PROCEDIMIENTO AUDITORÍA INTERNA

 

 

1.                  PROPÓSITO

 

1.1.              Establecer los lineamientos para la aplicación de la metodología que permita al MAG el fortalecimiento de su control interno mediante la realización de fiscalizaciones para dictaminar la gestión de la Administración Activa y entres privados en el manejo de fondos públicos, a través de la documentación de las principales rutinas relativas a la orientación, dirección y estrategia de fiscalización, que se observarán en la ejecución de los estudios de auditoría contenidos en el Plan Anual de Labores así como el análisis de la información obtenida, formulación de hallazgos y comunicación de resultados.

 

 

2.                  DESCRIPCIÓN

 

2.1.              Este documento consta de los siguientes apartados:

 

·                Estudios de auditoría

·                Análisis preliminar de hechos generadores de responsabilidad

·                Estudios de relación de hechos irregulares o ilícitos

·                Estudio sobre seguimiento de recomendaciones y disposiciones

·                Informe de asesoría

·                Informe de advertencia

·                Autorización de libros

 

2.2.              La aplicación de este documento es responsabilidad de:

 

·                Auditor/a Interno/a.

·                Auditor/a Coordinador/a

·                Auditor/a Asistente

 

 

2.2.1.         Estudios de auditoría

 

2.2.1.1.     El Auditor Interno organiza con los Auditores Coordinadores, la priorización en la atención del Plan Anual de Auditoría.

 

2.2.1.2.     Corresponde al Auditor Coordinador las siguientes acciones:

 

·                Tomar un conocimiento general sobre los estudios contenidos en el Plan Anual de Auditoría que se vayan a iniciar y coordinar con el Auditor Interno los lineamientos generales a observar así como cualquier ajuste al contenido del Plan.

·                Designar Auditor Asistente o grupo de auditores encargados de realizar estudio 8F01, Asignación estudio y girar orientaciones generales.

 

2.2.1.3.     Corresponde al Auditor Asistente o equipo de trabajo:

 

·                Aplicar las instrucciones relativas a papeles de trabajo según se establece en Legajo de Documentos.

·                Confeccionar con base en el Plan Anual de Auditoría y los lineamientos emitidos por el Auditor Coordinador, el 8F02, Plan General del Estudio que contiene una descripción general del estudio a realizar y la estimación de tiempo de las diferentes etapas a aplicar, revisando y ajustando cuando corresponda, el alineamiento entre objetivos estratégicos del MAG, sus riesgos con los objetivos generales del estudio.

 

2.2.1.4.     El Auditor Coordinador debe conocer y sugerir los ajustes al 8F02, Plan General del Estudio y someter a Auditor Interno para aprobación final. Asentar información en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.5.     El Auditor Interno aprueba el 8F02, Plan General del Estudio. Asentar información en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.6.     Corresponde al Auditor Asistente o equipo de trabajo desarrollar la etapa 1, fase 1: Planificación de la evaluación de los procesos de Dirección, para lo cual realiza las siguientes acciones:

 

·             Genera el 8F04, Programa de Auditoría para Evaluar el Sistema de Control Interno a los Procesos de Dirección.

·             Confecciona el 8F05, Oficio comunicación inicio estudio de auditoría, con información relativa a objetivos, alcance y responsabilidades, criterios de evaluación, asuntos relativos a la comunicación de resultados,  con requerimientos de información, facilidades para la realización del trabajo y otras expectativas de la auditoria, conforme Norma 205.02 del MNGA.

 

2.2.1.7.     Posteriormente remite los formularios al Auditor Coordinador quién conoce y aprueba los resultados y asienta la información en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.8.     Emite 8F05, Oficio comunicación inicio estudio de auditoría, ante la administración activa y tramita ante el Auditor Interno los requerimientos necesarios para el trabajo (viáticos, vehículos, entre otros).

 

2.2.1.9.     El Auditor Asistente o equipo de trabajo coordina con funcionarios de Administración Activa la presentación de inicio de estudio,  estableciendo fecha,  hora y asistentes.

 

2.2.1.10.  El Auditor Asistente, Auditor Coordinador y Auditor Interno cuando así lo determine presenta ante la Administración Activa la información de inicio del estudio y obtiene retroalimentación correspondiente. Asentar en 8F06, Acta conferencia inicial las personas asistentes,  así como las observaciones realizadas por la administración y ajustar el 8F02, Plan General del Estudio y la planificación en lo que corresponda, 8F03, Reporte de Supervisión

 

2.2.1.11.  Corresponde al Auditor Asistente o equipo de trabajo desarrollar la etapa 2, fase 1: Evaluación del Sistema de Control Interno Gerencial, para lo cual realiza las siguientes acciones:

 

2.2.1.12.  Conforma programas, guías y cuestionarios de auditoría establecidos según se describe a continuación.

 

2.2.1.13.  Aplica el 8F04, Programa de Auditoría para Evaluar el Sistema de Control Interno a los Procesos de Dirección para lo cual realiza las siguiente acciones:

 

·                Aplica los Cuestionarios para Evaluar el Sistema de Control Interno a los Procesos de Dirección C1 a C5.

·                Realiza pruebas de cumplimiento y sustantivas, asentando la información en las correspondientes 8F07, Hojas de Trabajo.

·                Identifica diferencias entre criterio y condición encontrada,  determinando si el hecho es aislado o generalizado, así como la materialidad.

·                Desarrolla y documenta los hallazgos (criterio, condición, causa, efecto) así como conclusiones y acciones de mejora, 8F08, Reporte de Hallazgos:

 

o      Criterio (Norma legal que debe aplicarse).

o      Condición (deficiencias encontradas, identificar las líneas de autoridad y de responsabilidad en la entidad con respecto a los asuntos deficientes, si es aislada o muy difundida).

o      Causa (identificar lo que genera la deficiencia).

o      Efecto (importancia del hallazgo, efectos negativos).

o      Conclusión (Juicio al que arriba el auditor).

o      Recomendaciones (Acciones de mejora que se sugieren para corregir situaciones encontradas y ajustar la condición al criterio aplicado).

 

·                Cumplimenta herramienta Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno por componente como conclusión sobre el juicio a que llega el Auditor sobre el sistema de control interno general.

·                Analiza comparativamente los resultados de la conclusión anterior con los resultados obtenidos por la Administración Activa en los procesos de autoevaluación y genera la información correspondiente la cual registra en el 8F07, Hojas de Trabajo.

·                Comenta resultados con Auditor Coordinador.

 

 

2.2.1.14.  Corresponde al Auditor Coordinador evaluar en conjunto con el Auditor Asistente los resultados de las pruebas y los hallazgos determinados, conclusiones, acciones de mejora y Modelo de Madurez del Sistema de Control Interno, asentando información en el 8F03, Reporte de Supervisión, y somete los resultados para evaluación del Auditor Interno.

 

2.2.1.15.  El Auditor Interno conoce los resultados de la Etapa 2, fase 1 y aprueba y define junto con el Auditor Asistente y el Auditor Coordinador la estrategia de comunicación para lo cual toman en cuenta los siguientes aspectos:

 

·                Si existen hechos generadores de responsabilidad administrativa, civil o penal determinar estrategia a seguir en la aplicación de los lineamientos encontrados en Estudios de Relación de Hechos irregulares o ilícitos.

·                Si procede servicio de asesoría determinar estrategia a seguir en la aplicación del apartado Informe de asesoría.

·                Si procede servicio de advertencia determinar estrategia a seguir en la aplicación del apartado Informe de advertencia.

·                De proceder ir a comunicación de resultados

 

2.2.1.16.  Asentar resultados de etapa 2, fase 1 en el 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.17.  Corresponde al Auditor Asistente o equipo de trabajo desarrollar la etapa 1, fase 2: Planificación Específica de Auditoría para evaluar el sistema de control interno al proceso operativo con base en riesgos, para lo cual realiza las siguientes acciones:

 

2.2.1.18.  Conforma programas, guías y cuestionarios de auditoría establecidos según se describe a continuación:

 

·                Identifica las 8F09, Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna aplicables al estudio en particular.

·                Elabora en forma preliminar la 8F10, Matriz de Riesgo Operativo, para lo cual observa la Guía Escala de Valoración para construir la 8F10, Matriz de Riesgo Operativo:

 

o    8F10, Matriz de Riesgo Operativo

o    8F11, Matriz Selección de riesgos relevantes y determinación de pruebas de cumplimiento y sustantivas

 

·                Elabora el 8F12, Programa Específico con base en Riesgos.

·                Propone a aprobación del Auditor Coordinador, resultados de la etapa 1, fase 2.

 

2.2.1.19.  Corresponde al Auditor Coordinador conocer, revisar, hacer observaciones, exponer y someter a aprobación del  Auditor Interno los resultados de la etapa 1, fase 2: Planificación Específica de Auditoría para evaluar el sistema de control interno al proceso operativo con base en riesgos,  documentando lo que corresponda en el 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.20.  Corresponde al Auditor Coordinador conocer y aprobar resultados etapa 1, fase 2, asentando información en el 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.21.  Corresponde al Auditor Asistente o equipo de trabajo desarrollar la etapa 2, fase 2: Evaluación del Sistema de Control Interno al Proceso Operativo con base en riesgos, para lo cual realiza las siguientes acciones:

 

·                Realiza pruebas de cumplimiento y sustantivas, asentando la información en las correspondientes 8F07, Hojas de Trabajo.

·                Identifica diferencias entre criterio y condición encontrada,  determinando si el hecho es aislado o generalizado, así como la materialidad.

·                Desarrolla y documenta los hallazgos (criterio, condición, causa, efecto) así como conclusiones y acciones de mejora en el 8F08, Reporte de Hallazgos en el, cual incluye:

 

o      Criterio (Norma legal que debe aplicarse).

o      Condición (deficiencias encontradas, identificar las líneas de autoridad y de responsabilidad en la entidad con respecto a los asuntos deficientes, si es aislada o muy difundida).

o      Causa (identificar lo que genera la deficiencia).

o      Efecto (importancia del hallazgo, efectos negativos).

o      Conclusión (Juicio al que arriba el auditor).

o      Recomendaciones (Acciones de mejora que se sugieren para corregir situaciones encontradas y ajustar la condición al criterio aplicado).

 

·                Identifica cumplimiento de 8F09, Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna, y comenta resultados con Auditor Coordinador.

 

2.2.1.22.  El Auditor Coordinador evalúa en conjunto con el Auditor Asistente los resultados de las pruebas y los hallazgos determinados, conclusiones y acciones de mejora, asentando la información en el 8F03, Reporte de Supervisión. Someter resultados para evaluación del Auditor Interno.

 

2.2.1.23.  Corresponde al Auditor Interno conocer resultado de la etapa 2, fase 2 y aprobar y definir estrategia de comunicación junto con el Auditor Asistente y el Auditor Coordinador:

 

·                Si existen hechos generadores de responsabilidad administrativa, civil o penal determinar estrategia a seguir en la aplicación del punto Estudios de Relación de Hechos irregulares o ilícitos.

·                Si procede servicio de asesoría determinar  estrategia a seguir en la aplicación del apartado Informe de asesoría.

·                Si procede servicio de advertencia determinar estrategia a seguir en la aplicación del apartado Informe de advertencia.

·                Ir a Comunicación de Resultados en este apartado.

 

2.2.1.24.  Asentar resultados de etapa 2, fase 2 en el 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.25.  Corresponde al Auditor Asistente o equipo de trabajo desarrollar la etapa 3: Comunicación de Resultados, para lo cual realiza las siguientes acciones:

 

2.2.1.26.  Define la estrategia de comunicación y someter a Auditor Coordinador y Auditor Interno, de conformidad con lo dispuesto en la 8E05, Norma 205 del MNGA:

 

·                Presenta resultados con enfoque de riesgos.

·                Identifica forma de presentación de resultados, tanto verbales como escritos, así como el uso de medios audiovisuales para la exposición.

·                Identifica posibles participantes en la conferencia final así como los destinatarios de los resultados escritos y fechas probables.

 

2.2.1.27.  El Auditor Coordinador revisa la estrategia de comunicación de resultados y la somete al Auditor Interno para su aprobación final, asentar información en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.28.  El Auditor Interno aprueba la estrategia de comunicación de resultados, asentar información en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.29.  El Auditor Asistente o equipo de trabajo elabora la presentación para conferencia final ante la Administración y la envía al Auditor Coordinador quién la revisa para su aprobación final, asentar información en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.30.  El Auditor Interno revisa y aprueba la presentación para conferencia final ante la Administración, define los participantes por parte de la Auditoría. Asentar información en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.31.  El Auditor Asistente o equipo de trabajo coordinar la realización de la convocatoria para la conferencia final, define fecha, hora y asistentes, y elabora el 8F13, Acta Conferencia Final.

 

·                Expone resultados a la Administración.

·                Escucha y analiza las observaciones hechas por la Administración.

·                Modifica si corresponde, los resultados presentados dejando evidencia de ello en el 8F13, Acta de Conferencia Final.

·                Recoge firma de las personas presentes en la presentación.

·                Redacta el 8F14, Informe comunicación de resultados estudios de auditoría siguiendo estructura establecida.

·                Someter a Auditor Coordinador para su revisión.

 

2.2.1.32.  El Auditor Coordinador revisa informe de comunicación de resultados y somete a Auditor Interno para su aprobación final, asentar información en el 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.33.  Posteriormente el Auditor Interno revisa y aprueba el informe de comunicación de resultados, asentar información en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.1.34.  El Auditor Asistente coordina la oficialización y entrega del informe.

 

2.2.2.         Análisis preliminar de hechos generadores de responsabilidad

 

2.2.2.1.     El Auditor Interno y demás funcionarios de la Auditoría Interna toman conocimiento de hechos irregulares o ilícitos por desempeño de sus funciones de auditoría, recepción de denuncia o requerimiento de estudios especiales.

 

2.2.2.2.     Cuando el hecho se conoce en forma escrita, consigna en el documento sello, fecha, hora y firma de quien recibe. Asentar conocimiento de hechos irregulares o ilícitos y demás información relacionada en 8F15, Toma de conocimiento de hechos irregulares o ilícitos y traslada de inmediato al Auditor Interno.

 

2.2.2.3.     Si el hecho es ilícito y por la inmediatez de la consumación del delito, el interés público se vea gravemente comprometido, el Auditor Interno presenta la denuncia penal verbalmente de conformidad con el ordenamiento aplicable, y solicita a esa instancia gubernamental, documentación que compruebe la gestión realizada, la cual debe archivarse en el expediente administrativo correspondiente.  Respecto de este tipo de actos, se aplicará en caso necesario, un procedimiento especial abreviado que permita obtener la información requerida para la presentación de la denuncia y de proceder la obtención de asesoría correspondiente.

 

2.2.2.4.     Analiza los hechos irregulares o ilícitos y demás documentos disponibles, determinando la admisibilidad para estudio conforme lo indicado en el artículo 25 del 8E06, Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna; si lo considera conveniente con el soporte de otros colaboradores, para determinar si:

 

·         Requiere una investigación preliminar.

·         Requiere mayor información o aclaración, por parte del funcionario, particular u órgano que da noticia de los hechos.

 

2.2.2.5.     Ordena según proceda:

 

·         Estudio de auditoría.

·         Servicio de asesoría.

·         Servicio de advertencia.

·         Relación de Hechos.

·         Denuncia penal.

·         Desestimación de la atención por parte de la Auditoría Interna de los hechos conocidos o traslado a la Administración para su atención.

 

2.2.2.6.     El Auditor Interno consigna decisiones en 8F16, Minuta presentación ejecutiva relación de hechos o denuncia penal, en el apartado Análisis Preliminar, indicando la oportunidad en que serán realizados. En caso de no proceder la relación de hechos ni la denuncia penal, ordena su archivo.

 

2.2.2.7.     El Auditor Coordinador recibe instrucciones del Auditor Interno y gira instrucciones al Auditor Asistente para que ejecute la acción siguiente aplicando el apartado según corresponda:

 

·         Estudio de auditoría.

·         Servicio de asesoría.

·         Servicio de advertencia.

·         Relación de Hechos.

·         Denuncia penal.

 

2.2.2.8.     Si se trata de una denuncia y la resolución sea la desestimación proceder con su archivo utilizando para ello 8F17, Razón Archivo Denuncia; si la resolución es trasladar a la Administración para su atención, formular el oficio de traslado respectivo. En ambos casos confecciona nota de respuesta al denunciante si está debidamente identificado.

 

2.2.2.9.     Posteriormente traslada al Auditor Coordinador la razón archivo de denuncia o traslado a la Administración, según corresponda y genera la propuesta de oficio de respuesta al denunciante.

 

2.2.2.10.  El Auditor Coordinador revisa razón de archivo denuncia y oficio de respuesta al denunciante o traslado a la Administración  y somete documentación al Auditor Interno para su aprobación. Asentar información en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.2.11.  El Auditor Interno revisa y aprueba la razón de archivo de denuncia y oficio de respuesta al denunciante o traslado a la Administración, según corresponda. Asentar información en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.2.12.  Corresponde al Auditor Asistente o equipo de trabajo aplicar las instrucciones relativas a papeles de trabajo según se establece en Legajo de documentos.

 

2.2.2.13.  El Auditor Asistente coordina la oficialización y entrega de documentos resultantes.

 

2.2.3.         Estudios relaciones de hechos irregulares e ilícitos y denuncias penales

 

2.2.3.1.     El Auditor Interno organiza con los Auditores Coordinadores, la priorización en la atención de las denuncias y hechos irregulares o ilícitos, en conocimiento de la Auditoría Interna y gira las instrucciones respecto del inicio de determinados estudios.

 

2.2.3.2.     El Auditor Coordinador designa el Auditor Asistente o grupo de auditores encargados de realizar estudio en 8F01, Asignación estudio y gira orientaciones generales.

 

2.2.3.3.     El Auditor Asistente o equipo de trabajo aplica las instrucciones relativas a papeles de trabajo según se establece en el Legajo de documentos. Debe constituir un legajo independiente debidamente protegido su acceso con la información de carácter confidencial, principalmente aquella relativa a la identidad del denunciante.

 

2.2.3.4.     Revisa la documentación del Análisis preliminar de hechos generadores de responsabilidad según los lineamientos descritos en el punto 2.3.2 y obtiene un conocimiento razonable del asunto objeto de estudio y cuando corresponda comprender el sistema de control interno relacionado con ese asunto, utiliza 8F07, Hojas de Trabajo para planificar labores a realizar.

 

2.2.3.5.     Describe en forma clara y concisa los hechos, individualizándolos según las características que los distingan, incluyendo el tipo de responsabilidad (administrativa, civil, penal) que eventualmente podrían generar, elaborando en forma separada para cada tipo de responsabilidad la 8F18, Matriz valoración de riesgos para relaciones de hechos y denuncias penales.

 

2.2.3.6.     Si existen eventuales ilícitos penales aplicar en lo conducente este procedimiento hasta la presentación de la denuncia penal y regresar a este punto para proseguir con el estudio de los hechos generadores de eventuales responsabilidades administrativas y  civiles.

 

2.2.3.7.     Identifica claramente los objetivos específicos del estudio así como el riesgo de auditoría y procedimientos de verificación a realizar, en la 8F18, Matriz valoración de riesgos para relaciones de hechos y denuncias penales.

 

2.2.3.8.     Define objetivos de auditoría en 8F18, Matriz valoración de riesgos para relaciones de hechos y denuncias penales.

 

2.2.3.9.     Realiza una evaluación de riesgos de auditoría en sus tres componentes: inherente, control y detección, en 8F18, Matriz valoración de riesgos para relaciones de hechos y denuncias penales.

 

2.2.3.10.  Diseña los procedimientos de verificación e incluirlo en 8F18, Matriz valoración de riesgos para relaciones de hechos y denuncias penales.

 

2.2.3.11.  Estima tiempos para la implementación de los procedimientos de verificación.

 

2.2.3.12.  Confecciona con base en los lineamientos emitidos y los resultados de la 8F18, Matriz valoración de riesgos para relaciones de hechos y denuncias penales, el 8F02, Plan General del Estudio.

 

2.2.3.13.  Elabora 8F12, Programa Específico con base en Riesgos para identificar, documentar y comunicar hechos irregulares o ilícitos. Somete a conocimiento del Auditor Coordinador y Auditor Interno los resultados preliminares.

 

2.2.3.14.  El Auditor Coordinador y Auditor Interno les corresponde analizar los resultados preliminares, así como determinar junto con el Auditor Asistente las acciones a seguir respecto de los siguientes servicios de auditoría:

 

·                Estudio de auditoría.

·                Servicio de asesoría.

·                Servicio de advertencia.

·                Relación de Hechos

·                Denuncia penal

·                Desestimación del estudio o traslado del hecho que se presume irregular a la Administración para su atención

 

2.2.3.15.  Consigna decisiones en 8F16, Minuta presentación ejecutiva relación de hechos o denuncia penal, en el apartado Análisis Preliminar, indicando la oportunidad en que serán realizados.

 

2.2.3.16.  Si no procede la relación de hechos ni la denuncia penal, ir a fin de la descripción textual del apartado.

 

2.2.3.17.  Gira instrucciones y lineamientos generales al Auditor Asistente para la continuación del estudio y determina y gestiona el requerimiento de personal adicional al de la Auditoría Interna mediante solicitud de funcionarios a la Administración Activa o mediante contratación administrativa.

 

2.2.3.18.  Gestiona los recursos logísticos requeridos en el estudio y aprueba el 8F02, Plan General del Estudio y 8F12, Programa Específico con base en Riesgos. Asentar resultados en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.3.19.  Si es denuncia penal, ir al apartado respectivo en este apartado.

 

Apartado Relación de Hechos:

 

2.2.3.20.  El Auditor Asistente o equipo de trabajo observa en la ejecución del programa además de las Directrices sobre la Comunicación de Relaciones de Hechos y Denuncias Penales por las Auditorías Internas del Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República, los siguientes lineamientos generales:

 

·                Descripción o relación clara, precisa, circunstanciada y congruente de los hechos o actos que se presumen anómalos, irregulares, dañosos o ilegales, y de aquellos directamente relacionados con éstos, cuya demostración resulte necesaria para sustentar la falta. La enumeración y descripción de los hechos, debe contener un orden lógico y cronológico iniciándose por los hechos más antiguos hasta los más recientes.

 

·                En la descripción de los hechos no debe efectuarse ningún tipo de análisis tal como: normativa infringida, gravedad de la falta, magnitud de los daños producidos, entre otros. sino relatar el hecho puro y simple de forma que responda a ¿qué ocurrió? ¿cuándo ocurrió? y ¿dónde ocurrió?

 

·                No deben incorporarse juicios de valor respecto de los hechos o conductas relatadas y debe tenerse el debido cuidado de no incorporar en el documento, comentarios o afirmaciones que puedan provocar algún tipo de lesión u ofensa a los interesados, que puedan llegar a generar repercusiones, incluso de índole penal contra los funcionarios de la Auditoría cuyas firmas aparecen en el documento.

 

·                Consideraciones fáctico - jurídicas. Incluir el análisis técnico-jurídico por el cual se estima que los hechos descritos violentan o infringen la normativa vigente. En este apartado se responde al ¿por qué? los hechos citados infringen la normativa vigente desde el punto de vista técnico o jurídico. Constituye la motivación que sustentaría iniciar un procedimiento administrativo. Además de las normas que se consideran transgredidas debe indicarse la determinación, valoración e individualización de los daños y perjuicios que pudieran haber sido ocasionados por los eventuales responsables, así como el método utilizado para estimar tales daños y perjuicios.

 

·                Ofrecimiento de prueba. Indicar el detalle de la prueba que sustenta los hechos, la cual puede ser toda aquella permitida por el Derecho Público. La prueba ofrecida debe ser suficiente y pertinente para el establecimiento de un procedimiento y puede ser: testimonial, documental, pericial u otra según corresponda. En la prueba testimonial se debe citar el nombre, calidades, domicilios, direcciones y números telefónicos de los testigos a fin de facilitar su ubicación. La prueba documental debe anexarse en un legajo separado de los papeles de trabajo del estudio, en orden cronológico, foliado y con un índice de los documentos aportados. Cuando sean copia de documentos deben estar debidamente certificadas.

 

·                Identificar los nombres de las personas presumiblemente responsables, cuando sea posible determinarlo, cuál fue su participación en los hechos y el tipo de responsabilidad que eventualmente podría caberles por su participación.

 

·                Establecer, cuando proceda, los posibles perjuicios económicos que se hubieran provocado así como el método utilizado para realizar la estimación, a fin de determinar la responsabilidad civil.

 

·                Estructurar la información conforme 8F19, Reporte de Hechos:

o     Hechos

o     Consideraciones fáctico- jurídicas

o     Ofrecimiento de la Prueba

o     Eventuales responsables

 

2.2.3.21.  Posteriormente el Auditor Asistente o equipo de trabajo ejecuta el 8F12, Programa Específico con base en Riesgos, aplicando las técnicas y medidas para obtener la evidencia, documentando los resultados en 8F07, Hoja de Trabajo, 8F20, Cédula de pendientes y 8F21, Cédula de limitaciones.

 

2.2.3.22.  Analiza los hechos determinados y valora si son graves o de impacto económico negativo importante y si tales hechos son consecuencia de incumplimiento de disposiciones legales y técnicas establecidas en el Ministerio, y genera la 8F07, Hoja de Trabajo.

 

2.2.3.23.  Confecciona el 8F19, Reporte de Hechos e informa al Auditor Coordinador sobre los resultados.

 

2.2.3.24.  El Auditor Coordinador y Auditor Interno evalúan en conjunto con el Auditor Asistente los resultados de la ejecución del 8F12, Programa Específico con base en Riesgos, con base en información contenida en el 8F19, Reporte de Hechos.

 

2.2.3.25.  Determinan junto con el Auditor Asistente las acciones a seguir respecto de los siguientes servicios de auditoría,

                

·                Estudio de auditoría.

·                Servicio de asesoría.

·                Servicio de advertencia.

·                Denuncia penal

·                8F17, Razón Archivo Denuncia ó traslado a la Administración para su atención. Ir a final de este procedimiento.

 

2.2.3.26.  Consignar decisiones en 8F16, Minuta presentación ejecutiva relación de hechos o denuncia penal, en el apartado Resolución Final. Asentar labores de supervisión en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.3.27.  Redactar 8F22, Informe comunicación de resultados Relaciones de Hechos, siguiendo la siguiente estructura:

                

·                Portada. Indicación del Auditor Interno que elaboró el documento, asunto tratado, número y fecha del informe de Relación de Hechos.

 

·                Índice de contenidos. Indicación de títulos que componen la RH con alusión a la página del documento en la cual se encuentran ubicados, incluyendo lo relativo al nombre, cargo y firma de los funcionarios competentes y responsables de la emisión del documento.

 

·                Eventuales responsables. Anotar el nombre completo del funcionario o ex funcionario, cédula de identidad, puesto, y demás calidades que permitan identificar a la persona o personas sobre las cuales eventualmente recaería algún tipo de responsabilidad. Cuando son varios los funcionarios involucrados y distintas las responsabilidades se debe relacionar los hechos con los presuntos responsables.

 

·                Hechos. Redactar siguiendo los lineamientos generales establecidos al inicio de la descripción en este apartado relativa a Relación de Hechos, con una descripción clara, precisa, lógica, congruente y en orden cronológico de las acciones u omisiones que se presumen productoras de responsabilidad. Referenciar el número de folio asignado al documento ofrecido de prueba.

 

·                Consideraciones fáctico- jurídicas. Redactar siguiendo los lineamientos generales establecidos al inicio de la descripción en este apartado relativa a Relación de Hechos.

 

·                Ofrecimiento de prueba. Incluir las citas testimoniales conforme los lineamientos generales establecidos al inicio de la descripción en este apartado relativo a Relación de Hechos y el índice de la prueba documental con referencia a su ubicación en el anexo. 

 

·                Consideraciones finales. En el apartado de Consideraciones finales, el Profesional Auditor, incluye la recomendación expresa de que se proceda a tomar las acciones pertinentes para dar inicio al procedimiento, con la advertencia de que deben tenerse presentes los plazos de prescripción que correspondan.  El órgano decisor será en todos los casos el Ministro, salvo delegación formal de esa competencia. Se incorpora las siguientes recomendaciones, según sea el caso:

 

o      Ordenar la apertura de un Procedimiento Administrativo con el fin de que se investigue y se determine la verdad real de los hechos y la eventual responsabilidad en que podrían haber incurrido los funcionarios o ex funcionarios del Ministerio de Agricultura y Ganadería u otras personas señaladas en el aparte denominado Eventuales Responsables, por acción u omisión, y proceder a aplicar medidas sancionatorias según corresponda, considerando el ordenamiento jurídico vigente.

 

o      Gestionar la asesoría legal necesaria para la recuperación del monto que corresponda a los eventuales perjuicios económicos en contra del Ministerio o la Hacienda Pública, de acuerdo con el ordenamiento jurídico vigente.

 

·                Firmas. Nombre, cargo y asignar espacio para recoger la firma de quienes elaboraron, revisaron y aprobaron el documento.

 

·                Anexos. Se incluye todo aquel documento que por su valor práctico para la investigación sea pertinente adjuntar (documentos probatorios).  Los documentos aportados deben ser copia fiel de aquellos contenidos en el legajo de prueba formado en el estudio, debiendo certificarse dicha condición por parte del Auditor Interno.

 

2.2.3.28.  El Auditor Asistente o equipo de trabajo somete a Auditor Coordinador para su revisión.

 

2.2.3.29.  El Auditor Coordinador revisa informe 8F22, Comunicación de resultados de Relación de Hechos, y lo somete a Auditor Interno para su aprobación final, asentar información en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.3.30.  El Auditor Interno revisa y aprueba informe 8F22, Comunicación de resultados de Relación de Hechos. Asentar información 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.3.31.  El Auditor Asistente o equipo de trabajo recoge las firmas en el Informe 8F22, Comunicación de resultados de Relación de Hechos y determina si como eventuales responsables figuran funcionarios nombrados por el  Consejo de Gobierno en cuyo caso remite el informe a ese órgano, caso contrario remite al Ministro/a.

 

2.2.3.32.  Confecciona oficio de remisión del informe de Relación de Hechos, omitiendo información confidencial. Incluye lo relativo a la confidencialidad, nivel decisor  y prescripción.  Describir los artículos 6, 36 o 37, dependiendo del nivel a quién se remite el informe y el 38 de la 8E02, Ley General de Control Interno, el 71 de la 8E03, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República, modificado por la 8E02, Ley General de Control Interno, Nº 8292 y artículo 8 de la 8E01, Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la función pública,  Nº 8422 y lo que al respecto establezca el Código de Trabajo, Estatuto del Servicio Civil y el 8E04, Reglamento Autónomo de Servicio del MAG, según corresponda. 

 

2.2.3.33.  Redacta memorándum en que se consigne la entrega del oficio, del informe de Relación de Hechos y del legajo de prueba, requiriendo en él: nombre y firma del funcionario competente para el recibo de correspondencia, sello de la dependencia y fecha; advirtiendo al receptor de la correspondencia sobre la confidencialidad de la información, de la necesidad de la entrega inmediata al remitente así como de limitaciones de apertura de los sobres sin autorización expresa del destinatario y obtiene la firma del Auditor Interno en oficio de remisión y memorándum de entrega.

 

2.2.3.34.  El Auditor Interno firma oficio de remisión de la Relación de Hechos y  memorándum de entrega y el Auditor Asistente coordina y entrega oficio, informe, legajo de prueba y explica al receptor cuando éste no es el destinatario, acerca de la confidencialidad de la información suministrada y demás contenidos del memorándum, requiriendo en el oficio y en el memorándum el nombre, la firma, fecha y el sello de la dependencia destinataria, correspondiente al recibo.

 

Apartado Denuncia Penal:

 

2.2.3.35.  El Auditor Asistente o equipo de trabajo observa en la ejecución del programa además de las Directrices sobre la Comunicación de Relaciones de Hechos y Denuncias Penales por las Auditorías Internas del Sector Público emitidas por la Contraloría General de la República, los siguientes lineamientos generales:

 

·                Descripción clara, precisa, lógica, congruente y en orden cronológico de las acciones u omisiones que se presumen productoras de responsabilidad por la eventual comisión de  ilícitos penales.

 

·                En la descripción de los hechos no debe efectuarse ningún tipo de análisis tal como: normativa infringida, gravedad de la falta, magnitud de los daños producidos, entre otros, sino relatar el hecho puro y simple de forma que responda a ¿qué ocurrió? ¿cuándo ocurrió? y ¿dónde ocurrió?

 

·                No deben incorporarse juicios de valor respecto de los hechos o conductas relatadas y debe tenerse el debido cuidado de no incorporar en el documento, comentarios o afirmaciones que puedan provocar algún tipo de lesión u ofensa a los interesados, que puedan llegar a generar repercusiones, incluso de índole penal contra los funcionarios de la Auditoría cuyas firmas aparecen en el documento.

 

·                Consideraciones fáctico- jurídicas. Incluir el análisis técnico-jurídico por el cual se estima que los hechos descritos violentan o infringen la normativa vigente. En este apartado se responde al ¿por qué? los hechos citados infringen la normativa vigente desde el punto de vista técnico o jurídico. Constituye la motivación que sustentaría iniciar un procedimiento administrativo. Además de las normas que se consideran transgredidas debe indicarse la determinación, valoración e individualización de los daños y perjuicios que pudieran haber sido ocasionados por los eventuales responsables, así como el método utilizado para estimar tales daños y perjuicios.

 

·                Ofrecimiento de prueba. Indicar el detalle de la prueba que sustenta los hechos, la cual puede ser toda aquella permitida por el Derecho Penal. La prueba ofrecida debe ser suficiente y pertinente y puede ser: testimonial, documental, pericial u otra según corresponda. En la prueba testimonial o pericial debe identificarse y señalarse los hechos a los que se refiere.  Se debe citar el nombre, calidades, domicilios, direcciones y números telefónicos de los testigos a fin de facilitar su ubicación. La prueba documental debe anexarse en un legajo separado, en orden cronológico, foliado y con un índice de los documentos aportados. Los documentos aportados deben ser copia fiel de aquellos contenidos en el legajo de prueba formado en el estudio, debiendo certificarse dicha condición por parte del Auditor Interno.

 

·                Identificar las personas sobre las que podría recaer la responsabilidad salvo que de acuerdo a los hechos y circunstancias exista una imposibilidad real de identificar al eventual responsable o responsables.

 

·                Establecer, cuando sea factible, los posibles perjuicios económicos que se hubieran provocado así como el método utilizado para realizar la estimación, a fin de determinar la responsabilidad civil y penal.

 

·                Estructurar la información conforme 8F19, Reporte de Hechos:

o    Hechos

o    Consideraciones fáctico jurídicas

o    Ofrecimiento de la Prueba

o    Eventuales responsables

 

2.2.3.36.  Ejecuta el 8F12, Programa Específico con base en Riesgos, y aplica las técnicas y medidas para obtener la evidencia, documentando los resultados en 8F07, Hoja de Trabajo, 8F20, Cédula de pendientes y 8F21, Cédula de limitaciones y confecciona el 8F19, Reporte de Hechos. Posteriormente informa al Auditor Coordinador sobre los resultados.

 

2.2.3.37.  El Auditor Coordinador y Auditor Interno evalúan en conjunto con el Auditor Asistente los resultados de la ejecución del  8F12, Programa Específico con base en Riesgos y la información contenida en 8F19, Reporte de Hechos y determinan junto con el Auditor Asistente las acciones a seguir respecto de los siguientes servicios de auditoría:

 

·           Estudio de auditoría.

·           Servicio de asesoría.

·           Servicio de advertencia.

·           Relación de Hechos generadores de responsabilidad administrativa o civil.

·           Presentar denuncia penal

·           Razón Archivo Denuncia (8F17), o traslado a la Administración para su atención. 

 

2.2.3.38.  Consigna decisiones en 8F16, Minuta presentación ejecutiva relación de hechos o denuncia penal, en el apartado Resolución Final, indicando la oportunidad en que serán realizados.

 

2.2.3.39.  Si no procede la denuncia penal, ir a fin de la descripción textual del apartado, salvo que corresponda investigar hechos generadores de eventuales responsabilidades administrativas o civiles en cuyo caso se regresa al apartado correspondiente. Asentar labores de supervisión en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.3.40.  El Auditor Asistente o equipo de trabajo redacta 8F23, Oficio Comunicación Denuncia Penal, siguiendo la siguiente estructura:

 

·           Datos generales introductorios: Encabezados de la Auditoría Interna y del MAG, fecha de la comunicación, número de informe, destinatario (Fiscal General de la República), nombre y calidades de quien remite (Auditor Interno).

 

·           Eventuales responsables.  Identificación de las personas sobre las que podría recaer la responsabilidad, salvo que de acuerdo a los hechos y circunstancias exista una imposibilidad real de identificar al eventual responsable o responsables. Anotar el nombre completo del funcionario o ex funcionario, u otra persona, cédula de identidad, puesto, y demás calidades que permitan identificar a la persona o personas sobre las cuales eventualmente recaería la responsabilidad. Cuando son varios los funcionarios involucrados y distintas sus responsabilidades se debe relacionar los hechos con los presuntos responsables.

 

·           Hechos. Redactar siguiendo los lineamientos generales establecidos al inicio de la descripción en este apartado refiriéndose en este caso a Denuncia Penal, con una descripción clara, precisa, lógica, congruente y en orden cronológico de las acciones u omisiones que se presumen productoras de responsabilidad por eventual comisión de ilícitos penales.

 

·           Consideraciones fáctico- jurídicas. Redactar siguiendo los lineamientos generales establecidos al inicio de la descripción en este apartado refiriéndose en este caso a Denuncia Penal.  Consiste en el análisis en que se detalla en forma razonada por qué se estima que los hechos determinados configuran la comisión de posibles delitos con indicación de las normas que se consideran transgredidas y los posibles daños y perjuicios que hubiesen sido ocasionados por el eventual responsable o responsables.

 

·           Ofrecimiento de prueba. Incluir las citas testimoniales conforme los lineamientos generales establecidos al inicio de la descripción en este procedimiento refiriéndose en este caso a Denuncia Penal y el índice de la prueba documental con referencia a su ubicación en el anexo. Consiste en el detalle de la prueba que sustenta los hechos la cual podrá ser toda aquella permitida por el Derecho Penal. En caso de prueba testimonial o pericial deberán indicarse y señalarse los hechos a que se refiere.

 

·           Solicitud de aplicación de inhabilitación para el ejercicio de cargos públicos. Se debe solicitar a la autoridad judicial respectiva, en aplicación del artículo 358 del Código Penal y 59 de la 8E01, Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública, y en caso de sentencia condenatoria, imponer como pena accesoria la inhabilitación para el ejercicio del cargo por un plazo acorde con la gravedad de los hechos.

 

·           Determinación del daño y perjuicio económico. Cuando sea factible establecer un monto que demuestre la existencia de un daño y o perjuicio resultante de la comisión del delito, se debe indicar la cuantificación aproximada de este, así como el método utilizado para realizar la estimación.

 

·           Lugar o medio para recibir notificaciones: Se debe solicitar al Ministerio Público mantener informada a la Auditoría Interna sobre las resoluciones atinentes a la denuncia presentada, para lo cual se debe señalar con claridad el lugar o medio para recibir  notificaciones, así como el nombre del funcionario a quien éstas deben ser dirigidas.

 

·           Firma el documento. Consigna nombre y cargo del Auditor Interno y espacio para la firma.

 

2.2.3.41.  Somete a Auditor Coordinador para su revisión.

 

2.2.3.42.  El Auditor Coordinador revisa oficio 8F23, Comunicación Denuncia Penal y somete a Auditor Interno para su aprobación final, asentar información en 8F03, Reporte de Supervisión.

 

2.2.3.43.  El Auditor Interno revisa, aprueba y firma la 8F23, Comunicación Denuncia Penal y asienta información en 8F03, Reporte de Supervisión y presenta Denuncia Penal al Ministerio Público, adjuntando el legajo de prueba debidamente certificado.

 

2.2.3.44.  El Auditor Asistente dispone del recibo de la Denuncia Penal en los papeles de trabajo y observa lo relativo a servicios pendientes. Si corresponde a Relación de Hechos ir a este apartado, caso contrario a los apartados que correspondan.

 

2.2.4.         Estudio sobre seguimiento de recomendaciones y disposiciones

 

2.2.4.1.     El Auditor Interno prioriza los estudios a realizar en función de recursos asignados en el Plan Anual de Trabajo, e informa de ello al Auditor Coordinador quién asigna la realización del estudio al Auditor Encargado.

 

2.2.4.2.     El Auditor Asistente elabora comunicación de inicio de estudio de la auditoría y somete a aprobación del Auditor Coordinador quién tramita ante el Auditor Interno salida de oficio de comunicación de inicio del estudio, requerimientos formales de audiencias e información ante la administración activa, así como la logística para la realización del trabajo.

 

2.2.4.3.     El Auditor Asistente o equipo de trabajo confecciona y somete a aprobación del Auditor Coordinador,  la estrategia de fiscalización y el programa de auditoría.

 

2.2.4.4.     El Auditor Coordinador revisa y somete a aprobación del Auditor Interno la estrategia de fiscalización y el programa de auditoría. El Auditor Interno analiza y aprueba la estrategia de fiscalización y el programa de auditoría. Posteriormente, el Auditor Asistente o equipo de trabajo realiza el estudio de auditoría conforme procedimientos establecidos según se describe a continuación:

 

·           Definir contenido y disposición del Legajo de documentos

·            Revisar recomendaciones dadas en estudio de auditoría original o  disposiciones emitidas en informe hecho por Despachos de Contadores Públicos o Contraloría General de la República, según se trate.

·            Obtener un adecuado conocimiento del estado en que se encuentra el cumplimiento de las recomendaciones dadas o disposiciones emitidas contemplando como parte de dicha revisión la información que se contiene en el Sistema de Control de Recomendaciones (SICOSE).

·            Efectuar revisión en la unidad auditada  elaborando para ello los instrumentos necesarios para la realización del estudio (observación, entrevistas, cuestionarios, requerimientos de información, entre otros.)

·            Realizar pruebas  sobre el cumplimiento del las recomendaciones dadas y disposiciones emitidas utilizando los procedimientos previamente establecidos.

·            Someter resultados al Auditor Coordinador.

 

2.2.4.5.     El Auditor Coordinador evalúa en conjunto con el Auditor Encargado del estudio, los resultados de las pruebas y de su revisión y los somete para evaluación del Auditor Interno.

 

2.2.4.6.     El Auditor Interno evalúa en conjunto con el Auditor Coordinador y Auditor Encargado del estudio los resultados de las pruebas y de su revisión.

 

2.2.4.7.     El Auditor Asistente o equipo de trabajo desarrolla y documenta los hallazgos en función de sus atributos:

 

·           Criterio (Norma legal que debe aplicarse).

·           Condición (deficiencias encontradas, identificar las líneas de autoridad y de responsabilidad en la entidad con respecto a los asuntos deficientes, si es aislada o muy difundida).

·           Causa (identificar lo que genera la deficiencia).

·           Efecto (importancia del hallazgo, efectos negativos).

 

2.2.4.8.     El Auditor Asistente o equipo de trabajo revisa y define con el Auditor Coordinador, la estrategia de comunicación de hallazgos mediante informe parcial o final u otros productos de auditoría tales como asesorías y advertencias.

 

2.2.4.9.     El Auditor Coordinador revisa la estrategia de comunicación de hallazgos y la somete al Auditor Interno para su aprobación final.

 

2.2.4.10.  El Auditor Interno revisa y aprueba la estrategia de comunicación de hallazgos.

 

Nota: Si producto de esta revisión se genera un estudio de auditoría, una asesoría o una advertencia, aplicar el procedimiento para este tipo de producto.

 

2.2.4.11.  El Auditor Asistente o equipo de trabajo plantea al Auditor Coordinador las conclusiones de auditoría, con base en la evidencia acumulada, así como  las acciones correctivas y recomendaciones respectivas.

 

2.2.4.12.  El Auditor Coordinador revisa las conclusiones de auditoría, con base en la evidencia acumulada, así como  las acciones correctivas y recomendaciones respectivas y lo somete a aprobación del Auditor Interno el cual revisa y aprueba las conclusiones de auditoría planteadas, las acciones correctivas y recomendaciones respectivas.

 

2.2.4.13.  El Auditor Asistente o equipo de trabajo establece la estrategia de comunicación de resultados y la somete al Auditor Coordinador quién revisa la estrategia de comunicación de resultados y la somete al Auditor Interno para su aprobación final.

 

2.2.4.14.  El Auditor Interno revisa y aprueba la estrategia de comunicación de resultados.

 

2.2.4.15.  El Auditor Asistente o equipo de trabajo elabora presentación para conferencia final ante la Administración y la somete al Auditor Coordinador el cual la revisa y entrega al Auditor Interno para su aprobación final.

 

2.2.4.16.  El Auditor Asistente o equipo de trabajo coordina la realización de la convocatoria para la conferencia final.

 

2.2.4.17.  Corresponde al Auditor Interno, Auditor Coordinador y al Auditor Asistente o equipo de trabajo exponer resultados a la Administración, así como escuchar y analizar observaciones hechas por la Administración. Adicionalmente modifica, si corresponde, los resultados presentados dejando evidencia de ello en el acta de conferencia final.

 

2.2.4.18.  El Auditor Asistente o equipo de trabajo confecciona el acta conferencia final y recoger firma de las personas presentes. Adicionalmente redacta informe de comunicación de resultados siguiendo estructura establecida y somete a Auditor Coordinador para su revisión.

 

2.2.4.19.  El Auditor Coordinador revisa informe de comunicación de resultados y somete a Auditor Interno para su aprobación final.

 

2.2.4.20.  El Auditor Interno revisa y aprueba el informe de comunicación de resultados. El Auditor Asistente o equipo de trabajo coordina la oficialización y entrega del informe.

 

2.2.5.         Informe de asesoría

 

2.2.5.1.     El Auditor Interno recibe y analiza en forma preliminar la solicitud de asesoría planteada por el jerarca, titulares subordinados, otros funcionarios del Ministerio, órganos externos o ciudadanía en general.

 

2.2.5.2.     Determina la necesidad de brindar una asesoría sobre un tema específico objeto de su conocimiento y traslada el requerimiento al Auditor Coordinador.

 

2.2.5.3.     El Auditor Coordinador asigna la realización de análisis a Auditor Encargado de estudio y tramita ante Auditor Interno, los requerimientos formales de información ante la administración activa, así como la logística para la realización del trabajo.

 

2.2.5.4.     El Auditor Encargado del estudio confecciona y somete a aprobación del Auditor Coordinador, la estrategia a seguir en la ejecución de la asesoría.

 

2.2.5.5.     El Auditor Coordinador revisa y somete a aprobación del Auditor Interno la estrategia propuesta para la realización de la asesoría.

 

2.2.5.6.     El Auditor Interno analiza y aprueba la estrategia propuesta.

 

2.2.5.7.     El Auditor Encargado del estudio realiza el análisis conforme procedimiento establecido según se describe a continuación:

 

·           Definir contenido y disposición del Legajo de documentos.

·            Obtener un adecuado conocimiento del área, proceso o actividad sobre la cual se pretende asesorar y  normativa relacionada.

·            Efectuar la revisión elaborando los instrumentos necesarios para la realización del trabajo (observación, entrevistas, cuestionarios, requerimientos de información, valoración de riesgos incluida la realización de pruebas complementarias para detectar la posibilidad de que se presente un riesgo de integridad o fraude).

·            Diseñar y ejecutar pruebas de los resultados de los procesos ejecutados por la administración complementando de ser necesario,  con la matriz de valoración de riesgos.

·            Someter resultados al Auditor Coordinador.

 

2.2.5.8.     El Auditor Coordinador evalúa en conjunto con el Auditor Encargado de la asesoría, los resultados de las pruebas y de su revisión. Los somete a evaluación del Auditor Interno.

 

2.2.5.9.     El Auditor Interno evalúa en conjunto con el Auditor Coordinador y Auditor Encargado de la asesoría los resultados de las pruebas y de su revisión.

 

Nota: Si producto de esta revisión se genera un estudio de auditoría o una advertencia, aplicar el procedimiento para este tipo de producto.

 

2.2.5.10.  El Auditor Encargado del estudio formula el informe de asesoría siguiendo la estructura establecida y lo somete al Auditor Coordinador para su revisión.

 

2.2.5.11.  El Auditor Coordinador revisa el informe de asesoría y lo somete al Auditor Interno para su aprobación final. El Auditor Interno revisa y aprueba el informe de asesoría y el Auditor Encargado del estudio coordina la oficialización y entrega del informe.

 

2.2.6.         Informe de advertencia

 

2.2.6.1.     El Auditor Interno toma conocimiento de un evento y determina la necesidad o conveniencia de emitir una advertencia sobre el tema objeto de su conocimiento. Además traslada el requerimiento al Auditor Coordinador.

 

2.2.6.2.     El Auditor Coordinador asigna la realización de análisis a Auditor Encargado de estudio. Tramita ante Auditor Interno, requerimientos formales de información ante la administración activa, así como la logística para la realización del trabajo.

 

2.2.6.3.     El Auditor Encargado del estudio confecciona y somete a aprobación del Auditor Coordinador, la estrategia a seguir en la ejecución del análisis.

 

2.2.6.4.     El Auditor Coordinador revisa y somete a aprobación del Auditor Interno la estrategia propuesta para la realización del análisis.

 

2.2.6.5.     El Auditor Interno analiza y aprueba la estrategia propuesta.

 

2.2.6.6.     Seguidamente, el Auditor Encargado del estudio realiza el análisis conforme procedimiento establecido según se describe a continuación:

 

·           Definir contenido y disposición del Legajo de documentos.

·            Obtener un adecuado conocimiento del área, proceso o actividad sobre la cual se pretende advertir y  normativa relacionada.

·            Efectuar la revisión elaborando los instrumentos necesarios para la realización del trabajo (observación, entrevistas, cuestionarios, requerimientos de información, valoración de riesgos incluida la realización de pruebas complementarias para detectar la posibilidad de que se presente un riesgo de integridad o fraude).

·            Diseñar y ejecutar pruebas de los resultados de los procesos ejecutados por la administración complementando de ser necesario,  la matriz de valoración de riesgos.

·            Someter resultados al Auditor Coordinador.

 

2.2.6.7.     El Auditor Coordinador evalúa en conjunto con el Auditor Encargado del análisis, los resultados de las pruebas y de su revisión y los somete para evaluación del Auditor Interno.

 

2.2.6.8.     El Auditor Interno evalúa en conjunto con el Auditor Coordinador y Auditor Encargado del análisis los resultados de las pruebas y de su revisión.

 

Nota: Si producto de esta revisión se genera un estudio de auditoría o una asesoría, aplicar el procedimiento para este tipo de producto.

 

2.2.6.9.     El Auditor Encargado del estudio formula el informe de advertencia siguiendo estructura establecida y lo somete a Auditor Coordinador para su revisión.

 

2.2.6.10.  El Auditor Interno revisa informe de advertencia y lo somete al Auditor Interno para su aprobación final.

 

2.2.6.11.  El Auditor Interno revisa y aprueba el informe de advertencia y el Auditor Encargado del estudio coordina la oficialización y entrega del informe.

 

2.2.7.         Autorización de libros

 

2.2.7.1.     El Titular Subordinado solicita a la Auditoría Interna la autorización de apertura o cierre de libros, la cual debe contar con los siguientes requisitos:

 

2.2.7.2.     Requisitos de la solicitud:

 

• Oficio de solicitud de autorización para apertura o cierre de  libros (contabilidad –mayor, diario, bancos, inventario-balances-), actas u otros, adjuntando el libro empastado o el libro folio suelto, indicando el funcionario autorizado para el retiro.
• Fundamentos legales, técnicos y operativos que justifiquen la solicitud.
• Indicación del órgano responsable del uso y custodia.
• Número de libro y cantidad de folios.
• De existir folios nulos agregar documento firmado, en actas por los integrantes del órgano colegiado y de contabilidad por el titular subordinado del área contable, justificando las razones de la nulidad.
• En caso de cierre de libros indicar estado de conservación, integridad de los folios, último folio usado, y en caso de no cumplir alguno de los requisitos señalarlo y justificarlo.

 

2.2.7.3.     Requisitos de los libros:

 

• Completo y en buen estado de conservación y limpieza.
• No iniciado en el caso de apertura.
• Folios numerados en forma consecutiva. 
• En el caso de libro de folio suelto, además de lo anterior deberá indicarse  en cada uno de los folios, lo siguiente: logotipo o nombre de la dependencia, descripción de la naturaleza del libro, número del libro y en el pie de página la cantidad de líneas correspondientes a las personas que deben firmar los acuerdos. Si es para cierre de libro debe estar encuadernado e identificado en el lomo y en la cubierta, y si algún folio no está totalmente usado hasta el final, agregar la leyenda “última línea”.
• A partir del segundo libro debe presentar el libro anterior para cierre. Como excepción y a solicitud del órgano responsable del uso se podrá a solicitud y con la justificación correspondiente autorizarse un libro subsiguiente cuando esté por finalizar el libro anterior y no pueda paralizarse el registro.

 

2.2.7.4.     Requisitos de los libros en caso de robo, extravío o grave deterioro:

 

• Robo o extravío: Presentar denuncia ante el Juzgado correspondiente.
• Incendio: Requerir certificación del INS sobre la ocurrencia del siniestro.
• Grave deterioro: Certificación del funcionario público que conoce de los hechos sucedidos y de ser posible de otras autoridades que atendieran la emergencia o suceso.
• Publicar en dos ocasiones en la Gaceta y una en un diario de mayor circulación nacional lo sucedido con el libro.
• Presentar a la Auditoría Interna copia o fotocopia y original para constatación de los documentos probatorios indicados.

 

Nota: Cuando se trate de libros que por ley expresa deben ser legalizados por parte de la Dirección General de la Tributación Directa, la Auditoría Interna hará constar en ellos mediante sello y firma, la verificación del cumplimiento de este requisito, sin que proceda la autorización por parte de la Auditoría Interna.

 

2.2.7.5.     El Auditor Asistente recibe la solicitud y procede a revisar la correspondencia entre lo que se indica en la solicitud y los libros recibidos. Si está correcta la información y documentación procede a pasar la correspondencia al Auditor Interno, caso contrario devuelve en el acto el trámite al interesado.

 

2.2.7.6.     El Auditor Interno asigna al Coordinador de grupo correspondiente para proceder con la verificación de requisitos para la autorización de apertura o cierre y determinación de otros productos de auditoría en caso de corresponder (asesoría, advertencia, estudio de auditoría).

 

2.2.7.7.     El Auditor Coordinador de grupo asigna la tarea al Auditor Asistente y suministra la documentación respectiva.

 

2.2.7.8.     El Auditor Asistente recibe la documentación y ejecuta las siguientes acciones:

 

Razón de apertura:

 

·           Constatar la correspondencia entre lo indicado en el oficio y los libros a autorizar, así como el cumplimiento de los requisitos establecidos para tramitar la solicitud de apertura de libros, cumplimentando la respectiva hoja de trabajo.

·           Imprimir en el primer folio la información sobre la autorización de apertura y en el último la información prevista para el cierre.

·           Estampar en cada folio el sello blanco de la Auditoría Interna.

·           Obtener del Registro de Libros Autorizados, el número de asiento y proceder a su asignación.

·           Si se trata de la continuación de un libro, verificar que esté hecho el cierre respectivo del tomo anterior.

·           Si existen diferencias entre la solicitud y libros: resolver interlocutoriamente con el solicitante y proseguir con trámite. Sí no se resuelve, proponer al Coordinador de equipo las acciones a seguir.

·           Trasladar al Coordinador de grupo el expediente para que proceda con la revisión respectiva.

 

Razón de cierre:

 

·           Constatar la correspondencia entre lo indicado en el oficio y los libros a autorizar, así como el cumplimiento de los requisitos establecidos para tramitar la solicitud de cierre de libros, cumplimentando la respectiva hoja de trabajo.

·           Constatar la integridad de los folios.

·           Imprimir en el último folio la información sobre la autorización de cierre y anotar los datos correspondientes.

·           Obtener del Registro de Libros Autorizados, el número de asiento y proceder a su asignación.

·           Sí está todo correcto: proceder con trámite de cierre.

·           Si existen diferencias entre la solicitud y libros: resolver interlocutoriamente con el solicitante y proseguir con trámite. Sí no se resuelve, proponer al coordinador de equipo las acciones a seguir.

·           Proponer la redacción a incluir en la razón de cierre en lo que respecta a “observaciones”.

·           Trasladar al Coordinador de grupo el expediente para que proceda con la revisión respectiva.

 

2.2.7.9.     El Auditor Coordinador recibe expediente de apertura o cierre de libros por parte del Auditor Asistente, revisar que los libros objetos de apertura o cierre se encuentren en regla en función de los requisitos establecidos y remite expediente con propuesta de acciones al Auditor Interno.

 

2.2.7.10.  El Auditor Interno rellena los espacios que contienen los sellos al inicio y al final del documento, según corresponda. Devuelve al Auditor Asistente para su trámite final.

 

2.2.7.11.  El Auditor Asistente contacta al titular subordinado correspondiente para la devolución del libro y fija fecha y hora.

 

2.2.7.12.  Consigna en el Registro de Libros Autorizados y en el Control Digital de Libros Autorizados:

 

·           Número de asiento

·           Fecha de autorización

·           Tipo de razón (apertura o cierre)

·           Tipo de libro

·           Órgano o cuenta a que corresponde el libro de registro

·           Número de libro

·           Cantidad de folios que integran el libro

·           Cantidad de folios utilizados en caso cierre

·           Estado de conservación

·           Observaciones sobre aspectos relevantes, sin menoscabo de que se realicen mediante oficio u otro tipo de comunicaciones, debiendo hacerse la referencia en este espacio.

·           Nombre, cédula y firma (sólo en Registro de Libros Autorizados) del funcionario autorizado a retirar el libro

·           Fecha de retiro

 

2.2.7.13.  Posteriormente, solicita la firma del funcionario autorizado y efectúa devolución del libro. Sí se apersona el interesado procede con la entrega, caso contrario requerir interlocutoriamente por una vez al titular subordinado o funcionario autorizado el retiro del libro, de no retirarse advertir por escrito al titular subordinado con copia al superior inmediato indicando, en caso de cierre, que de no retirarse se entregará al superior inmediato del titular subordinado solicitante, o en última instancia al Encargado del Archivo Central; en el caso de una apertura se procede a su destrucción al finalizar tres meses a partir de la comunicación escrita levantando acta con la presencia de dos testigos.

 

2.2.7.14.  El Titular subordinado o funcionario autorizado, o superior del titular subordinado solicitante o en definitiva Encargado de Archivo Central retira libro y firma recibido en el Registro de Libros Autorizados.

 

2.2.7.15.  El Auditor Interno dispone con el Auditor Coordinador en caso de ser necesario tomar acciones distintas o adicionales a la de autorización de apertura o cierre de libros e instruye al Auditor Coordinador lo que corresponda.

 

 

3.     DOCUMENTOS DE REFERENCIA

 

8F01, Asignación estudio

8F02, Plan General del Estudio

8F03, Reporte de Supervisión

8F04, Programa de Auditoría para Evaluar el Sistema de Control Interno a los Procesos de Dirección

8F05, Oficio comunicación inicio estudio de auditoría

8F06, Acta conferencia inicial

8F07, Hojas de Trabajo

8F08, Reporte de Hallazgos

8F09, Normas para el ejercicio de la Auditoría Interna

8F10, Matriz de Riesgo Operativo

8F11, Matriz Selección de riesgos relevantes y determinación de pruebas de cumplimiento y sustantivas

8F12, Programa Específico con base en Riesgos

8F13, Acta Conferencia Final

8F14, Informe comunicación de resultados estudios de auditoría

8F15, Toma de conocimiento de hechos irregulares o ilícitos

8F16, Minuta presentación ejecutiva relación de hechos o denuncia penal

8F17, Razón Archivo Denuncia

8F18, Matriz valoración de riesgos para relaciones de hechos y denuncias penales

8F19, Reporte de Hechos

8F20, Cédula de pendientes

8F21, Cédula de limitaciones

8F22, Informe comunicación de resultados Relaciones de Hechos

8F23, Oficio Comunicación Denuncia Penal

8E01, Ley contra la Corrupción y el Enriquecimiento Ilícito en la Función Pública

8E02, Ley General de Control Interno

8E03, Ley Orgánica de la Contraloría General de la República

8E04, Reglamento Autónomo de Servicio del MAG

8E05, Norma 205 del MNGA

8E06, Reglamento de Organización y Funcionamiento de la Auditoría Interna

 

 

4.     CONTROL DE VERSIONES

 

Versión	Fecha	Origen del cambio

 

REPRESENTANTE DE LA DIRECCIÓN		JEFE/A DE ÁREA		MINISTRO/A