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MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA

ARCHIVO CENTRAL

 

 

 

 

 

 

MANUAL DE FUNCIONES Y PROCEDIMIENTOS

 

PRESENTACION

 

Este manual se presenta con el objetivo fundamental de orientar y servir a los funcionarios del archivo central en sus labores rutinarias.

 

Es un desglose detallado de los quehaceres y forma de llevar a cabo los mismos.

 

El archivo  como administrador de documentos llena una función de gran importancia para el trabajo en el Ministerio; al permitir la localización y utilización pronta y exacta de la información.

 

Este Manual es un instructivo práctico, el cual ayudará a los nuevos empleados que ingresen a laborar al archivo, en el desempeño eficiente de las labores que se les encomienden.

 

Luis Alfonso Chacón Coto

Encargado del Archivo

 

Documento Oficial  del 02 de Noviembre del 1998

Oficio DOF-642-1998.   “Manual de funciones y Procedimientos del Archivo Central”

Firmado por el Lic. Alejandro Bejarano Castillo.

 

 

OBJETIVO GENERAL  DEL ARCHIVO CENTRAL

 

Regular todo el acervo documental producido y recibido en la institución,  en el cumplimiento de sus funciones; así como el asesoramiento en la organización y administración de los archivos de gestión de cada oficina.

 

Velar por la protección y conservación del patrimonio documental del Ministerio de Agricultura y Ganadería, centralizado en el archivo.

 

MISIÓN DEL ARCHIVO CENTRAL

 

Administrar el acervo documental de todo el Ministerio para promover la reducción de costos, conservar adecuadamente los fondos a cargo, facilitar y agilizar su uso, mediante la utilización de procedimientos técnicos modernos de la archivística.

 

 

DISPOSICIONES GENERALES

 

-          El archivo central es una unidad administrativa, dependiente del Sistema Unificado de Información Institucional (SUNII)  y de la Dirección Administrativa y Financiera del Ministerio de Agricultura y Ganadería, la cual se regirá por las presentes disposiciones y lo que establezca en materia de archivo la Ley del Sistema Nacional de Archivos (Ley 7202 del 24-10-1990);  en su capítulo V, y su reglamento (Decreto) y los pronunciamientos que emane la Dirección General del Archivo Nacional.

 

-          Funcionará bajo la dirección de un profesional en archivística, quien deberá ser titulado en la materia, el cual será nombrado por el Departamento de Recursos Humanos del Ministerio de Agricultura y Ganadería.

 

-          Debe contar el archivo central, con los técnicos necesarios en la misma especialidad, (archivística), personal de apoyo.

 

-          Se ejecutarán funciones operativas y normativas para desarrollar los procedimientos.

 

FUNCIONES OPERATIVAS:

 

1.- Transferencias o remisiones.

 

2.- Organización de los Fondos (clasificar, ordenar, describir).

 

3.- Descripción  (Inventarios, índices).

 

4.- Administración computarizada de Información.

5.- Conservación.

 

6.- Administración y Servicio

 

7.- Selección y Eliminación.

 

NORMATIVAS:

 

 

1.- Establecer normas y directrices en materia archivística en la institución, mediante la promulgación de manuales, reglamentos, circulares, formatos, etc.

 

2.- Implantar un Sistema de Archivo Unificado ( S. A. U ), orgánico funcional.

 

3.- Brindar capacitación en materia archivística a los archivos de gestión y central.

 

4.- Establecer el plan de conservación y eliminación documental (PCED), conocido como Programa de control documental (PCD) o bien Tablas de Plazos de conservación documental (TPCD), mediante las cuales se regule la producción documental y se establezca su vigencia y conservación.

 

5.- Brindar asesoría, apoyo técnico y normativo a los archivos de gestión del Ministerio.

 

6.- Supervisar las labores archivísticas en el Ministerio, mediante visitas de inspección, informes y recomendaciones.

 

 


FUNCIONES GENERALES DEL ARCHIVO CENTRAL

 

a.- Ejecutar la política del Sistema Nacional de Archivos, de conformidad con la Ley 7202, del 24 de octubre de 1990 y su reglamento.

 

b.- Centralizar todo el acervo documental del Ministerio de Agricultura y Ganadería, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos establecidos en las Tablas de Plazos de Conservación Documental de cada oficina.

 

c.- Coordinar con la Dirección General del Archivo Nacional, la ejecución de políticas archivísticas de la institución.

 

d.- Reunir, conservar, clasificar, ordenar, seleccionar, describir, administrar y facilitar la documentación producida con menos de 20 años de haberse originado en las diferentes unidades y dependencias del Ministerio.

 

e.- Elaborar los instrumentos y auxiliares descriptivos necesarios para aumentar la eficiencia y eficacia en el servicio público, preparando índices, guías e inventarios.

 

f.- Velar por la aplicación de políticas archivísticas para facilitar la consulta y asesorar técnicamente al personal de la institución que labore en los archivos de gestión.

 

g.- Recibir la documentación perteneciente al archivo de gestión de cada oficina que forme el Ministerio de Agricultura y Ganadería, a partir de los dos años anteriores al actual, de conformidad con la vigencia establecida en las Tablas de Plazos de Conservación.

 

h.- Obtener copias o reproducciones de documentos editados por algunos departamentos o dependencias del Ministerio, sin duplicar acciones con el área de biblioteca.

 

i.- Coordinar con las Direcciones del Ministerio, la selección de los documentos sin valor científico- cultural-histórico, para su posterior eliminación. (comité institucional de selección y eliminación documental y comisión nacional de selección y eliminación).

 

j.- Ejercer los controles necesarios para el adecuado manejo y conservación de los archivos de gestión de la institución.

 

k.- Planificar y normalizar técnicamente, la labor de automatización de los fondos documentales en el archivo.

 

m.- Colaborar en la búsqueda de soluciones para el buen funcionamiento del archivo central y de los archivos de gestión de la entidad.

 

n.- Los archivistas que laboren en el Archivo Central deberán asistir a la Asamblea General de archivistas, cada año.

 

n.- Solicitar asesoramiento técnico a la Dirección General del Archivo Nacional, cuando sea necesario.

 

o.- Integrar el comité a que se refiere el artículo 33, de la ley 7202. “ Ley del Sistema Nacional de Archivos”.  Integrado bajo el Acuerdo N.3 del Ministerio de Agricultura y Ganadería en la Gaceta N.106 del Martes 4 de Junio de 1996.

 

p.- Solicitar a la Comisión Nacional de Selección y Eliminación de Documentos autorización para eliminar documentos.  El encargado formará parte de la Comisión de acuerdo con el artículo 32 de la ley 7202.

 

q.- Rendir un informe anual a la Dirección General del Archivo Nacional, sobre el desarrollo archivístico de la institución, en el mes de marzo de cada año.

 

r.- Entregar a la Dirección General de Archivo Nacional, según lo establece el reglamento, una copia de los instrumentos de descripción, en los cuales encuentra registrada la información.

 

s.- Cualquier otra disposición en materia archivística que emane de la Junta Administrativa del Archivo Nacional.

PROCEDIMIENTO PARA EL DESARROLLO DE LA FUNCIONES

 

INTRODUCCIÓN

 

En el Archivo Central se presentarán dos procesos: el administrativo y el archivístico. Estos procesos se dan con el fin de brindar una serie sistemática de acciones dirigidas hacia el logro del objetivo del archivo.

 

PROCESO O FUNCIONES ADMINISTRATIVAS:

 

Las políticas administrativas del Archivo Central, las dictará el Archivo Central en concordancia con las políticas que dicta la Dirección General del Archivos Nacionales.

 

PROCESO O FUNCIONES ARCHIVISTICAS.

 

Estos se estipulan claramente en la legislación vigente, en materia archivística de nuestro país, las cuales son las siguientes:

 

1.- Acopio o reunión de documentos

 

2.- Expurgo y limpieza de documentos

 

3.- Selección documental

 

4.- Organización documental

 

4ª. Organización documental

 

4b. Ordenación documental

 

4c. Numeración o signatura.

 

5.- Descripción documental

 

6.- Conservación

 

7.-Archivo documental

 

8.- Administración de documentos.

 

9.- Digitación de instrumentos descriptivos.

 

10.- Archivo de instrumentos descriptivos.

 

 

 

PROCEDIMIENTOS

 

 

1.       ACOPIO O REUNION:

 

1ª.Mediante las listas de remisión las oficinas del Ministerio harán llegar al Archivo Central los fondos documentales.

 

1b.El técnico deberá confrontar el material recibido, con las listas y dar un recibido conforme provisional a la entidad productora. El recibido definitivo se hará por medio de los inventarios, de los cuáles se les hará llegar una copia definitiva, de los fondos que quedarán en custodia y administración en la sección.

 

Cambiar las carpetas a los expedientes que se encuentran en mal estado.

 

2.- EXPURGO Y LIMPIEZA:

 

2ª. Tomar una por una de las unidades archivables y proceder a eliminar de cada pieza documental, las grapas, clips, cintas engomadas adhesivas, ligas, prensas, papelitos, etc.

 

3.- SELECCIÓN DOCUMENTAL:

 

3ª.- Eliminar las piezas documentales idénticas, que vengan duplicadas o con más copias. Si viene el original y una copia al carbón, eliminar la copia al carbón, si viene fotocopia y copia al carbón del mismo documento, eliminar la copia fotostática y conservar la copia al carbón. Debe procurar el archivista conservar siempre material original o copias al carbón.

 

Si solo viene fotocopias, debe brindárseles un trato especial en su conservación para evitar su pronto deterioro.

 

Se deben eliminar duplicados únicamente, cuando exista seguridad absoluta de que los documentos son idénticos.

 

3-b. Identificar que es material de archivo, y que no debe conservarse para efectos archivísticos. De antemano las oficinas deben realizar esta clasificación; pero si llegara algún tipo documental de biblioteca, separarlo y no incluirlo como parte del fondo documental. Deben ser enviados a la sección de biblioteca, departamento legal o Recursos Humanos, como lo indica la Dirección General del Archivo Nacional, en circular emitida el 3 de Julio de 1989.

 

3.c.- Clasificar el ciclo vital de los documentos mediante sus tres fases o etapas: identificando la documentación que corresponde a los archivos de gestión, central o final. Lo anterior se realiza mediante la utilización de las tablas de Plazos Documentales de cada oficina.

 

3.d.- El archivista debe verificar si ya se cumplió la vigencia de cada tio documental en sus diferentes etapas.

 

Enviar al Archivo Nacional mediante listas de remisión e inventariar la documentación ue ha cumplido su vigencia administrativa y que se ha calificado de antemano en las Tablas de Plazos como científico cultural, con aprobación de la Comisión Nacional de Selección y Eliminación.

 

Coordinar con los jerarcas de la Dirección General del Archivo Nacional el traslado de las remesas, mediante una programación anterior.

 

Mantener un registro de los documentos enviados al Archivo Nacional.

 

3.e.- Convertir los documentos que ya han cumplido su vigencia administrativa y legal, en material no legible, reciclarlos o incinerarlos.

 

4.- ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

 

4.a.- CLASIFICACION DE DOCUMENTOS:

 

Esta se realizará mediante la utilización de series documentales, de conformidad con los grupos que se producen en las oficinas, de acuerdo a la naturaleza de sus funciones.

 

Pueden ser por ejemplo: Actas, Informes, Correspondencia, Inventarios, Requisiciones, etc.

 

El fondo documental se divide por clases y tipos documentales.

 

La clase documental puede ser en papel o textual, audiovisual, cartográfica, automatizada (discos, películas, etc).

 

La clase documental es el soporte en el cual se plasma la información y el tipo documental es el formato que se le da a la información en el soporte.

 

Se tomarán los grupos documentales y se dividen por series. Cada serie se ordena cronológicamente (por años o meses), de conformidad con las fechas extremas.

 

 

4.b.- ORDENACIÓN DOCUMENTAL:

 

Una vez separado el material en series documentales, de acuerdo con el tipo que presenta, se procede a numerar o signar cada unidad archivable o expediente, utilizando el sistema numérico simple o combinado ( alfa numérico, en códigos, etc).

 

4.c.- NUMERACIÓN O SIGNATURA:

 

La numeración o signatura se hará en forma consecutiva del 0001 al infinito, a  las unidades archivables.

 

Deben anotarse los folios o numerar las piezas documentales que conforman la unidad archivable o expediente.

 

Los instrumentos descriptivos, tales como “listas de remisión”, “inventarios” “guías” e “indices”,   se encuentran ordenados por medio de la estructura orgánica de la institución y a la vez las guías mantienen un control cruzado por asuntos o materias y nos remiten a los registros automatizados si al fondo se le aplica un sistema informático  para su búsqueda o localización.

 

El sistema de ordenación dentro del Archivo Central, se da y utiliza respetando el orden de origen y principio de procedencia, que se ha implantado en el archivo de gestión o bien la unidad productora.

 

5.- DESCRIPCIÓN DOCUMENTAL

 

5.a.- Al tener numeradas tanto las piezas documentales, como las unidades archivables se procederá a levantar en borrador los inventarios de los fondos clasificados y ordenados; siguiendo el formato del instrumento descriptivo, denominado “Inventario”, o sea anotando el lugar de origen u oficina productora de los documentos, contenido, fechas y signatura, el número de folios y fecha de eliminación, la cual se tomará de la información contenida en las Tablas de Plazos de Conservación documental.

 

La descripción consiste en identificar y analizar los documentos para su localización en el espacio físico, a través de instrumentos descriptivos y auxiliares (inventarios, guías, índices,.).

 

5.b.- En tarjetas impresas o en un programa de cómputo, se hará una descripción genera (resumen) de cada unidad archivable.

 

Se anotará a cada tarjeta en su primera parte, el número de expediente, el año al que pertenece la documentación, la dependencia, sección, unidad o departamento al que pertenece la archivalía.

 

Se hará la descripción del contenido de la siguiente manera: anotar el asunto, nombre del destinatario, nombre de los remitentes, la fecha de los documentos (extremas, y nombre de la serie documental a la que pertenece.

 

5.c.- Las tablas de plazos de conservación, se elaborarán de conformidad con el formulario que para tal efecto provee el Archivo Central, en las cuáles se identificará el típo documental, si es copia u original, quien tiene copias u originales de ese tipo documental, si está computarizado, una breve descripción del mismo, vigencia administrativa y legal, cantidad anual que se produce, y un espacio para observaciones.

 

6.- CONSERVACIÓN

 

Consiste en realizar las labores pertinentes para la adecuada conservación y manejo de los documentos enviados, que se encuentran dentro del depósito.

 

Dar mantenimiento a la documentación (limpieza, quitar todo tipo de artículos que vengan adheridos a la pieza documental, tales como clips, grapas, cintas, prensas metálicas, etc.)

 

Restaurar los documentos que vengan dañados o que se dañen en sus manejo a la hora de limpiarlos.

 

Mantener los documentos más importantes dentro de cajas especiales, libres de ácido.

 

Velar porque el  equipo de aire acondicionado y deshumificadores se encuentren en buen estado y se mantengan los niveles de temperatura y humedad relativa en los depósitos, de acuerdo a las recomendaciones técnicas. (H:R:30 a 45% y T.18% al 22%C). Desocupar el almacenador de agua del deshumificador día a día.

 

Vigilar que la estructura física, instalaciones eléctricas, tuberías que se encuentran dentro del archivo estén en perfecto estado.

 

7.- ARCHIVO DE DOCUMENTOS:

 

Colocar en el espacio físico en estantería  metálica o corrediza o archivadores, las unidades archivables (cajas o expedientes ) e instrumentos descriptivos.

 

Seguir el orden numérico de los estantes y unidades documentales.

 

Seguir la estructura orgánica al momento de archivar los inventarios.

 

Rotular estantes y anaqueles de los depósitos.

 

Al eliminar unidades documentales quedarán los espacios vacíos, por lo que se procederá a utilizarlos con nueva documentación, pero la numeración no será reutilizada, se llevará un control cruzado ente el inventario y las actas de eliminación.

 

8.- ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS:

 

 Poner a disposición de los usuarios la documentación o información a través de diferentes modalidades (copia, consultas, préstamos, investigaciones, etc.).

 

Llevar registros mediante fórmulas o boletas de los préstamos de documentos.

 

Llevar un registro para el control de visitantes o usuarios del archivo.

 

Tramitar la devolución de los documentos.

 

Velar por la aplicación de las Tablas de Plazos de Conservación de documentos, en los archivos de gestión.

 

9.- MECANOGRAFIA O DIGITACION DE INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS Y TODO TIPO DE DOCUMENTOS.

 

Digitar o mecanografiar los inventarios e instrumentos descriptivos del archivo central.

 

10.- ARCHIVO DE INSTRUMENTOS DESCRIPTIVOS Y DOCUMENTOS EN GENERAL:

 

Llevar al día la labor de archivos de todo tipo de documentos producido y recibido en la oficina, respetando el orden de origen, del archivo de gestión (por estructura orgánica).

 

 

SERVICIOS ARCHIVISTICOS

 

SOBRE EL PRÉSTAMO DE DOCUMENTOS A SERVIDORES DE LA INSTITUCIÓN Y A PARTICULARES.

 

(Ver  Procedimiento y consulta de documentos, año 2004)

 

Podrán solicitar expedientes y otros documentos en calidad de préstamo, los jefes de aquellas unidades gestoras de los mismos, los cuáles no podrán ser retenidos por más de quince días, plazo que puede prorrogarse previamente, con justificación de la unidad respectiva que los solicite.

 

Cuando un servidor de la institución en asuntos oficiales, necesita obtener copia de algún documento, se le hace acompañar de un servidor del archivo, que se responsabiliza de devolverlo a la unidad una vez realizada la gestión ( en caso de no existir fotocopiadora en el archivo).

 

a.- Los demás documentos del archivo, pueden solicitarlos las personas particulares, siempre y cuando consulten dentro del archivo, con un horario de 9 a.m  a 3 p.m., mediante la utilización de la fórmula “Registro de Usuario”, que para tal efecto se usa en la oficina, y para efectos de fotocopiado se precederá igual al artículo anterior, pero dependiendo del trabajo en su momento.

 

b.- En caso de tratarse de documentos confidenciales y que así haya sido determinado por la oficina gestora, no podrá ser brindada para su consulta a menos que cuente con la autorización por escrito de la unidad productora o bien orden judicial.

 

El archivo podrá rescatar o recibir donaciones de documentos de aquellas unidades que sean trasladadas a otras instituiones, así como de instituciones particulares.

 

El archivo deberá recoger la documentación que hay producido la unidad administrativa de la institución que por cualquier circunstancia haya desaparecido o cambiado de nombre o funciones.

 

Los documentos con valor científico cultural podrán ser exhibidos en salas de exposiciones, en tiempos de aniversario del Ministerio o fechas Cívicas.

 

Los documentos donados al Archivo Central, serán conservados, indicándose en su registro respectivo el donante, salvo manifestación contraria del mismo.

 

Los documentos que por su valor probatorio se soliciten judicialmente, se entregarán, pero en su lugar se debe indicar y al menos dejar fotocopias de los mismos.

 

 

ORGANIZACIÓN DEL FONDO DOCUMENTAL

 

La fuente de documentos que recibirá el Archivo Central estará constituida por los archivos de gestión, que son los archivos de las direcciones, departamentos y secciones del Ministerio de Agricultura y Ganadería  y por la archivaría organizada y facultada en el archivo.

 

Todas las direcciones, departamentos y secciones del Ministerio deben entregar al archivo los documentos producidos una vez concluido su trámite administrativo, durante los meses de Enero y Febrero de cada año ( o cuando el archivo por falta de espacio y condiciones decida hacerlo en otra época). Si hubiera concluido el trámite administrativo y de conformidad con el cronograma de remisiones que elabore el Archivo Central, si las unidades administrativas no proceden a remitir los fondos documentales, será responsabilidad de las jefaturas de las unidades administrativas coordinar el traslado con el Archivo Central.

 

Los expedientes y otros documentos deberán remitirse al archivo, acompañados de una lista de remisión en riguroso orden, utilizando para esto la fórmula denominada “Lista de Remisión”.

 

La copia de los inventarios levantados a los expedientes o documentos enviados, no se regresará  a las oficinas como acuse de recibo definitivo o conforme, hasta tanto no hay sido debidamente verificada la lista de remisión por un técnico del Archivo Central. El archivo conservará el original y corregirá los errores y deficiencias que se registren.

 

Entre tanto se realiza esta labor, el acuse de recibo será provisional y de acuerdo con los datos suministrados en las listas de remisión.

 

Todo expediente debe ser enviado al Archivo Central con carátula al inicio y protección al final, ya sea en carpetas, empastes, etc,   para su debida conservación y administración. No se recibirán documentos que no sean enviados en dicha forma.

 

Cada documento es clasificado, expurgado, ordenado, seleccionado o descrito según su naturaleza.l

 

 

 

 

 

 

 

Agredecemos toda sugerencia para mejorar este servicio,
remitir su mensaje a sunii@mag.go.cr
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