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MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA ARCHIVO CENTRAL |
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Procedimiento para el préstamo y consulta de documentos resguardados por el Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería (MAG).
Año 2004
Este procedimiento está basado en el Reglamento del Archivo Central del MAG Decreto Ejecutivo 26693-MAG, publicado en La Gaceta 41, del viernes 27 de febrero de 1998, el cual estipula lo siguiente:
“Capítulo V. Del préstamo de documentos.
Artículo 8. El
préstamo de documentos puede hacerse a los funcionarios del Ministerio de
Agricultura y Ganadería, pero no podrán salir de la Institución, salvo
regulación específica reglamentaria y en los casos de exposición o
requerimiento de los Tribunales de Justicia, de
Capitulo VI. De la consulta de documentos.
Artículo 9. Todos los ciudadanos tendrán acceso a la información contenida en los documentos del Archivo Central del Ministerio del Agricultura y Ganadería.
Artículo 10. Cualquier ciudadano interesado en consultar documentos deberá hacer una solicitud por escrito indicando claramente las razones del estudio, la cual deberá incluir el visto bueno del Director respectivo o similar.
Artículo 11: Los investigadores que realicen trabajos con información del Archivo, estarán obligados a entregar una copia del trabajo realizado para incorporarlo, si así se considera conveniente, al patrimonio del Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería.”
Procedimiento:
A. Consulta y préstamo de documentos:
1- La consulta o préstamo de documentos se origina con una solicitud escrita: a. Usando la fórmula “Boleta de solicitud de información o documentos”; b. Presentando una carta que incluya: nombre del solicitante, fecha de solicitud, asunto, tema, nombre del documento, oficina productora y posibles fechas extremas. Asimismo, debe indicar el nombre y la firma de la persona que autoriza, señalando si se trata de una consulta a sala o la salida del documento, dicha persona debe ser un superior jerárquico de la dependencia productora, o una autoridad competente del MAG, también es necesario que lleve el sello de la dependencia respectiva; c.
Con una solicitud especial extendida por los
Tribunales de Justicia,
2- En caso de que la oficina productora habitualmente requiera el préstamo de documentos, como sucede con los expedientes de exempleados por parte del Departamento de Recursos Humanos. El jefe de Departamento o el Director respectivo presentarán al SUNII una nota con los nombres y firmas de los funcionarios autorizados para realizar las gestiones. En este caso la persona autorizada solo llena el formulario “Boleta de préstamo”.
3- Cuando se trate de documentos de carácter personal (expediente personal, expediente médico), el interesado podrá hacer la solicitud presentado su cédula de identidad, pero no podrá sacarlo del Archivo Central. Si requiere fotocopia, el responsable del Archivo o el funcionario autorizado llevará el expediente a la fotocopiadora, sacará las fotocopias, extenderá un recibo de dinero al interesado, que tendrá que cancelar en la caja del Departamento Financiero. Una vez cancelado, se le entregan las fotocopias y el expediente se devuelve al Archivo.
4- Si por alguna circunstancia el Archivo Central se encuentra cerrado, la solicitud será recibida en la sala de atención al público del Centro de Información del SUNII; dicha solicitud se le dará trámite a más tardar el día hábil siguiente que se encuentre operando el Archivo. En caso de emergencia, solicitud judicial u otra causa justificable, el jefe del SUNII dará trámite a la solicitud.
5- Para hacer efectiva la consulta o préstamo de un documento el solicitante deberá llenar el formulario “Boleta de préstamo”, el cual se queda en el Archivo Central para consignar dicho préstamo o consulta. A esta boleta se le engrapa la solicitud respectiva. Se indica el número de páginas del documento, si los documentos están foliados se verifica que esté completo y se hacen las anotaciones respectivas.
6- Con base en las boletas de préstamos o servicios el encargado del Archivo Central, mantendrá una bitácora, para dar seguimiento al préstamo y para informar en la primer semana de cada mes al jefe del SUNII sobre los servicios que se brindaron en ese lapso de tiempo.
7- También el encargado del Archivo Central llevará un registro de las solicitudes no resueltas, con el fin de investigar las razones por las cuales los documentos no se encuentran en el Archivo Central. Estos datos se incluirán en el informe mensual que se envía al Jefe del SUNII.
8- Una vez devuelto el documento se revisa para determinar que se encuentra completo. En las respectivas boletas de solicitud se indica la fecha de devolución, la firma de recibido por parte del Archivo y el sello, y luego se hace la anotación en la bitácora de servicio.
9- El documento se ubica en el lugar respectivo.
B. Normas de comportamiento en el Archivo:
1. Los usuarios deben identificarse con su cédula de identidad, salvo los funcionarios del Ministerio de Agricultura y Ganadería, pero en caso de duda se le solicitará la identificación.
2. Está prohibido fumar, comer y beber dentro de las instalaciones del Archivo Central.
3. Se debe guardar silencio y comportase en forma respetuosa.
4. No se deben doblar ni arrugar los documentos.
5. No se deben humedecer los dedos para pasar las hojas de los documentos.
6. No se deben sacar los documentos del Archivo Central sin la autorización del encargado o responsable.
C. Daños o perdidas de documentos:
1. Los usuarios del servicio serán responsables de los daños o perdidas ocasionadas a los documentos o materiales prestados, por lo tanto asumirán el costo de la reparación o reposición según sea el caso.
2. La eliminación dolosa de los documentos será denunciada primero ante las autoridades institucionales correspondientes y luego, si el caso lo amerita, ante instancias externas.
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