se efectúan la liga o enlace del título respectivo al archivo correspondiente en el repositorio, se genera y publica, y FIN.

2.27. Inclusión o modificación de información en la sección de avisos y noticias del sitio web:

2.27.1. Surge la necesidad de publicar, modificar o borrar un aviso o una noticia, por parte de un Funcionario/a del MAG, o una persona u organización externa.

2.27.2. Si el mensaje es nuevo, no existe en la página y tiene actualidad, se incorpora el texto correspondiente en la sección de “avisos y noticias” de la web MAG, utilizando para ello la herramienta de administración Hermes.

2.27.3. Se le hacen modificaciones de redacción y estilo (tipo, tamaño de letra, estructura, y otros), si es del caso; luego se genera y publica.

2.27.4. Si el aviso tiene documentos adjuntos, se verifica que no existan en el sitio. Si existen se hace la liga o vínculo electrónico correspondiente, y si no existe, se codifica y se incorpora de acuerdo a lo establecido en el apartado 2.27., luego se hace la liga o vínculo, se genera y publica.

2.27.5. Si el mensaje existe en la sección de “avisos y noticias” y se desea modificar se regresa a la actividad 2.28.3.

2.27.6. Si el mensaje existe en la sección de “avisos y noticias” y no tiene vigencia, se procede a borrar el texto correspondiente, se genera, se publica, y FIN.

2.28. Incorporación o modificación de información sobre contactos en el sitio web:

2.28.1. Se debe distinguir si se trata de información sobre las oficinas centrales o regionales, o si se trata de otras oficinas con sitio web independiente.

2.28.2. Si se trata de otras oficinas con sitio web independiente (SENASA, SFE), se efectúa un enlace en la sección “Contáctenos” del sitio web MAG a la dirección electrónica del directorio en la web respectiva.

2.28.3. Si es de oficinas centrales o regionales, se debe distinguir si hay que modificar todo el directorio telefónico, actualizar el directorio o modificar o agregar un número nuevo, o actualizar el directorio de correos electrónicos.

2.28.4. Si es modificar todo el directorio telefónico se debe proceder a:

· Planificar el levantamiento de la información.

· Se llama o visita cada oficina para verificar o agregar números, nombre de personas o dependencias.

· Se consolidan en un archivo todos los cambios.

· Se incorpora el archivo digital en el formato correspondiente.

· Se revisa y verifica la información.

· Se exporta el contenido a la sección de contactos y se sustituyen los archivos.

· Se genera y se publica.

2.28.5. Si se trata de una modificación o agregar datos:

· Se recibe solicitud o se hace de oficio al comprobar un error o necesidad de cambio.

· Se agrega o modifica el contenido.

· Se corrige el archivo tipo documento y el html, ya que se maneja en dos versiones.

· Se genera y se publica.

2.28.6. Si se trata de una modificación del directorio de correos electrónicos:

· El Área Informática del MAG envía el documento con el directorio de correos electrónicos actualizados.

· Se edita contenido.

· Se sustituye archivo antiguo.

· Se genera y se publica, y FIN.

2.29. Incorporación o modificación de link o vínculos en el sitio web:

2.29.1. Se solicita o necesita ligar el sitio web MAG con una organización o sitio de interés agropecuario o afín al ministerio.

2.29.2. Se procede a verificar la dirección electrónica del sitio a ligar.

2.29.3. Se incorpora el texto del nombre del enlace en la sección “enlaces de interés” del sitio web MAG.

2.29.4. Se establece la liga incorporando la dirección electrónica.

2.29.5. Se verifica el enlace electrónico.

2.29.6. Se genera y se publica.

2.29.7. Periódicamente se verifica vigencia de la liga, si está vigente se mantienen, si no corresponde se borra o corrige. Luego se genera y publica y FIN.

2.30. Incorporación o modificación de información sobre dependencias en el sitio web:

2.30.1. El Coordinador/a del Área de Gestión de Información Electrónica recibe una solicitud para ingresar nueva información o modificar la existente relacionada con una dependencia, que tiene una sección en el sitio web MAG.

2.30.2. Se define ubicación. Si la sección no existe se procede a la creación de un archivo nuevo donde es incorporada la información suministrada en el sitio correspondiente. Si la sección existe y la información no está en formato digital, se digitaliza.

2.30.3. Si la información está en formato digital o ha sido digitalizada, se adapta el contenido a la estructura y tipología definida para la sección respectiva, se ingresa el texto en la web, se genera y se publica.

2.30.4. Si se requiere incorporar documentos adjuntos o efectuar ligas o vínculos a otras páginas o documentos, se procede de la siguiente forma:

· Si el documento existe en la web se incluye el texto identificador o título, se efectúa la liga, se genera y publica.

· Si el documento no existe, se incorpora en el repositorio una vez codificado, se incluye el texto identificador o título, se liga, se genera, se publica..

3. DOCUMENTOS DE REFERENCIA

7E01, Metodología AGRIS de la FAO para la catalogación de documentos

7E02, Tesauro multilingüe, AGROVOC de la FAO

7E03, Decreto Ejecutivo 35752

7E04, Esquema de categorías de materias de la FAO

7E05, Ley de derechos de autor y derechos conexos

7E06, Decreto 26694

7F01, Hoja de insumos de la base de datos LEG

7F02, Hoja de insumo de la base de datos AGRIN

7F03, Hoja de insumo de la base de datos REVIS

7F04, Boleta de préstamo

7F05, Boleta para el registro diario de usuarios

7F06, Carta de solicitud de documentos al Centro de Información

7P05, Gestión de las compras

4. CONTROL DE VERSIONES

Versión	Fecha	Origen del cambio

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN

JEFE/A DE ÁREA

MINISTRO/A