Ministerio de Agricultura y Ganadería  de la República de Costa Rica

Banco Interamericano de Desarrollo

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Costa Rica

 

 

 

 

 

Programa de Desarrollo Sostenible de la Cuenca Binacional del Río Sixaola

 

 

Ley Nº 8639

 

 

 

Reglamento Operativo del Programa

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Noviembre  2011

CONTENIDO

Sección 1

Disposiciones generales

1. Objetivo del Reglamento Operativo
2. Marco Legal
3. Fechas de vigencia y terminación del Programa
4. Vigencia y modificaciones
5. Objetivo y descripción del Programa
6. Costo, financiamiento y recursos adicionales
7. Área de cobertura
8. Beneficiarios del Programa

Sección 2

Organización para la Ejecución

         I.          Consejo Asesor del Programa

      II.          Comité de Cuenca del Río Sixaola

   III.          Los Comités de Distrito

   IV.          Unidad Coordinadora del Programa

      V.          Dependencias del Ministerio de Agricultura y Ganadería

   VI.          Organizaciones, cívicas, comunitarias, ambientales y productivas

VII.          Otros Ministerios e Instituciones Gubernamentales

Sección 3

Planificación del Programa

1. Plan Operativo Anual
2. Procedimientos de adquisiciones, contratación de obras, bienes, servicios y consultorías
3. Administración de fondos del Préstamo
4. Auditorías
5. Seguimiento y Evaluación
6. Mantenimiento
7. Supervisión del Programa

Sección 4

Estrategia de Intervención del Programa

1. Modalidad de ejecución del Programa
2. Condiciones para la inversión en proyectos
3. Ciclo de proyectos
4. Proceso de implementación de los proyectos por el MAG

Anexos

1. Criterios de elegibilidad y mérito: de organizaciones y proyectos
1. Requisitos y parámetros para la elegibilidad de organizaciones beneficiarias
2. Criterios para la elegibilidad de proyectos
3. Criterios de mérito para proyectos
2. Formato para la presentación de proyectos (resumen y perfil detallado)
3. Lista de revisión para la aprobación del proyecto por el Comité de Cuenca del Río Sixaola (CCRS)

 

 

Siglas y Abreviaturas

 

ADc	Asociaciones de Desarrollo Comunal
ADI	Asociaciones de Desarrollo Integral
ASADAS	Asociaciones Administradores de Acueductos Rurales
AT	Asistencia Técnica
CAP	Consejo Asesor del Programa
CCRS	Comité de la Cuenca del Río Sixaola
CD	Comités Distritales
CNE	Comisión Nacional de Emergencias
COVIRENAs	Comités de Vigilancia de los Recursos Naturales
crdhva	Consejo Regional de Desarrollo de la Región Huétar Vertiente Atlántica
bid	Banco Interamericano de Desarrollo
EIA	Estudios de Impacto Ambiental
erds	Estrategia Regional de Desarrollo Sostenible
GEF	Global Environment Facility
ICT imas	Instituto Costarricense de Turismo Instituto Mixto de Ayuda Social
JAPDEVA	Junta de Administración Portuaria y Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica
MAG	Ministerio de Agricultura y Ganadería
MH	Ministerio de Hacienda
MINAET	Ministerio del Ambiente, Energía y Telecomunicaciones
mopt	Ministerio de Obras Públicas y Transporte
PILA	Parque Internacional la Amistad
PIOTF	Plan Indicativo de Ordenamiento Territorial Funcional
Poa	Plan Operativo Anual
rop SEP	Reglamento Operativo del Programa Seguimiento y Evaluación del Programa
ucp	Unidad Coordinadora del Programa

SECCIÓN 1

DISPOSICIONES GENERALES

 

                                                                                                                                     I.          Objetivo del Reglamento

 

Este Reglamento tiene como objetivo establecer las normas, procedimientos y criterios que rigen la ejecución de los recursos externos del Programa de Desarrollo Sostenible de la Cuenca Binacional del Río Sixaola en adelante denominado “el Programa”, destinados a  la categoría de inversión 2 del cuadro de costos del préstamo, financiado conjuntamente por el Banco Interamericano de Desarrollo en adelante denominado “el Banco” y el Gobierno de Costa Rica, a través del Organismo Ejecutor o “MAG”, que actuará a través de la Unidad Coordinadora del Programa en adelante denominada “UCP”. Los recursos de contrapartida se ejecutaran según las normativas nacionales aplicables, políticas nacionales, sectoriales y prioridades locales.

 

                                                                                                                                                            II.        Marco Legal

 

El Programa se rige en su ejecución por la ley 8639 del 22 de agosto del 2008, mediante la cual se aprueba el contrato de préstamo N.º 1566/OC-CR, suscrito el 16 de diciembre de 2005, entre la República de Costa Rica y el Banco Interamericano de Desarrollo, hasta por un monto de nueve millones doscientos veinte mil dólares de los Estados Unidos de América (US$9.220.000) y el Contrato Modificatorio N.º 2 del Contrato de Préstamo Nº 1566/OC-CR, celebrado el 14 de noviembre de 2007, referencia LEG/SGO/CID/IDBDDOCS #1209506. Cuando existiera falta de consonancia o contradicción entre las disposiciones de la ley del Programa y las establecidas en este Reglamento Operativo, prevalecerán las disposiciones contenidas en la Ley y el Contrato de Préstamo y demás normas del ordenamiento jurídico nacional aplicable.

 

                                                                                          III.       Fechas de vigencia y terminación del programa

 

El programa tiene vigencia a partir del 22 de agosto del 2008 y su fecha de terminación se define  para 22 agosto del 2012 ó la fecha que las partes determinen para la terminación del Programa.

 

                                                                                                                                   IV.       Vigencia y modificaciones

 

El ROP  tiene vigencia a partir de su publicación en La Gaceta, una vez aprobado por el MAG y la no objeción del BID y su aplicación es de carácter obligatorio.

 

Este Reglamento y sus anexos  pueden ser objeto de modificaciones o cambios como resultado de la experiencia en su implementación  y de las evaluaciones periódicas del Programa, las cuales deberán ser propuestas y aprobadas por el MAG y contar con la no objeción previa del BID.

 

                                                                                                            V.        Objetivos y Descripción del Programa

 

El objetivo general del Programa es mejorar las condiciones de vida de la población de la Cuenca Binacional del Río Sixaola en Costa Rica, mediante intervenciones en los ámbitos: económico, social, ambiental y de gestión local, que contribuyan a la implementación de un modelo de desarrollo sostenible para la misma.  Para el logro de su objetivo, el Programa comprende la ejecución y financiamiento de cuatro componentes.

 

Para cada componente se ha previsto la identificación de proyectos a partir de la demanda que deben ser sometidos a validación y aprobación aplicando el procedimiento de ciclo de proyectos de la sección 4, punto III y criterios establecidos en los Anexo 1 y 2.

 

Componente 1: Gestión Ambiental, Manejo de los Recursos Naturales y Reducción de la Vulnerabilidad

 

Tiene como propósito poner en marcha medidas efectivas que contribuyan a la protección ambiental, el manejo sostenible de los recursos y la reducción de la vulnerabilidad en la cuenca, con participación de la comunidad, con base en la ERDS y su PIOTF. El componente tiene dos sub componentes:

 

Sub Componente de Gestión Ambiental y Manejo de los Recursos Naturales

Se financian y proyectos con base en la demanda, en las categorías elegibles de (i) monitoreo y control de la calidad del agua de fuentes puntuales y no puntuales para proteger la salud de los habitantes y conservar los ecosistemas frágiles de la cuenca, especialmente los de la cuenca baja y zona costera; (ii) actividades de protección comunitaria y control de impactos antrópicos en las áreas protegidas de la cuenca; y (iii) co-manejo de áreas protegidas con participación de las comunidades, incluyendo las indígenas, en especial las COVIRENAS, para participar en el manejo de las mismas. 

 

Sub Componente de Reducción de la Vulnerabilidad

Este sub componente financiará y proyectos con base en la demanda de: (i) regeneración y reforestación de riberas de corrientes de agua y co-manejo de áreas recuperadas con participación comunitaria; (ii) medidas no estructurales de prevención y mitigación de riesgo; (iii) estudios de pre-inversión para el diseño de los proyectos específicos; y (iv) sistemas de alerta y prevención comunitaria del riesgo.

 

Componente 2: Diversificación Productiva

 

El propósito de este componente es propiciar la reestructuración de la base económica de la cuenca, estimulando la diversificación, la competitividad y el uso sostenible de los RRNN. El Propósito es introducir cambios en los modelos existentes de producción y aprovechamiento de los recursos naturales, para garantizar su sostenibilidad y contribuir a diversificar y dinamizar la base económica y productiva regional, así como aumentar las oportunidades de empleo bajo criterios de competitividad y sostenibilidad.

 

Se financiarán y proyectos con base en la demanda, en las categorías elegibles de (i) cultivos alternativos a la producción de musáceas; (ii) producción orgánica y de sistemas agroforestales; (iii) aumento de la productividad mediante técnicas menos agresivas ambientalmente; (iv) transformación de la producción agrícola y encadenamientos productivos; (v) estudios de mercado y apoyo para la comercialización y (vi) capacitación y asistencia técnica.

 

Componente 3: Servicios Públicos e Infraestructura Básica

 

El componente se orienta hacia la inversión pública en infraestructura y servicios básicos, con el fin de aumentar los niveles de cobertura, calidad y accesibilidad de la población a los mismos, estimulando la participación comunitaria y del sector privado en su provisión y gestión, y mejorar la accesibilidad interna y externa de la cuenca.

 

Los proyectos a financiar responden a la demanda de los beneficiarios, en las siguientes categorías elegibles: (i) pequeños sistemas de agua potable y alcantarillado; (ii) saneamiento; (iii) manejo y disposición de desechos sólidos; (iv) electrificación rural; (v) rehabilitación  de caminos rurales y otras obras viales de drenaje y paso (alcantarillas, pequeños puentes); (vi) pequeñas obras civiles de protección para la reducción de la vulnerabilidad ante riesgos naturales y (vii) otra infraestructura básica de apoyo a la producción como mercados, centros de acopio y centros comunales. Dentro de este componente se financiarían también estudios de pre inversión para proyectos en las categorías anteriores.

 

Componente 4: Fortalecimiento de la Capacidad de Gestión

 

El propósito de este componente es el desarrollo de la capacidad de gestión de los diferentes actores con responsabilidades dentro de la cuenca, a fin de disponer de una estructura de gestión que facilite la implementación.

 

Se financiará asistencia técnica (equipamiento, talleres, capacitación), estudios y actividades para el fortalecimiento de la capacidad de las organizaciones locales y de la Municipalidad de Talamanca en las áreas de administración, finanzas, planeamiento, marcos normativos y reglamentos para facilitar y fortalecer su capacidad para la prestación y administración de servicios básicos, con el fin de garantizar la sostenibilidad financiera de las inversiones en dichos servicios.

 

Se financia la creación, organización, reglamentación y funcionamiento de los tres Comités Distritales y  del Comité de Cuenca del Río Sixaola (CCRS).

 

Las actividades a realizar por este componente se pueden originar por la demanda de las mismas organizaciones ó por definición del Comité de Cuenca, cumpliendo en ambos casos con el procedimiento  de la sección 4, punto III (ciclo de proyectos) y criterios de calificación establecidos en Anexo 1.

 

                                                                                           VI.       Costo, Financiamiento y Recursos Adicionales

 

El costo total del Programa se estima en doce millones de dólares (US$12.000.000).  De los cuales nueve millones doscientos veinte mil dólares (US$9.220.000), corresponden al financiamiento del BID y dos millones setecientos ochenta mil dólares (US$2.780.000) que corresponden a contrapartida nacional, sin que esta estimación implique limitación o reducción de la obligación del Prestatario de conformidad con el Artículo 6.04 de las normas generales del contrato de préstamo.

 

                                                                                                                                              VII.     área de cobertura[1]

 

La Cuenca del Río Sixaola según la divisoria de aguas, contempla los distritos de Bratsi, Telire y Sixaola y las comunidades de Puerto Viejo, Cocles, Punta Uva y Manzanillo del distrito de Cahuita.

 

                                                                                                                           VIII.    Beneficiarios del Programa

 

Son posibles beneficiarios las organizaciones y grupos comunitarios, cívicos, de mujeres, de indígenas, de productores, de servicios, la Municipalidad de Talamanca, los CDs y el CCRS, ubicados en el área de cobertura del Programa, los  proyectos identificados por cualquier tipo de organización de la cuenca del rio Sixaola, deben contar con el visto bueno de las instituciones del Estado según su competencia, el detalle de beneficiarios por componente es el siguiente:

 

 

 

SECCIÓN 2

ORGANIZACIÓN PARA LA EJECUCION

 

Para garantizar el adecuado logro de los objetivos, alcances y viabilidad del Programa, se cuenta con  instancias a nivel ejecutivo, operativo, consultivo y de apoyo.

 

                                                                                                                  I.          Consejo Asesor del Programa (CAP)

Conformación:

 

EL Consejo Asesor del Programa lo conforman los ministros de la siguientes instituciones del Estado a nivel central: Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG), Ministerio de Ambiente, Energía y Telecomunicaciones (MINAET); Junta de Administración Portuaria y de Desarrollo Económico de la Vertiente Atlántica (JAPDEVA) y la Municipalidad de Talamanca y es presidido por el MAG. El objetivo del CAP es “Asesorar la ejecución del Programa, asegurando que se cumplan los lineamientos de política del gobierno”.

 

Principales funciones:

 

·         Coordinar los esfuerzos del Estado y de los otros donantes en la cuenca.

·         Canalizar y coordinar la participación de las autoridades nacionales.

·         Conocer los informes de progreso del Programa,

·         Aprobar el Plan Operativo Anual (POA) de la cuenca y la ejecución del presupuesto del Programa.

 

El CAP es convocado por el Ministro (a) del MAG o a solicitud de cualquiera de sus miembros y se reunirá al menos una vez al año.

 

                                                                                                      II.        Comité de Cuenca del Río Sixaola (CCRS)

Conformación

 

Integrado por nueve miembros, representantes técnicos de las siguientes instituciones: MAG (en representación del sector agropecuario), MINAET, JAPDEVA, IMAS, Municipalidad de Talamanca; tres representantes de las organizaciones que conforman cada Comité Distrital y el Coordinador del proyecto “Gestión Integrada de Ecosistemas de la Cuenca Binacional del río Sixaola (GEF/BID)”.   El Comité sesiona al menos una vez al mes y es convocado por el MAG en coordinación con el Coordinador (a) de la UCP, a mutuo propio o a solicitud de dos de sus miembros y es presidido por el MAG. El Coordinador (a) de la UCP fungirá como el secretario (a) del comité, con voz y sin voto. Las normas específicas de operación del CCRS se estipulan en su propio reglamento.

 

Principales funciones

 

·        Revisar las ideas de los proyectos propuestos y demandados por las organizaciones a través de los Comités Distritales.

·        Trasladar a la UCP las ideas de los proyectos priorizadas y avaladas para su formulación y recomendar la participación institucional en cada proyecto jerarquizado.

·        Dar el aval al POA del Programa.

·        Dar seguimiento al  proceso de desarrollo del programa, sobre la base del POA aprobado y presentado por la UCP,  la Estrategia Regional de Desarrollo Sostenible (ERDS), las políticas nacionales y sectoriales del estado y la disponibilidad de recursos del Programa.

·        Velar por el cumplimiento oportuno de las metas, objetivos y prioridades de acuerdo al marco de las estrategias de desarrollo.

·        Brindar un espacio y foro para la resolución de controversias, aportando el apoyo requerido para propiciar el consenso entre los diversos actores.

·        Avalar los planes estratégicos de cada sub cuenca y aprobar los proyectos elaborados.

·        Promover la perspectiva de género en los procesos de selección de proyectos y beneficiarios y en la formulación de los proyectos propiamente dichos.

·        Conocer los informes anuales y estados financieros.

 

                                                                                                                            III.       Los Comités Distritales (CD)

 

Se conforman tres Comités de Distrito creados y amparados en la ley Nº 8639 del Programa de Desarrollo Sostenible de la Cuenca Binacional Rio Sixaola: Telire en la Cuenca Alta, Bratsi en la Media y Sixaola-Cahuita en la Baja.

 

Conformación

 

Cada CD está integrado por siete[2] representantes: en la cuenca media y alta del río Sixaola, dos de ellos corresponderán al Concejo de Distrito, un representante de la Asociación de Desarrollo Integral del Territorio indígena Bríbri, un representante de la Asociación de Desarrollo Integral Indígena Cabécar, y tres representantes de otras Organizaciones Comunales, de servicios y productivas. En la cuenca baja, el Comité Distrital estará constituido por dos representantes del Concejo de Distrito de Sixaola, un representante del Concejo de Distrito de Cahuita, un representante de la Asociación de Desarrollo Integral del territorio indígena Kekoldi y tres representantes de las organizaciones. Los Consejos de Distrito y los representantes de las asociaciones indígenas tienen puestos fijos; los representantes de las organizaciones comunales deben ser electos en asamblea general. Las normas específicas de operación del CD se estipulan en su propio reglamento.

 

La Asamblea General de Organizaciones es promovida por la UCP del Programa y para participar en esta asamblea, el representante de la organización debe presentar la personería jurídica de la organización al día y el acuerdo de Junta Directiva que lo acredita para representar la organización en dicha asamblea.

 

Los CD funcionan con el apoyo de la UCP y sus especialistas. El Coordinador Técnico destacado de la UCP para cada CD fungirá como secretario del mismo.  Los CD se reunirán al menos mensualmente y serán convocados por el Presidente o el coordinador técnico de cada Comité de mutuo propio o a solicitud de la mayoría de sus miembros. 

 

Principales funciones

 

1.      Conocer y recibir los proyectos presentados en la asamblea del CD o por las organizaciones de comunidades y productores.

2.      Establecer las prioridades de  las ideas de los proyectos de acuerdo con el Plan Estratégico del Distrito aprobado por la Asamblea General de Organizaciones.

3.      Revisar y proponer ajustes a los perfiles de proyectos propuestos y avalarlos.

4.      Integrar las propuestas de proyectos para enviárselos a la UCP, para su posterior jerarquización y recomendación al CCRS.

5.      Realizar actividades de monitoreo y seguimiento a las actividades del Programa en su Distrito y efectuar las recomendaciones pertinentes a la UCP.

6.      Mantener un proceso amplio de información y consulta con las organizaciones de  su área de influencia para recibir, conocer y revisar sus iniciativas.

7.      Llevar libros de actas legalizados por la Auditoría Interna del MAG, donde se anoten todos los acuerdos.

8.      Remitir a la UCP la información de los proyectos no avalados y su respectiva justificación por  proyecto con copia a la organización o comunidad.

9.      Presentar a la asamblea del área de influencia, el informe de avance de los proyectos aprobados.

 

                                                                                                   IV.       Unidad Coordinadora del Programa (UCP)

 

La UCP se localiza en la Cuenca del río Sixaola (Talamanca) [3], y es una Unidad del MAG cuyo  objetivo es actuar como ejecutor y administrador del Programa y ser el enlace con  el Banco.

 

Para el cumplimiento del Contrato de Préstamo y las restantes cláusulas de la Ley 8639, el MAG dispone de recursos administrativos, profesionales y técnicos. Siendo el MAG el responsable de la administración del Programa y contando con el soporte de la UCP para la ejecución.

 

Conformación

 

La UCP se constituirá con los funcionarios del MAG y está conformada por un Coordinador (a) responsable de la gestión global del Programa y un equipo de apoyo integrado por: tres profesionales en el área técnica en apoyo a cada una de las subcuencas, tres profesionales en el área administrativa (financiero, contable, proveeduría) y especialistas de diferentes áreas contratados por servicios especiales.

 

Para la ejecución de los procesos administrativos y técnicos, que no se puedan realizar a través del personal asignado, la UCP recurre a contrataciones puntuales.

 

Principales funciones

 

Coordinador (a):

1.      Brindar apoyo técnico y administrativo al CCRS en sus reuniones de trabajo.

2.      Desarrollar y dar seguimiento a las actividades relacionadas con la ejecución del programa.

3.      Recomendar, preparar y negociar la constitución de contratos y convenios determinando los derechos y obligaciones de cada parte y ejecutarlos con las diferentes instancias que deben colaborar con la ejecución de los componentes del programa, para la asistencia técnica, ejecución de los estudios, asesorías y proyectos, así como dar seguimiento de los mismos.

4.      Recomendar, coordinar la gestión y supervisar las contrataciones bienes y servicios que requieran los proyectos a financiar por el Programa.

5.      Participar en las reuniones del CCRS,  ser el secretario técnico del mismo y llevar el libro de actas del CCRS.

6.      Gestionar la no objeción del Banco POA y Plan de Adquisiciones anuales, así como la gestión de las no objeciones requeridas por el Banco para los diferentes trámites, como planes generales, proyectos, especificaciones, presupuestos, otros documentos requeridos para la adquisición y contratación de obras, bienes y servicios de conformidad con las condiciones definidas en el Plan de Adquisiciones.

7.      Coordinar  el proceso de ejecución de los proyectos aprobados

8.      Presentar al Banco las solicitudes de desembolsos con la debida justificación y antelación.

9. Velar por el buen uso y mantenimiento de las obras y equipos comprometidos en el Programa de conformidad con normas técnicas generalmente aceptadas.
10. Coordinar la evaluación  del Programa y elaborar informes respectivos con base en los indicadores de desempeño y progreso establecidos para cada componente y acordados con el BID y que se estipulan en el Marco Lógico.
11. Realizar reuniones anuales de seguimiento y evaluación del Programa con funcionarios del  Banco, atender misiones de supervisión, inspecciones y responder las solicitudes de informes y estados financieros.

12.  Gestionar el convenio de ejecución física (MAG/organización) a partir de la propuesta de un borrador de convenio y brindar seguimiento y evaluación.

13.  Aprobar el finiquito de los proyectos en ejecución.

14.  Recomendar la recesión ó  aplicación de clausulas del convenio de ejecución con las organizaciones.

 

Planificación:

1.      Mantener en operación el sistema de seguimiento y evaluación del Programa.

2.      Dar seguimiento al mantenimiento de obras y proyectos durante la ejecución del Programa, según los convenios respectivos.

3.      Preparar los informes semestrales requeridos por el Banco en el contrato de préstamo, cláusulas 5.01b y 703 a i. incluyendo el informe sobre el fondo rotatorio, las entidades de Gobierno, el CCSR para el seguimiento del préstamo y del Programa.

4.      Realizar el seguimiento y la evaluación (administrativa  y técnica), trimestral, semestral y final de los proyectos en ejecución por  las organizaciones.

5.      Elaborar el POA del Programa.

6. Gestionar la contratación de consultorías especializadas para la evaluación de medio término y acompañar la ejecución del contrato.

7.      Establecer el sistema de control interno correspondiente.

 

Administración:

1.      Crear y llevar el control del programa presupuestario específico en el MAG y llevar el control de los recursos externos y de la contrapartida local.

2.      Elaborar el Plan de Adquisiciones (recursos externos) y Plan de Compras (recursos internos) del Programa.

3.      Preparar las solicitudes de desembolsos con la debida justificación y antelación.

4.      Solicitar la ejecución de los pagos por servicios, bienes y consultorías correspondientes.

5.      Coordinar la gestión de las contrataciones de servicios, bienes y firmas consultoras, instituciones especializadas o expertos individuales que sean necesarios para elaborar  y ejecutar los proyectos y las requeridas para la operación de la UCP.

6.      Velar para que se lleve el libro de Proveeduría legalizado por la Auditoría Interna del MAG.

7. Elaboración de los términos de referencia y pliegos de bases para las licitaciones de bienes, obras, servicios y consultorías requeridos para la ejecución del Programa.

8.      Velar que el Departamento Financiero/Contable del MAG mantenga los registros contables específicos y detallados sobre el uso de los recursos del financiamiento y de la contrapartida local.

9.      Mantener los registros de inversión y estado de gastos del Programa actualizado.

10.  Mantener estados financieros actualizados en coordinación con el Dpto Financiero Contable del MAG.

11.  Implementar las recomendaciones de Auditores Externos del Programa.

12.  Administrar los recursos disponibles (materiales y humanos) para la operación de la UCP.

 

Coordinador Técnico (a) de Subcuenca

 

1.      Identificación de actores claves (con acción sustantiva en el territorio, proyectos importantes, organizaciones de segundo y tercer piso), cámaras, cooperativas, uniones cantonales, ONG, Consejos de Distrito, empresas privadas y elaborar las fichas con la información de los mismos.

2.      Convocar las asambleas de distrito al menos una vez al año.

3.      Apoyar a los CD en la identificación de proyectos, formular proyectos  en función de la estrategia del programa.

4.      Apoyar a las organizaciones y a los Comités de Distrito en la elaboración de proyectos,   apoyar las gestiones para la contratación requeridas para estudios de preinversión y ejecución de los proyectos y  dar seguimiento a la ejecución del proyecto.

5. Promover la perspectiva de género en los procesos de selección de proyectos y beneficiarios y en la formulación de los proyectos propiamente dichos.

6.      Preparar el expediente respectivo del proyecto y recomendar  a la UCP su aprobación por parte del CCRS.

7.      Apoyar a los CD en la revisión de los Planes Estratégicos Distritales (PED y orientar los miembros del CD para que las decisiones tomadas estén de acuerdo con las directrices del Programa.

8.      Dar seguimiento al mantenimiento de obras y proyectos financiados por el Programa durante la ejecución del mismo, según los convenios respectivos.

 

                                                                        V.        Dependencias del Ministerio de Agricultura y Ganadería

 

Dirección Regional del MAG

 

Son funciones de la Dirección Regional del MAG (i) Gestionar la participación y apoyo de las instituciones regionales en el Programa. (ii) Apoyar y dar asistencia técnica a los beneficiaros de los proyectos productivos para lograr una efectiva ejecución del Programa. (iii) Brindar el apoyo que requiera la UCP y el CCRS para mejorar el desempeño de sus funciones. (iv) Dar el seguimiento a los convenios de mantenimiento de obras  y proyectos, posterior a la ejecución del Programa.

 

Nivel central del MAG

 

Son funciones del nivel central del MAG: (i) Asistir a la UCP para el cumplimiento de sus funciones, (ii) Establecer los convenios con instituciones y organizaciones para la realización de obras y proyectos y el traspaso de fondos; (iii) Asignar los recursos humanos y logísticos necesarios para garantizar una buena ejecución del programa.

 

Planificación Estratégica

 

·         Coordinar con la UCP la preparación de POAs, informes y presupuesto.

·         Orientar la ejecución del Programa en respuesta a las estrategias y políticas sectoriales y nacionales.

·         Realizar evaluaciones de control interno con base en la evaluación de riesgo.

 

Proveeduría

 

·         Llevar a cabo los procesos de contratación de bienes, obras, servicios y consultorías que sean necesarios para la ejecución del Programa.

 

Departamento financiero contable

 

·         Administrar y supervisar las actividades financieras relacionadas con la ejecución del programa.

·         Gestionar los recursos financieros del préstamo.

·         Coordinar con la UCP la presentación  al BID y a las instancias de Gobierno los informes relativos a la ejecución del programa con la  información contable-financiera.

·         Mantener registros contables detallados y actualizados del uso y destino de los fondos del programa, provenientes del préstamo, de la contrapartida del Gobierno y de los beneficiarios.

·         Mantener estados financieros actualizados.

·         Preparar y presentar al BID en coordinación con la UCP, las solicitudes de desembolsos.

·         Administrar y supervisar las actividades financieras relacionadas con la ejecución del programa.

 

Legal

 

·         Avalar los convenios  con las entidades beneficiarias y ejecutoras de las intervenciones del programa,   para el desarrollo de proyectos,  y de cooperación  interinstitucional; para orientar su suscripción por el Ministro (a) del MAG.

·         Otorgar asesoría jurídica a la UCP cuando corresponda.

 

Auditoría Interna:

 

·         Ejercer las competencias que le establece la Ley General de Control Interno Nº 8292 con relación al Programa.

·         Asesorar respecto a la contratación de servicios auditoría externa, así como coordinar con los auditores externos en conformidad con la normativa técnica.

·         Realizar los estudios que consideren pertinentes tanto de la UCP como de las organizaciones ejecutoras de proyectos conforme  al  ordenamiento legal y técnico.

 

                                                     VI.       Organizaciones Cívicas, Comunitarias, Ambientales y Productivas

 

El Programa potencia la participación de los diferentes tipos de organizaciones como el elemento básico para el desarrollo de los proyectos de cada componente y se constituyen en órganos beneficiarios, para lo cual el MAG deberá suscribir convenios con las organizaciones, en los cuales se determinen los derechos y obligaciones de cada parte.

 

                                                                                VII.     Otros Ministerios e instituciones gubernamentales

 

También participan en la ejecución del Programa los ministerios relacionados y otras instituciones gubernamentales, que hayan suscrito convenios interinstitucionales con el MAG, para realizar actividades de acuerdo con sus responsabilidades sectoriales y político-administrativas, específicamente para asesorar en la formulación de proyectos, preparación de términos de referencia y pliegos de bases y en la supervisión de obras.

 

SECCIÓN 3

 Planificación del Programa

 

La planificación del Programa se hace aplicando los principios y métodos establecidos por el BID, que consideran la implementación de sistemas que están interconectados y se alimentan recíprocamente: Análisis de Riesgo (AR) – Plan de Ejecución del Proyecto (PEP)- Planes Operativos Anuales (POAs) – Actualizaciones de POA – Plan de Supervisión (PS).

 

                                                                                                                                             I.          Plan Operativo Anual

 

Proceso de preparación y aprobación del POA

 

En la preparación del POA se debe respetar el ciclo y plazos establecidos por las instituciones de Gobierno normativas del tema.  De este ejercicio se deriva una propuesta inicial, que debe ser ajustada como resultado de la evaluación del período anterior;  la UCP debe presentar al Banco el POA no más tarde del 30 de marzo de cada año calendario.

 

La preparación del POA se basa en el Marco Lógico del Programa, los instrumentos indicados en el párrafo introductorio de esta sección y los resultados parciales obtenidos, las ideas de proyecto avaladas y priorizadas por los CD y aprobadas por el CCRS.

 

Los Planes Estratégicos Distritales  (PED), contienen el detalle de las necesidades de la Subcuenca y la cartera de ideas de proyectos, la UCP coordina los mecanismos para formulación de los proyectos y asegura su inclusión en el POA respectivo. Con base en estos se prepara el POA del Programa que se le integran las actividades propias de la UCP.

 

La UCP tramita el POA del Programa para la aprobación del CAP y la no objeción por parte del Banco.

 

Contenido del POA

 

El POA es el sustento de las inversiones que se programan en la ejecución y se elabora según disposiciones generales del Ministerio de Hacienda y del Banco y debe contener lo siguiente:

a)      Objetivos, metas, resultados esperados, indicadores, presupuesto anual y cronograma. El presupuesto debe indicar la asignación trimestral de recursos por componente, resultado esperado y actividades programadas, indicando los fondos nacionales y externos. El MAG debe mostrar al Banco, en los primeros sesenta días de cada año calendario, que dispondrá oportunamente de los recursos necesarios para efectuar la contribución local al Programa durante ese año.

b)      Concentración territorial que indique los distritos y comunidades donde se ejecutan los distintos proyectos.

c)      Convenios y/o acuerdos establecidos o por establecer con organizaciones locales ó entidades públicas para la ejecución ó supervisión de los proyectos.

d)     Población meta, (número de beneficiarios y organización).

e)      Plan de Adquisiciones para 18 meses, en el cual se deben indicar los procesos de contratación de bienes, obras, servicios y consultorías programados para ese período. El Plan de adquisiciones se actualiza y publica anualmente y requiere de aprobación por parte del Banco.

f)       Las inversiones en proceso que ejecuta el Programa y que se deriven de los POA anteriores.

g)      Las nuevas inversiones identificadas durante el año y que han sido aprobadas como proyecto, superando las distintas etapas establecidas en el ciclo de proyecto.

h)      Proyectos que siguiendo la ruta de aprobación se integren con la aprobación del CCRS.

i)        Otros aspectos relevantes en cuanto a la ejecución institucional, control, seguimiento y supervisión, calidad de inversiones y otras actividades propias de la UCP; como auditorías, seguimiento, evaluación, estudios especiales y contrataciones de soporte operativo, entre otras

 

       II.        Procedimientos de adquisiciones y contratación de obras,  bienes y servicios y consultorías

 

Las adquisiciones de bienes, obras y servicios relacionados, se sujetarán al Procedimiento de Licitaciones, que se incluye como Anexo B del Contrato de Préstamo y las Consultorías de conformidad con las Políticas y Procedimientos del Banco para la Adquisición de Servicios de Consultoría que constan en el documento GN‑2220-10, de febrero de 2004.

 

El Programa  podrá aplicar en forma supletoria, requisitos formales o detalles de procedimiento contemplados en la Ley de Contratación Administrativa y su Reglamento, no incluidos en los procedimientos del BID, siempre que su aplicación no se oponga a las garantías básicas que deben reunir las licitaciones, ni a las políticas del Banco en esta materia.

 

Sólo podrán usarse los recursos del Financiamiento para el pago de bienes, servicios y consultorías originarios de los países miembros del Banco y deberán dedicarse exclusivamente para los fines del Proyecto

 

Para la adquisición de obras, bienes, servicios y consultorías la UCP deberá presentar a  consideración del Banco: (i) los planos generales, las especificaciones, los presupuestos y los demás documentos requeridos para la convocatoria, la adquisición y la contratación (ii) en el caso de obras, prueba de que se tiene, con relación a los inmuebles donde se construirán las obras del Programa, la posesión legal, las servidumbres u otros derechos necesarios para iniciar las obras, así como los derechos sobre las aguas que se requieran para la obra de que trate.  Esta presentación se hará de conformidad con los  montos  y tipo de contratación que se establezcan en al Plan de Adquisiciones.

 

Para las adquisiciones de bienes, obras y servicios relacionados, se aplicará el Procedimiento de Licitaciones internacionales (Anexo B del Contrato de préstamo), cuando:

 

o   En bienes o servicios el monto estimado sea equivalente de trescientos cincuenta mil dólares (US$350.000) o mayor.

o   En obras el monto sea  por el equivalente de un millón de dólares (US$1.000.000) ó mayor.

 

Para la contratación de consultorías se aplicará el Procedimiento de licitación pública internacional cuando el monto sea equivalente a doscientos mil dólares (US $200.000) ó mayor.

 

Con respecto a las prohibiciones, se deben aplicar las establecidas en la Ley Nº 7494 de Contratación Administrativa y las indicadas de forma explícita en la Ley Nº 8639 de aprobación del contrato de préstamo del Programa de Desarrollo Sostenible de la cuenca binacional del río Sixaola y en las Políticas para la Adquisición de Bienes y Obras Financiados por el Banco Interamericano de Desarrollo, en sus artículos 7 y 8.  Igualmente son de aplicación obligatoria los “Principios que rigen la adquisición de servicios de consultorías” y los “Límites a los montos que se cancelen por servicios de consultorías” definidos en los artículos 9 y 10 respectivamente de la misma ley.

 

                                                                                                         III.       Administración de fondos del préstamo

 

Los fondos de préstamo se utilizan bajo el esquema de reintegro de fondos (Fondo Rotatorio/Anticipo), la UCP presenta al BID una planeación financiera para recibir fondos, efectúa los pagos a través de los sistemas nacionales de gestión financiera (Caja Única) y el Banco reembolsa gastos elegibles a la cuenta establecida.

 

El plazo para finalizar los desembolsos será de cuatro años, contados a partir del 22 de agosto del 2008.   El MAG podrá solicitar al Banco la ampliación del plazo para finalizar desembolsos con la debida justificación y demostrando avanzada ejecución.

 

Las solicitudes de desembolso deben ser tramitadas de conformidad con  el sistema e-Desembolso, cuya  modalidad de supervision ex post  in situ.

 

También se puede recurrir a otros mecanismos de desembolso como el pago directo y reembolso, en casos especiales y aplicando normativa del Banco.

 

Control contable y financiero:

 

La UCP mantendrá el catálogo de cuentas, que debe ser aprobado por el Banco junto con el método contable que utilizará para verificar las transacciones y el estado de cuentas del Fondo Rotatorio en particular y del Programa en general, para llevar el control de las inversiones y gastos efectuados.

 

El Departamento Financiero/Contable del MAG y la UCP mantendrán un adecuado sistema de controles internos contables y administrativos que provea la documentación necesaria para registrar y verificar las transacciones y facilitar la preparación oportuna de los estados financieros e informes financieros semestrales generales y del fondo rotatorio. La UCP mantendrá copia de toda la documentación (facturas, recibos y otros) que se tramiten con fondos del Banco y los originales estarán bajo custodia del Departamento Financiero Contable.

 

Los registros del Programa deben al menos:

(a) Indicar las sumas recibidas de las distintas fuentes.

(b) Consignar de conformidad con el catálogo de cuentas las inversiones y gastos realizados en la ejecución del Programa, tanto con los recursos del Préstamo como con los demás fondos que deban aportarse para su total ejecución.

(c) Permitir la identificación de los bienes adquiridos, los servicios, consultorías y obras contratadas, así como la utilización de los productos de dichas contrataciones.

(d) Mostrar el costo de las inversiones en cada categoría y componente y el progreso de los contratos.

 

El detalle sobre el método contable y los procedimientos e instrumentos de control interno contable y administrativo se encuentra en el Plan de Cuentas aprobado por el BID.

 

Requisitos para manejar fondos del programa

 

Los fondos del programa serán manejados conforme a los requisitos y reglamentos establecidos por el BID y la legislación vigente para la administración de los fondos públicos y presupuestos nacionales.

 

Para desembolsos del préstamo en dólares (pago en colones de desembolsos realizados en dólares) se utilizará el tipo de cambio de compra del Banco Central aplicable en la fecha de pago del respectivo gasto. Las diferencias cambiarias y gastos financieros no se cubren con el préstamo.

 

Los proyectos por demanda de las organizaciones a financiar con recursos de la Categoría II: Costos Directos, tendrán la naturaleza de beneficios patrimoniales, gratuitos y sin contraprestación alguna y se ejecutan aplicando los procedimientos establecidos en este reglamento y sus anexos.  El MAG deberá elaborar, aprobar y suscribir los convenios con las organizaciones que se beneficien con proyectos.

 

                                                                                                                                                               IV.       Auditorias

 

Las auditorías tienen por objeto determinar el grado de cumplimiento de las metas y actividades previstas, así como proporcionar a la UCP y al Banco, bases necesarias para efectuar ajustes durante la ejecución.

 

El dictamen de los estados financieros del Programa será  realizado por una firma de contadores públicos independiente aceptable por el Banco, en cumplimiento con los requisitos del Banco para auditorías externas. Las auditorías se efectúan con base en términos de referencia previamente acordados con el Banco, los TDR deben responder a los requerimientos del Banco, tanto de sus políticas como en procedimientos.

 

Para selección y contratación de la firma encargada de realizar la auditoría del Programa se utilizarán los procedimientos del Banco de conformidad con las normas de auditoría. Los costos de auditoría serán efectuados con cargo al Financiamiento. El Banco revisará y aprobará previamente el proceso de selección y de contratación de la firma de auditoría independiente, incluyendo los términos de referencia del trabajo propuesto y la lista corta de firmas auditoras.

 

El MAG, deberá autorizar a la entidad auditora para que proporcione al Banco la información adicional que éste razonablemente pueda solicitarle, en relación con los estados financieros e informes de auditoría emitidos.

 

El informe de auditoría se presenta al Banco, dentro de los 120 días siguientes al cierre del ejercicio fiscal.

 

Durante la ejecución del Programa, el MAG debe presentar al Banco los estados financieros consolidados al cierre de cada período fiscal e informes semestrales sobre: situación del fondo rotatorio y situación del estado de cuenta  Caja Única utilizada para el manejo de los fondos del préstamo.

                                                                                                                                    V.        Seguimiento y evaluación

 

El Sistema de Seguimiento y Evaluación del Programa (SEP), utiliza la Línea de Base y los indicadores de metas e impactos establecidos en el marco lógico actualizado del Programa.

 

La UCP efectuará visitas al terreno para el seguimiento de la ejecución de los proyectos basados en los informes de avance de los responsables. Los datos recopilados de estas inspecciones así como los demás acumulados de los informes recibidos sobre los resultados serán utilizados dentro del sistema de seguimiento en general.

 

Como parte del seguimiento continuo previsto, la UCP se reunirá con el Banco a más tardar el 30 de abril de cada año de ejecución,  con el fin de analizar su avance, verificar los indicadores de impacto y lograr acuerdo para las acciones previstas para el año siguiente.

 

Los indicadores establecidos permitirán, con base en los acuerdos entre la UCP y el Banco hacer seguimiento al cumplimiento de los objetivos y metas previstas en el POA. El avance se debe registrar para cada componente.

 

Evaluaciones del Programa:

 

El sistema de seguimiento y evaluación debe facilitar diferentes niveles de evaluación para la toma de medidas correctivas.

 

(i) Periódicas, la UCP es responsable de evaluar sistemáticamente el Programa y de la elaboración de los respectivos informes, conforme se avanza en la ejecución y con base en las metas de los planes anuales.

 

(ii) De medio término: cuando el cincuenta por ciento (50%) de los recursos del Financiamiento haya sido comprometido, en la que se dará especial atención a la revisión de los indicadores de impacto acordados entre el Prestatario y el Banco y se proporcionarán recomendaciones para la continuidad de actividades del Programa.

 

(iii) Final: cuando el  noventa por ciento (90%) de los recursos del Financiamiento se haya comprometido, en la cual se revisarán los indicadores de impacto y metas acordados con el Banco.

 

Para la evaluación intermedia y la final la UCP contrata servicios especializados,  tomando en cuenta los informes que hayan sido preparados por ellos mismos.

 

Informes de seguimiento y evaluación

 

La UCP presentará semestralmente ante la Comisión Permanente Especial para el Control del Ingreso y del Gasto Públicos de la Asamblea Legislativa, a la Contraloría General de la República, el Ministerio de Hacienda y al Banco^[4], dentro de los treinta días siguientes a la finalización de cada semestre y durante la vigencia del Contrato de Préstamo, un informe que deberá contener, al menos, el detalle de la siguiente información:

 

o   Reseña de lo realizado durante el período anterior en comparación con el POA;

o   Análisis del cumplimiento de los objetivos del Programa y de las condiciones  estipuladas en el Contrato y en el presente ROP;

o   Listas de las actividades por cada componente y sus evaluaciones, de las adquisiciones de bienes y servicios  y contratación de obras y consultores para ese período;

o   Evaluación de los indicadores de desempeño y progreso establecidos para cada componente;

o   Cobertura de la población beneficiada y los niveles de avance, conforme a las metas propuestas;

o   Metas propuestas y alcanzadas con sus respectivos costos totales y unitarios;

o   el monto de los recursos utilizados para el pago de los servicios personales y consultorías, con su detalle individual;

o   Proyección de metas por cumplir durante el semestre siguiente al del informe presentado;

 

Los informes de ejecución del Programa deben incluir la información contable-financiera sobre el manejo de los recursos del Fondo Rotatorio, auditoría del Programa, contabilidad de gastos de lo desembolsado, reportes del estado de inversiones, e información sobre la situación de los saldos de recursos del financiamiento como del aporte local, en la forma que razonablemente solicite el Banco.

 

Si como resultado del seguimiento y evaluación se determina que es necesario introducir ajustes en el Programa, la UCP tomará las medidas apropiadas para que se corrijan las deficiencias identificadas. A este fin la UCP presentará para la no-objeción del Banco, las medidas correctivas que se implementarán y el cronograma para la ejecución de las mismas.

 

                                                                                                                                                       VI.       Mantenimiento

 

El propósito del mantenimiento es conservar las obras y bienes en las condiciones de operación idóneas y según se encuentren al momento de su terminación, para lo cual la Dirección Regional Huetar Atlántica del MAG, una vez ejecutado el Programa  deberá velar por el mantenimiento de las obras y equipos comprendidos en el Programa mediante convenios para estos fines con los beneficiarios (comunidades, organizaciones y otras entidades del sector público y privado), de conformidad con normas técnicas generalmente aceptadas, para lo cual debe presentar al Banco, durante diez años contados a partir de la vigencia del Contrato de préstamo si su condición de vulnerabilidad al riesgo climático lo permita, y durante el primer trimestre de cada año calendario, un informe sobre el estado de dichas obras y equipos y el plan anual de mantenimiento para ese año (a partir de la entrada en operación de la primera obra del Programa).

 

El plan anual de mantenimiento incluye:

 

 (i) Información detallada de la organización responsable del mantenimiento, el personal encargado, el número, tipo y estado de los equipos destinados al mantenimiento.

(ii) Ubicación, tamaño y el estado de los locales destinados a reparación y almacenamiento.

(iii) Detalle de los recursos que serán invertidos por la organización en mantenimiento durante el año corriente y el monto de los que serán asignados en el presupuesto del año siguiente.

 (iv) Un informe sobre las condiciones del mantenimiento.

 

Los convenios que se suscriban con organizaciones locales para la ejecución de proyectos deben incluir disposiciones para asegurar el adecuado mantenimiento de obras y bienes. De conformidad con lo establecido en la sección 4 de este reglamento.

 

                                                                                                                                 VII.     Supervisión del Programa

 

Misiones de Administración del Banco

 

El Banco llevará a cabo misiones anuales de administración para la evaluación de las actividades del Programa, con base en las auditorías y en los informes de Evaluación y Seguimiento entre otros.  Durante estas revisiones la UCP proporcionará toda la información y datos requeridos disponibles sobre la ejecución del programa.

 

Reuniones Anuales de Seguimiento

 

La UCP, realizará conjuntamente con el Banco y no más tarde del 30 de abril de cada año calendario, reuniones anuales de seguimiento y evaluación del Programa, con el objeto de evaluar y revisar el cumplimiento del POA respectivo, los objetivos, los indicadores del mismo y en general la ejecución del Programa. La primera reunión anual se llevará a cabo con ocasión de la presentación del POA correspondiente al primer año de ejecución del Programa.

 

Inspecciones

 

Adicionalmente el Banco podrá establecer los procedimientos de inspección que juzgue necesarios para asegurar el desarrollo satisfactorio del Programa, para lo cual la UCP debe proporcionar el equipo y los materiales necesarios y poner a disposición los registros y documentos que el Banco estime pertinente conocer.

SECCIÓN 4

 ESTRATEGIA DE INTERVENCIÓN DEL PROGRAMA

 

                                                                                                              I.          Modalidad de ejecución del Programa

 

El Programa reconoce que los beneficiarios locales y rurales son los principales protagonistas e interesados en el desarrollo sostenible de la cuenca y en el manejo de los recursos naturales, lo que se promueve por dos medios: Primero mediante su participación y representatividad en los Comités Distritales, como un medio para la toma de decisiones y la concertación local en la priorización y planificación de las inversiones para el desarrollo; segundo mediante la oportunidad de que sea la organización de beneficiarios la que prioritariamente ejecute los proyectos presentados a los CD, como medio para el fortalecimiento organizativo y la sostenibilidad de las intervenciones.  Como resultado de:

·         Fortalecer las capacidades institucionales establecidas en la Cuenca;

·         Incrementar la capacidad administrativa, financiera y de prestación de servicios del gobierno local, incluyendo los territorios indígenas;

·         Mejorar la capacidad de gestión operativa de las estructuras formales de participación político administrativa;

·         Consolidar los principios y valores de la gobernabilidad con la activa participación de la sociedad civil, asegurando la representatividad de las diferentes culturas y etnias;

·         Involucrar a la sociedad civil en la toma de decisiones, asegurando su participación activa en los mecanismos de decisión.

 

Las actividades que se ejecutarán se organizan bajo la estructura de proyectos y se trata básicamente de: (i) asistencia técnica que incluye estudios específicos, capacitación, consultorías cortas/puntuales y asesorías de más largo plazo, a nivel de institución, comunidad o productor  e incluyendo actividades de fortalecimiento organizativo;   (ii) inversiones productivas y de infraestructura; seleccionados con base en la demanda de las comunidades y organizaciones, que se relacionen con los cuatro componentes en forma individual ó integrada.

 

Las actividades serán ejecutadas por contratos con proveedores de servicios privados con acompañamiento de asistencia técnica también contratada según el presupuesto asignado en el proyecto.

                                                                                                   II.        Condiciones para la inversión en proyectos

 

La inversión en proyectos se dará en condiciones de costos compartidos según el tipo de actividad y beneficiario.  En general los proyectos se financian con aporte del Programa y recursos de los beneficiarios directos y de la organización a que pertenecen.  El aporte del Programa se orienta para la inversión, las proporciones en que se asignan estos recursos se detallan en el cuadro No 1.

 

El beneficiario debe aportar un  monto de contrapartida, que se cuantificará como aporte en efectivo, ó  especie (mano de obra, valor de tierra, materiales, insumos) ó como las actividades ó inversiones,  de operación y/o mantenimiento que realizará por su propia cuenta.

 

Cuadro No 1: Asignación de recursos para la inversión en proyectos

 

 

*/  Proyectos:

1.      Proyecto piloto de protección comunitaria y control de los impactos antrópicos en un área crítica del Parque Internacional “La Amistad” (PILA).

2.      Proyecto específico de Senderización y aprovechamiento turístico sostenible con participación comunitaria en la reserva de co-manejo Gandoca-Manzanillo (REGAMA).

3.    Tres (3) proyectos piloto para la diversificación productiva en: Áreas destinadas al cultivo de musáceas, disminución del uso de agroquímicos y producción de cacao orgánico y sistemas agroforestales.

4.    Fortalecimiento de una red de ecoturismo rural comunitario.

 

Montos máximos a invertir en proyectos

 

El monto máximo a financiar por proyecto es de US$ 200.000. En el caso de proyectos con montos superiores, el CCRS tendrá la potestad de asignar un monto superior.

 

Se financiarán estudios por un monto hasta de US$100.000 por proyecto El costo de los estudios o diseños puede ser mayor siempre y cuando se obtenga el financiamiento complementario de otras fuentes.

 

Condiciones generales para la inversión en proyectos

 

El Programa proporcionará recursos para la inversión, capacitación, asistencia técnica, insumos, obras, equipamiento y capital de trabajo por un periodo del ciclo de producción del proyecto, otorgando excepciones de estas condiciones el CCRS. Un proyecto podrá desarrollar actividades e inversiones en los cuatro componentes.

 

El aporte de los beneficiarios se define como la valoración de su mano de obra, materiales, valor de la tierra, insumos ó dinero en efectivo que estén en capacidad de aportar para la inversión ó el mantenimiento del proyecto.

 

No se podrán financiar proyectos con impactos negativos significativos ambientales y sociales o que involucren la compra de bienes raíces,  que financien gastos que no se relacionen con la ejecución del Programa, que afecten áreas protegidas, patrimonio cultural, zonas frágiles, de alta riqueza ecológica.

 

                                                                                                                                               III.       Ciclo de proyectos

 

Promoción y difusión del Programa a nivel local: Se realizará con base en una “estrategia de promoción y difusión” considerando las condiciones propias de las comunidades (con base en estudios y diagnósticos existentes, en los que se registra la complejidad de las mismas) y con documentos estructurados que contengan: información general del Programa: Objetivos, componentes y la estrategia de intervención, con el fin de homogenizar los mensajes que surjan desde el programa.  La promoción será realizada por los funcionarios de la UCP en coordinación con los miembros del CCRS y de los CD.  Quienes recibirán inducción con base en los documentos indicados, previo a las actividades de promoción y difusión. Resultado de la promoción y difusión, las organizaciones locales y potenciales beneficiarios comprenderán las estructuras,  mecanismo y requisitos para participar del programa y recibir sus beneficios.  Así como su rol en las Asambleas Generales Distritales y en los CD.

 

Identificación de demandas: Esta se realiza anualmente por medio del CD con apoyo del Coordinador Técnico de la Subcuenca correspondiente de la UCP. Resultado de la consulta a las organizaciones que componen la Asamblea General Distrital, se prepara la cartera de ideas de proyecto que obedezcan el Plan Estratégico del Distrito aprobado, la Estrategia Regional de Desarrollo Sostenible (ERDS), las políticas nacionales y sectoriales y a los criterios de elegibilidad señalados en Anexo 1.

 

Para que  el CD priorice las ideas de proyecto se elabora un resumen de la idea de proyecto, para el otorgamiento del aval por parte del CCRS se requiere previamente la recomendación de una institución competente. El listado de ideas priorizadas por el CD será remitido al CCRS para la jerarquización de los proyectos que serán formulados.

 

Formulación de proyectos: Se formularán respondiendo a criterios de elegibilidad y de mérito señalados en los Anexos 1, 2 y 3. En caso de que se trate de temas complejos y muy especializados, la UCP recurrirá a la contratación de servicios de apoyo a la formulación y diseño.  En esta fase la UCP revisa  y determina la propuesta de ejecución: contrataciones a terceros ó contrataciones directas, realizados por el MAG bajo los procedimientos del Banco, anexo B del contrato de préstamo.

 

Revisión, evaluación y aprobación del Plan de Distrito y de los perfiles de proyecto. El perfil del proyecto detallado elaborado por la UCP con participación de las organizaciones, se remiten al CD para su aval y su posterior presentación al CCRS para su aprobación.

 

·         Evaluación de proyectos: Aplicando los criterios de mérito, mismos que se utilizaron de guía para la formulación, la UCP evalúa y verifica la viabilidad del perfil de proyecto y su calidad técnica. También verifica  la claridad y calidad del documento que se utilizará de base para la ejecución (pliego de bases).

  

La UCP deberá constituir un expediente por proyecto con la información del desarrollo del mismo, según lista de chequeo (Anexo 3).

 

La información requerida por los miembros del CCRS para el análisis y aprobación de los perfiles de proyecto se remitirá digitalmente, con una semana de antelación, e incluirá:

·        Resumen del proyecto (2 páginas), ver Anexo 2.

·        Solicitud de financiamiento de la organización.

·        Lista de beneficiarios (nombre y número de cédula, debe incluir cónyuges, compañeros (as)).

·        Informe de formulación y evaluación de la UCP que incluya: nombre del formulador y contrapartes de la organización que participaron en este proceso, y la evaluación basada en el análisis de los criterios de merito según el tipo de proyecto.

·        Verificación de la existencia de todos los documentos básicos y de referencia de la idea del proyecto.

 

El expediente completo deberá llevarse a las reuniones respectivas del CCRS  para verificación, consulta y clarificaciones necesarias. La constatación de falta de algún documento podrá atrasar la aprobación del proyecto, en el Anexo 4 aparece la lista de verificación de requisitos para la aprobación de proyectos por parte del CCRS.

 

Aprobación de proyectos: Con base en el expediente del proyecto y la recomendación de la UCP, el CCRS aprueba los perfiles de proyecto y la UCP realiza los arreglos administrativos para la ejecución de los proyectos, previa inclusión de los mismos en el Plan de Adquisiciones aprobado por el BID.

 

No Objeción del Banco a los perfiles de proyecto: Los perfiles de proyecto aprobados por el CCRS deben ser enviados por la UCP al BID para su “no objeción”.  Cada perfil debe ser acompañado de las evaluaciones y actas de aprobación respectivas. 

 

Formalización de los arreglos de ejecución: Según corresponda, la UCP en coordinación con las unidades responsables del MAG inicia la formalización de los arreglos de ejecución.  En el caso de contrataciones con entidades privadas, inicia procesos de licitación en coordinación con la Proveeduría del MAG.

 

Los proyectos aprobados se integran en el POA y Plan de Adquisiciones del Programa bajo la responsabilidad de la UCP. La ejecución, mantenimiento, seguimiento y evaluación se detallan en el punto IV.

 

                                                                       IV.       Proceso de implementación de los proyectos por el MAG

 

Para la ejecución de los recursos aprobados para los proyectos ejecutados el MAG aplicará los procesos de contratación acordados con el Banco y definidos en la Ley 8639, este ROP y en el Plan de adquisiciones.

 

La UCP realizará de manera regular visitas de campo a los beneficiarios de los proyectos durante las cuales verifica: 

 

·         Capacidad del beneficiario para el logro de resultados esperados.

·         El cumplimiento de la organización de los objetivos, metas y resultados del proyecto.

 

La UCP realiza informes de seguimiento, se integran al expediente del Proyecto. La evaluación se realizará a medio término y al final del período de vigencia del convenio de ejecución.

 

a)     Informes de seguimiento a los proyectos

 

La UCP a través del Coordinador Técnico responsable de cada CD, debe recopilar, ordenar y presentar para la evaluación trimestral, semestral y final, la información de las organizaciones e institucionales sobre los proyectos en ejecución. El informe es de carácter técnico, pero se  verifican los aportes realizados por la organización ó beneficiario y su respectiva estimación en colones, según los compromisos acordados.

 

El Informe técnico contiene el logro de metas y cumplimiento de indicadores de efecto e impacto. Se indicarán las actividades realizadas hasta la fecha y los problemas encontrados, conforme al proyecto y su plan de ejecución. Las actividades desarrolladas deben informarse de acuerdo a los componentes del Programa, de su enfoque y en coincidencia con los indicadores de marco lógico.

 

Seguimiento y Evaluación mediante informes trimestrales y semestrales, hoja de visita de los Coordinadores Técnicos, listado de participantes, las planillas firmadas de participación en las actividades de aporte de los beneficiarios por mano de obra (cuido maquinaria, limpieza de derechos de vía etc.), registro de otros aportes en especie, copias de las actas firmadas de las reuniones de las comisiones comunales, entre otros.

 

b)     Finiquito

 

Al finalizar el proyecto, se hará el cierre administrativo del convenio y su evaluación con el fin de determinar el cumplimiento de compromisos, logro e impacto esperado del proyecto.

 

El finiquito es responsabilidad del equipo técnico y administrativo del Programa (UCP), con la firma de la organización y se hará mediante la elaboración del Informe final de la organización con el Acta de Finiquito, la cual deberá ser firmada por el representante legal de la organización y el responsable de la UCP.

 

c)      Auditorías y revisiones

 

La UCP, el MAG y el Banco podrán hacer auditorías operativas a los proyectos y a las organizaciones, cuando lo considere conveniente.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO 1

 

CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD Y MERITO: DE ORGANIZACIONES Y DE PROYECTOS

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

A. Requisitos y Parámetros para la elegibilidad de organizaciones beneficiarias

B. Criterios para la elegibilidad de proyectos

C. Criterios de mérito para proyectos

CRITERIOS DE ELEGIBILIDAD Y MERITO: DE ORGANIZACIONES Y DE PROYECTOS

 

A. Requisitos y Parámetros para la elegibilidad de organizaciones Beneficiarias

 

Los criterios de cumplimiento para que las organizaciones locales sean consideradas como beneficiarias del Programa se presentan a continuación.

 

 

B. Criterios para la elegibilidad de proyectos

 

Los criterios de elegibilidad son del cumplimiento para todo proyecto, cumpliendo el 70% de estos criterios y que incorporen los objetivos del programa, se pasa a la evaluación de los proyectos aplicando los criterios de mérito descritos en la sección D de este anexo.

 

Cuadro B.1 Criterios de elegibilidad de ideas de proyectos

 

 

Cuadro B.2 Categorías de proyectos elegibles

COMPONENTE	CATEGORÍAS DE PROYECTOS ELEGIBLES (con base en la demanda)
Gestión Ambiental, manejo de recursos naturales y	· Monitoreo y control de la calidad del agua · Protección comunitaria y control de impactos antrópicos en áreas protegidas · Co-manejo de áreas protegidas con participación comunitaria
Reducción de la Vulnerabilidad	· Regeneración y reforestación de Riberas y co-manejo de áreas recuperadas · Medidas no estructurales y estructurales  de prevención y mitigación de riesgo · Alerta y prevención comunitaria del riesgo
Diversificación Productiva	·    Cultivos alternativos a la producción de musáceas ·    Producción orgánica, sistemas agroforestales y producción sostenible ·    Capacitación y asistencia técnica ·    Transformación de la producción tradicional a sostenible  y encadenamientos  productivos ·    Comercialización y mercadeo ·    Proyectos agroindustriales, artesanales, y desarrollo y fomento del turismo sostenible
Servicios públicos e infraestructura básica	Agua y Alcantarillado ·    Adecuación y ampliación  de acueductos y alcantarillados existentes ·     Pequeños proyectos para comunidades sin servicio. ·    Letrinización y agua potable en pequeñas comunidades rurales Saneamiento ·    Manejo y tratamiento de residuos, desechos sólidos, aguas negras y servidas. Electricidad Rural ·    Energía básica para grupos de viviendas aisladas ·    Energía básica para pequeños sistemas productivos centralizados Infraestructura rural de transporte: ·    Rehabilitación de  caminos de producción; ·    Rehabilitación de estructuras de drenaje y pequeños puentes; ·    Infraestructuras de apoyo al transporte fluvial. ·    Construcción de caminos Otras infraestructuras: ·    Mercados, centros de acopio, centros comunales Reducción de la vulnerabilidad: ·    Pequeñas obras civiles de protección
Fortalecimiento de la capacidad de gestión Nivel Local	· Fortalecimiento de las organizaciones de la sociedad civil (asociaciones y organizaciones de mujeres, gobiernos indígenas,  de productores, comunitarias, juntas de agua, ONGs, etc.), para su gestión y desarrollo.

 

C.  Criterios de mérito para proyectos, según componente

 

Cada tipo de proyecto tiene criterios de merito específicos de acuerdo con el componente al que corresponda, de modo que en su evaluación se aplica la tabla respectiva. Para ser calificado, el proyecto debe alcanzar al menos 70 puntos en total.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO 2

 

FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS (RESUMEN Y PERFIL DETALLADO)

FORMATO PARA LA PRESENTACIÓN DE PROYECTOS

(RESUMEN Y PERFIL DETALLADO)

 

La metodología de formulación de proyectos básica es Rural Invest (Inversiones Rurales) desarrollada y promovida por la FAO y RUTA, será el instrumento utilizado para la presentación de los perfiles finales de proyecto para su respectivo trámite de no objeción al BID. Cuando el perfil corresponda a la solicitud de estudios de preinversión, los informes de la consultoría serán los documentos base para elaborar las propuestas definitivas de inversión para su trámite de no objeción al BID.

La propuesta debe presentarse de la siguiente forma:

I. RESUMEN DE LA IDEA DE PROYECTO

1. Nombre del Proyecto:

2. Datos Básicos:

·        Comité de Distrito:

·        Fecha:

·        Organización (es) solicitante (s),  dirección, teléfono, año de constitución, idoneidad (si / no).

·        Contacto (nombre,  dirección y teléfono).

·        Número de beneficiarios o familias atendidas (asignar cantidad de hombres, mujeres beneficiarias).

·        Visto Bueno de Institución competente del Estado.

3. Cobertura - comunidad (es).

4. Problemática principal a resolver.

5. Descripción de la idea de proyecto: Objetivos, alcances, presupuesto estimado.

 

 

 

Responsable del proyecto: ____________________                       FIRMA_______________

Recibido por___________________________                               FIRMA________________

 FECHA_________________

 

 

 

 

II. PROYECTO DETALLADO:

1. Antecedentes y justificación: Explicación de las razones para realizar el proyecto y la sustentación de la problemática, describiendo la situación que ha originado el proyecto.

2. Objetivos: Se deben especificar los objetivos que deben estar en concordancia con la problemática que se desea resolver.

·        Objetivo General

·        Objetivos específicos

3. Descripción del Proyecto: Se describe en forma general en lo que consiste el proyecto, considerando lo siguiente:

·        Actividades a desarrollar.

·        Mercado previsto o demanda del proyecto: Incluir un breve análisis de la demanda, la oferta del producto o servicio, de las personas o empresas que ofrecen lo mismo, etc.

·        Aspectos técnicos.

·        Sostenibilidad del proyecto: debe reflejar la sostenibilidad ambiental, social, económica y cultural del proyecto.

4. Supuestos y riesgos: Esta información es la que debe brindar la base numérica que permitirá determinar la viabilidad financiera del proyecto. Esto implica que por medio de esta información se debe determinar la viabilidad técnica, de mercado, legal y ambiental del proyecto.

5. Aportes: Describir el aporte de la organización, instituciones, y otros, distintos al Programa Binacional de la Cuenca del Río Sixaola al proyecto, ya sea de recursos materiales, económicos, mano de obra para mantenimiento de infraestructura, mantenimiento de cultivos, etc.

·        Aporte de la organización

·        Aportes de instituciones

·        Otros aportes

6. Presupuesto: Detalle de la inversión e ingresos, describe los costos de la inversión, clasificados según fuente de financiamiento (Programa Sixaola/MAG, aporte de beneficiarios, otros), y rubro de inversión e ingresos por las siguientes categorías:

·        Mercancías y materiales asociados a activos (es importante detallar vida útil del bien, su mantenimiento y valor residual o de rescate).

·        Mano de obra y servicios.

·        Detalle de costos generales y de mantenimiento: incluye costos no variables (electricidad, agua, teléfono, mantenimiento de oficina o edificios).

·        Detalle de ingresos por producto (perfiles con ingresos): incluye los ingresos por venta de bienes y servicios (solo para proyectos con ingresos), se incluye el costo de transporte por unidad.

·        Detalle de costos de operación por producto: son los costos que varían con el nivel de producción, desagregados por insumos o materiales y mano de obra.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ANEXO 3

 

LISTA DE LA REVISIÓN PARA LA APROBACIÓN DEL PROYECTO POR EL COMITÉ DE CUENCA DEL RÍO SIXAOLA (CCRS)

LISTA DE  REVISIÓN POR PARTE LA UCP PARA LA APROBACIÓN DEL PROYECTO

POR EL COMITÉ DE CUENCA DEL RÍO SIXAOLA (CCRS)

 CONTENIDO EN EL EXPEDIENTE DEL PROYECTO

 

Nombre del Proyecto:

Nombre de la Organización que lo solicita:

Comité de Distrito:

	Requisito	Si	No	Observaciones
1	Documento proyecto a nivel de perfil detallado.
2	Lista de beneficiarios  (nombre y número de cédula, debe incluir cónyuges, compañeros (as)).
3	Solicitud de financiamiento de la organización o institución proponente del proyecto a la UCP por parte de su representante legal, y que manifieste el compromiso de participar en la ejecución del proyecto y aprobación del perfil por la junta directiva de la organización.
4	Cuenta  y presentó personería jurídica vigente.
5	Informe de formulación y evaluación de la UCP que incluya: nombre del formulador y contrapartes de la organización que participaron en este proceso, y la evaluación basada en el análisis de los criterios de merito según el tipo de proyecto.
6	Nº del acuerdo tomado por el Comité de Distrito que avaló la idea de proyecto (# sesión, fecha y lista de miembros del Comité presentes).
7	Aval preliminar del CCRS de la idea de proyecto (fecha, # sesión).
8	Nº de acuerdo tomado por el Comité de Distrito que avaló el perfil de proyecto (# sesión, fecha y lista de miembros del Comité presentes).
9	Cuenta con capacidad para la ejecución física del proyecto.

 

RECOMENDACIÓN DE LA UCP:

 

Coordinador (a) Técnico (a)  Responsable	Coordinador (a) del Programa
Nombre:	Nombre:
Firma:	Firma:
Fecha	Fecha: