MANUAL DE PROCEDIMIENTO
DE COMUNICACION
DE ACTOS EN CONTRATACIÓN ADMINISTRATIVA
Actualización
Versión 1.0
Agosto, 2010
INTRODUCCIÓN
La Dirección General de Administración de Bienes y
Contratación Administrativa, en ejercicio de sus funciones de Órgano Rector del
Sistema de Administración de Bienes y Contratación Administrativa, en su
calidad de Órgano Técnico en materia de Contratación Administrativa, en
cumplimiento de las obligaciones establecidas en la Ley Nº 8131, “Ley de la Administración Financiera de
Los lineamientos aquí establecidos se constituyen como un instrumento técnico que guiará al personal de la Administración Central, que procura propiciar e impulsar un ambiente de trabajo con procesos definidos, documentados y vigentes, que permitan a la administración desarrollar sus actividades en estrecha relación con los objetivos establecidos.
Pretende este manual propiciar un ambiente de trabajo estándar y práctico a nivel del Poder Ejecutivo, que ordene y fundamente el quehacer del desarrollo de los trámites de contratación administrativa, en este caso, sobre el Comunicación de actos de procedimientos de contratación administrativa, señalando aspectos a considerar en la construcción y administración de la misma y procurar que éstos tengan aplicación en el ámbito institucional o en las diversas áreas de trabajo de manera eficaz y eficiente.
OBJETIVOS
1. a. Objetivo
Describir las acciones a realizar por parte de las Proveedurías Institucionales en los trámites de Licitación Abreviada, a partir de la decisión inicial que emita la Unidad Usuaria interesada.
1. b. Alcance
El procedimiento desarrollado en el presente manual, será de aplicación cada vez que se realicen trámites en que se requiera la invitación a participar en las Proveedurías Institucionales del Gobierno Central y otras instituciones públicas.
Los procedimientos aquí documentados deben ser de implementación obligatoria en todas las Instituciones sujetas a la rectoría de la Dirección General de Administración de Bienes y Contratación Administrativa (Ministerios y Órganos Adscritos).
1 c. Actualización
Por las consideraciones de las guías incluidas en este manual, la vigencia de las mismas es de al menos un año. Pasado este lapso se realizará una revisión para su actualización.
Capítulo III
PROCEDIMIENTOS DE NOTIFICACION
El presente manual regulariza lo referente a la comunicación de los actos que emite la Administración, para que se de la adecuada realización de los mismos, a efectos de dotarlos de mayor eficiencia.
En atención a lo antes expuesto, Dirección General de Administración de Bienes y contratación Administrativa, en aplicación del principio de legalidad, emite el presente manual de procedimientos con el fin de que los procedimientos de contratación administrativa sean más ágiles y eficientes, se logre una real participación de todos los invitados en el concurso, se garantice la seguridad jurídica de los actos que se emitan, y el procedimiento se ajuste en todo momento a la normativa existente.
Como punto de primer orden, se les recuerda el deber que tiene todo funcionario que realiza transacciones en el Sistema CompraRED de velar por la veracidad y confiabilidad de la información que emite, así como también revisar diariamente el sistema, tal y como lo establece el artículo 15 del Reglamento de Uso de CompraRED, a efectos de verificar si se recibieron gestiones electrónicas, así como de acreditar, que las actuaciones queden debidamente comunicadas a los interesados del trámite, ya sea mediante el comprobante que emita CompraRED cuando genera notificaciones en forma automática, así como el comprobante de recibido de fax, cuando se realice el trámite de notificación por medios tradicionales, a efectos de garantizar transparencia y seguridad jurídica en las actuaciones que realiza la administración de cara a los administrados.
1.-
En el caso de Licitaciones Públicas el analista
gestiona la publicación de la invitación a participar, en el Diario Oficial La
Gaceta, así como de las modificaciones del cartel y del acto de adjudicación;
para ello,
El cartel de la licitación debe ser colgado en CompraRED, de acuerdo a los manuales disponibles en la página electrónica del sistema.
2.- Para Licitaciones Abreviadas que por el monto requiera invitación, de acuerdo con los artículos 45 de la Ley de Contratación y 98 del RLCA, se invitará a participar al menos a cinco proveedores acreditados en el Registro de Proveedores que administra esta Dirección General, al medio señalado para recibir notificaciones.
La comunicación de la invitación correspondiente, podrá realizarse mediante fax que podrá ubicarse en cualquier parte del territorio nacional, o cuenta de correo electrónica, el que deberá ser el indicado por el oferente en el Registro de Proveedores.
3.- En el caso de las Contrataciones Directas por Escasa cuantía, para cursar la invitación a participar, de de conformidad con el artículo 136 del RLCA, será necesario dejar acreditado en el expediente abierto al efecto, que se ha invitado a participar en el concurso al menos a tres potenciales oferentes del bien o servicio, los cuales deberán seleccionarse del Registro de Proveedores que administra esta Dirección General.
La comunicación de la invitación correspondiente, podrá realizarse mediante fax que podrá ubicarse en cualquier parte del territorio nacional, o cuenta de correo electrónica, el que deberá ser el indicado por el oferente en el Registro de Proveedores.
NOTA:
Cuando se realice una notificación del trámite, es responsabilidad del analista, verificar que el envío de la invitación haya sido completado exitosamente. En caso de duda, deberá corroborarlo comunicándose con el proveedor invitado.
FORMA DE NOTIFICACION
La notificación de actos del procedimiento de contratación administrativa deberá contener, al menos, la siguiente información.
a. Identificación de la notificación.
b. El asunto de la notificación.
c. La fecha en que se realizó la notificación.
d. El remitente.
e. El tipo de notificación.
f. El estado en que se encuentra la notificación.
g. El texto que se envía en la notificación, existe un link el cual despliega una pantalla donde se puede ver la notificación.
h. El Documento.
Se requiere tener una sesión activa en CompraRED y los permisos suficientes para realizar esta operación.
Se debe usar la opción “Proveedores notificar en trámite” en el submenú “Notificaciones” del menú “Proveedores” en el sistema..
Indique el número de trámite y el código de la institución a la cual pertenece el trámite, puede utilizar el diálogo de selección de trámite para buscar y seleccionar un trámite
La página “Desplegar lista de notificaciones generales” permite realizar una búsqueda de todas las notificaciones generales registradas, para realizar esta búsqueda puede utilizar los filtros por fecha, indicando la fecha inicial y final del rango de fechas, puede utilizar el diálogo de selección de fecha para seleccionar una fecha.
Haga clic en el botón “Buscar” para hacer la consulta de las notificaciones generales.
El resultado de la búsqueda se muestra en una tabla página que muestra todas las notificaciones generales que se han registrado.
Haga clic en el botón “Agregar” para registrar la notificación. Si la notificación se registra exitosamente se muestra un mensaje de éxito y se carga la página de edición de la notificación.
El resultado de la búsqueda se muestra en una tabla página que muestra las notificaciones enviadas.
Para cada registro se muestra la fecha y hora de envío, la fecha de recepción de la notificación, el asunto y el medio utilizado para enviar la notificación.
Puede ver la información completa del proveedor o del trámite haciendo clic en los respectivos enlaces.
Texto de la notificación
Una vez realizada exitosamente la notificación, el sistema muestra la siguiente imagen:
NOTIFICACIÓN POR FAX
1) Cuando se realice la notificación vía fax de los actos susceptibles de ser comunicados durante el procedimiento de contratación administrativa que no pudieron ser transmitidos en forma automática por CompraRED y aparece el siguiente estado del trámite “PROVEEDORES QUE NO SE PUDO NOTIFICAR POR CORREO O EMAIL.”, el usuario deberá confeccionar un acta de notificación en el cual se debe consignar al menos, lo siguiente:
a) Nombre completo del Proveedor
b) La Identificación clara del Procedimiento de Contratación.
c) Institución que está lleva a cabo el concurso e institución promovente.
d) Indicación clara del bien o servicio a contratar.
e) Hora y fecha de Notificación.
f) Número de folios notificados.
g) Firma del funcionario que realiza la notificación.
h) Constancia electrónica del envío por fax.
2) El acta de notificación y la constancia del envío por fax deberán adjuntarse al expediente administrativo, como constancia de haber realizado correctamente la notificación.
Si
Se les recuerda que en caso de ocurrir una interrupción del sistema, por más de veinticuatro horas, el Proveedor Institucional deberá realizar la notificación por los medios ordinarios con el fin de evitar atrasos en el procedimiento respectivo. Para efectos de cómputo de los plazos, éstos empezarán a correr a partir del día hábil siguiente de aquél en que se recibe la última notificación debidamente efectuada a los interesados de trámite, según lo dispone el artículo 19 del Reglamento de Uso de Compr@RED.
Asimismo, en caso de detectarse una inconsistencia en la infraestructura tecnológica o en la aplicación que soporte el envío y recepción de gestiones y notificaciones electrónicas, el funcionario encargado por parte del Ministerio, debe reportarlo ante esta Dirección General, de conformidad con lo establecido en el artículo 23 del Reglamento de Uso de CompraRED.
PLAN DE CONTINGENCIA
En caso de acontecer alguna situación que no permita la transmisión de la notificación por vía de CompraRED, se deberá establecer como plan de contingencia el siguiente procedimiento: Una vez que el analista notifica el trámite por CompraRED en forma automática, deberá constatar en el sistema si la notificación se encuentra en estado “Notificado”. En caso de permanecer el estado “Pendiente”, el analista deberá realizar la comunicación del acto correspondiente por medio del fax señalado por el proveedor para recibir notificaciones y dejar constancia de la transacción (comprobante de fax) en el expediente administrativo de la contratación respectiva.
Una vez tramitada y confirmada la comunicación, el analista deberá llenar los campos de fecha y hora de la notificación vía fax en el sistema, debiendo consignar en el expediente, el respectivo comprobante de la comunicación
No se omite destacar la observancia al deber de cuidado que se debe tener en las transacciones del sistema, por parte de los funcionarios autorizados, a efecto de evitar posibles lesiones tanto a los derechos de los interesados en los trámites que se generen en el mismo como a la eficiencia en la gestión de compras de la Administración.
FIN DEL PROCESO.
