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MINISTERIO DE AGRICULTURA Y GANADERÍA ARCHIVO CENTRAL |
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N' 26693-MAG EL PRESIDENTE DE LA REPUBLICA Y EL MINISTRO DE AGRICULTURA Y GANADERIA,
En uso de las facultades que les confieren
el artículo 140, incisos 3) y 18) de
Considerando:
Iº- Que es obligación del Ministerio de Agricultura y
Ganadería, como instancia del Poder Central, cumplir las disposiciones de 2º- Que es responsabilidad del Ministerio de Agricultura y Ganadería, como generador de tecnología. definir los lineamientos internos para reunir, conservar, clasificar, ordenar, describir, seleccionar, administrar y felicitar la información generada en los diferentes procesos técnicos y administrativos. 3º- Que es necesario establecer y fortalecer sistemas que permitan almacenar y organizar la información generada por la Institución para ponerla al servicio de los ciudadanos del país, en forma ágil, fácil y oportuna y así evitar que se pierda o se desconozca su existencia. 4º- Que el Sistema Unificado de Información Institucional (SUNII) es el encargado de consolidar la información generada por la Institución.
Por tanto, DECRETAN : El siguiente:
REGLAMENTO DEL ARCHIVO CENTRAL DEL MINISTERIO AGRICULTURA Y GANADERÍA,
CAPITULO 1
Definición
Artículo lº- El Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería es un área de trabajo del Sistema Unificado de Información Institucional que tiene a cargo reunir, custodiar y administrar el conjunto de documentos recibidos por las diferentes dependencias del Ministerio de Agricultura y Ganadería en el ejercicio de sus funciones y que se conservan debidamente organizados para su utilización en la gestión administrativa, investigación, la extensión, la protección, la información a los ciudadanos y la cultura.
CAPITULO II
Objetivos y funciones del Archivo Central
Artículo 2º-El Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería es una unidad administrativa de servicio público que tendrá las siguientes funciones:
a) Coordinar con las diferentes instancias institucionales la organización y administración de los Archivos de Gestión que son la fuente primaria de información para alimentar el Archivo Central. b) Reunir todo el acervo documental de las dependencias y oficinas de la Institución, de acuerdo con los plazos de remisión de documentos, entendiéndose por tales los impresos, cintas magnetofónicas, material cartográfico, audiovisuales y legibles por máquina. e) Mantener técnicamente organizados y conservar todos los documentos institucionales. d) Facilitar el acceso a la información a funcionarios del MAG, investigadores y ciudadanos en general. e) Regular cuando fuere pertinente, las disposiciones de este reglamento, mediante manuales de procedimientos. f) Velar porque el Archivo disponga de los medios técnicos que faciliten su- labor. g) Extender certificaciones o constancias con base en los fondos documentales disponibles en el Archivo Central.
CAPITULO III
Edificio e instalaciones del Archivo Central
Artículo 4º-El lugar destinado para el Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería deberá estar situado en la sede central y contará con tres áreas definidas:
a) Área Administrativa. b) Área de Consulta. e) Área de Depósito.
Artículo 5º-El local que se destine al Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería, deberá reunir las condiciones necesarias que garanticen la conservación óptima de los documentos, tomando en cuenta el grado de humedad relativa del aire, temperatura, polución, luz e insectos o situaciones similares. Además, deberá contar con las medidas técnicas para la extinción y prevención de incendios y robos.
CAPITULO IV
Del ingreso de documentos al Archivo Central
Artículo 6-El Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería recibirá debidamente organizados, los documentos tramitados que le remitan las diferente Direcciones Institucionales. Los plazos de ingreso de los documentos al Archivo Central estarán establecidos tomando en cuenta la vigencia administrativa y su utilización (Tablas de plazos). Artículo 7-El proceso de ingreso de la documentación al Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería, se llevará a cabo mediante una lista de remisión especificando con exactitud el contenido de la misma.
CAPITULO V
Del préstamo de documentos
Artículo 8º-El préstamo de documentos puede hacerse a los funcionarios del Ministerio de Agricultura y Ganadería, pero no podrán salir de la institución, salvo regulación específica reglamentaria y en los casos de exposición o requerimiento de los Tribunales de Justicia, de la Contraloría -General de I-a República, de otras instancias públicas por motivos debidamente fundamentados o bien con la autorización expresa del Jerarca Institucional. CAPITULO VI
De la consulta de documentos
Artículo 9-Todos los ciudadanos tendrán acceso a la información contenida en los documentos del Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería. Artículo 10.-Cualquier ciudadano interesado en consultar documentos deberá hacer uña solicitud por escrito indicando claramente. las razones del estudio, la cual deberá incluir el visto bueno del Director respectivo o su similar. . Artículo 11.-Los investigadores que realicen¡ trabajos con información del Archivo, estarán obligados a entregar una copia del trabajo realizado para incorporarlo, si así se considera conveniente, al patrimonio del Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería. CAPITULO VII
De la selección de documentos
Artículo 12.-El proceso de selección y eliminación de documentos del Archivo Central del Ministerio de Agricultura y Ganadería, deberá estar regulado por un Comité Institucional-de Selección y Eliminación de documentos, integrado de la siguiente forma:
a) El Jefe del Archivo Central. b) Un Asesor Jurídico o legal. e) El Superior administrativo.
Este Comité tendrá la potestad de convocar a reunión a las personas que considere pertinentes para decidir con mayor objetividad la conservación o eliminación de documentos institucionales. . Artículo 13.-La conservación
y la custodia de los documentos de valor permanente y la eliminación de
aquellos que lo han perdido, se realizará de acuerdo con lo dispuesto en la
Ley d-el Sistema Nacional de Archivos N' 7202 del 24 de octubre de 1990 y su
Reglamento. En todo caso deberá
autorizarse previa nota por las Direcciones respectivas o Autoridades Superiores
del Ministerio de Agricultura y Ganadería, por el Comité Institucional de
Selección y Eliminación de Documentos y por Artículo 14.-Rige a partir- de su publicación.
Dado en la Presidencia de
JOSÉ MARIA FIGUERES OLSEN.-EL Ministro de Agricultura Ganadería, Ricardo Garrón Figuls.- 1- vez.(Solicitud Nº 12168).-C-10650.(9304).
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