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PRESIDENCIA DE LA REPUBLICA DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL
RESOLUCIÓN DG-015-98
DIRECCIÓN GENERAL DE SERVICIO CIVIL. San José, a las quince horas del día once de febrero mil novecientos noventa y ocho.
CONSIDERANDO
1. Que el Estatuto de Servicio Civil, en su artículo 13, inciso d), y artículo 4, inciso c) de su Reglamento faculta a la Dirección General para promover la implantación de un moderno sistema de administración de recursos humanos.
2. Que el Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, en sus artículos 8, 104, 107 y 109, entre otros, posibilitan la participación de los ministerios e instituciones cubiertos por el Régimen de Servicio Civil en los procesos especializados de la administración de recursos humanos.
3. Que esta Dirección General, con e fin de brindar un mejor servicio a los usuarios, estableció a partir de julio de 1987 las Oficinas Desconcentradas, y a partir de abril de 1994 las Oficinas de Asesoría y Control, mediante las Resoluciones DG-169-88 del 14 de noviembre de 1988 y DG-042-94 del 19 de abril de 1994, respectivamente, estableciéndose la desconcentración administrativa para aumentar la eficiencia y efectividad de sus servicios.
4. Que se han operado cambios en la estructura, organización y funciones de las Oficinas Desconcentradas, de las de Asesoría y Control y de las de Recursos Humanos.
5. Que existe un Sistema de Administración de Recursos Humanos del Régimen de Servicio Civil, sustentado en tres pilares fundamentales: la Dirección General de Servicio Civil, como ente rector, responsable de la gestión de acciones normativas, consultoras, contraloras y proveedoras de ayuda técnica; las Oficinas de Recursos Humanos de los Ministerios e Instituciones cubiertas por el Régimen de Servicio Civil, responsable de aplicar la s políticas que en materia de Administración de Recursos Humanos emite la Dirección General de Servicio Civil; el Tribunal de Servicio Civil, responsable de dirimir controversias, gozando de independencia funcional y de criterio en el desempeño de su cometido.
6. Que es necesario promover la identificación y participación de las instituciones competentes, como componentes activos del citado sistema, mediante su integración a la gestión de los procesos técnico-operativos que tradicionalmente realizó la Dirección General de Servicio Civil.
7. Que es necesario establecer el ámbito de acción de cada una de las instancias que participan directamente en la planificación, gestión y control de las actividades propias del Sistema de Administración de Recursos Humanos, a saber, Área de Gestión de Recursos Humanos, entes normativas de la Dirección General de Servicio Civil, Oficina de Recursos Humanos y Directores de Recursos Humanos facultados (Artículo 4, inciso c), del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil.
8. Que en las Oficinas de Recursos Humanos que componen el Sistema de Administración de Recursos Humanos se ha procurado lograr en la presente década un alto nivel de desarrollo, producto de la profesionalización de su personal, intensivos procesos de perfeccionamiento y capacitación en servicio modernizado de su estructura, organización y funciones.
9. Que la dinámica de la administración del personal público, cubierto por el Régimen de Servicio Civil, ha obligado e redimensionamiento de los puestos ocupados por los Jefes de Recursos Humanos lo que recientemente permitió efectuar un cambio positivo en la clasificación de los mismos.
10. Que mediante el oficio AJ-072-98 de febrero de 1998 la Asesoría Jurídica de esta Dirección General, aprobó el texto de esta resolución.
POR TANTO,
EL DIRECTOR GENERAL DE SERVICIO CIVIL,
Con fundamento en las atribuciones que al efecto la confiere el Estatuto de Servicio Civil y su Reglamento.
RESUELVE:
ARTICULO 1º: Competencias
Se promulga el presente cuerpo de normas denominado “COMPETENCIAS DE LAS UNIDADES QUE CONFORMAN EL SISTEMA DE ADMINISTRACIÓN DE RECURSOS HUMANOS DEL RÉGIMEN DE SERVICIO CIVIL”
ARTICULO 2º: Oficinas de Servicio Civil
A efectos de adecuar las características organizativas de las unidades que conforman el ámbito desconcentrado de la Dirección General de Servicio Civil, estas en adelante se denominarán Oficinas de Servicio Civil
ARTICULO 3º: Objetivo General y Dependencia Jerárquica
Las Oficinas de Servicio Civil y el Núcleo de Dotación de Personal, cuando corresponda; cumplirán el papel de instancias administrativas responsables de la gestión asesora, contralora y proveedora de ayuda técnica en el ámbito desconcentrado de esta Dirección General y dependerán jerárquicamente del Director del Área de Gestión de Recursos Humanos.
ARTICULO 4º: Actividades a desempeñar por el Área de Gestión de Recursos Humanos con respecto a las Oficinas de Servicio Civil.
a. Canalizar las políticas, directrices, normas, procedimientos y demás información emanada de las unidades normativas de la Dirección General hacia el ámbito desconcentrado, para su instrumentalización y aplicación en las Oficinas de Recursos Humanos.
b. Planificar, gestionar y evaluar su funcionamiento, con el fin de lograr el cumplimiento de los objetivos y directrices que se les señalan.
c. Implantar métodos, procesos y programas homogéneos de trabajo para las Oficinas de Servicio Civil, así como otros instrumentos necesarios, según las particularidades de cada una de ellas.
d. Establecer los mecanismos de coordinación y comunicación pertinentes para la revisión y agilización de los servicios que brindan a las Oficinas de Recursos Humanos y a otros usuarios.
e. Analizar periódicamente los objetivos, los logros y las acciones y los instrumentos empleados en ellos.
f. Establecer nuevas orientaciones metodológicas del trabajo y nuevas opciones y áreas de desarrollo para la administración desconcentrada de recursos humanos.
g. Determinar mediante supervisión permanente, el cumplimiento de las políticas y normas de atención al usuario.
h. Controlar la gestión de las Oficinas de Servicio Civil y su apego a las políticas, normas, métodos, procedimientos y otras disposiciones que orientan y regulas las diferentes actividades desconcentradas de administración de recursos humanos.
ARTICULO 5º: Actividades a desempeñar por el Área de Gestión de Recursos Humanos con respecto a las Oficinas de Recursos Humanos
a. Asesorara y evaluar la ejecución de los programas de Administración de Recursos Humanos, con el propósito de garantizar la satisfacción oportuna de las necesidades de los usuarios.
b. Brindar orientación y asesoría técnica en cualquiera de las áreas funcionales de la Administrativa de Recursos Humanos mediante el apoyo de los Técnicos y/o Profesionales poli funcionales disponibles.
c. Mantener un sistema de información constante con las Oficinas de Recursos Humanos, en relación con los lineamientos y directrices técnicas que se emitan y determinar conjuntamente los mecanismos de comunicación y coordinación que resulten más idóneas para tal fin.
d. Recomendar, estudiar y proponer los cambios y las modificaciones que sean necesarias introducir en los procesos y prácticas de trabajo desarrollados por las Oficinas de Recursos Humanos.
e. Atender , las apelaciones a los estudios de clasificación presentados ante el Director General de Servicio Civil. Para ello el Área de Gestión de Recursos Humanos podrá solicitar perentoriamente a las instancias que correspondan la información y colaboración que considere necesaria.
f. Emitir las resoluciones que corresponda a efecto de otorgar o eliminar, según sea el caso, la condición de cargo de confianza señalada en el Artículo 4º inciso e) del Estatuto de Servicio Civil.
g. Establecer mecanismos de información que retroalimente el Sistema de Administración de Recursos Humanos.
ARTÍCULO 6º: Actividades a desempeñar por los entes normativos de la Dirección General de Servicio Civil, con respecto al Área de Gestión de Recursos Humanos.
a. Efectuar investigaciones y estudios periódicos para el desarrollo y actualización de esquemas teórico-metodológicos, procedimientos e instrumentos de trabajo y brindar la asesoría respectiva.
b. Participar en la capacitación del personal de las Oficinas de Recursos Humanos de las Instituciones cubiertas por Régimen de Servicio Civil, acerca de la naturaleza, funcionamiento e innovaciones en su campo de actividad.
c. Mantener actualizados, en el desarrollo teórico-metodológico de su campo de actividad, al Área de Gestión de Recursos Humanos en general y a las Oficinas de Recursos Humanos.
d. Atender y resolver cuando se les solicite los conflictos que se generen de la aplicación de las normas y las técnicas especializadas, tanto a nivel interno como externo (Oficinas de Recursos Humanos).
e. Mantener mecanismos ágiles y oportunos de comunicación y coordinación y flujos constantes de información con el Área de Gestión de Recursos Humanos en relación con los lineamientos emitidos.
f. Cualesquiera otras que establezcan el Reglamento Autónomo de Servicio de la Dirección General de Servicio Civil y la propia Dirección General de Servicio Civil.
ARTICULO 7º: Actividades a desempeñar por las Oficinas de Servicio Civil con respecto a las Oficinas de Recursos Humanos cuyo Director no ha sido facultado ( Artículo 4º, inciso c) del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil)
a. Ejercer por delegación las atribuciones de la Dirección General que correspondan, antes la s Instituciones cubiertas por el Régimen de Servicio Civil.
b. Brindar asesoría permanente y oportuna en materia de Administración de Recursos Humanos.
c. Controlar que los procesos que ejecuten las Oficinas de Recursos Humanos realicen dentro de los términos y procedimientos técnicos y legales establecidos .
d. Emitir las resoluciones que correspondan en relación con los resultados de los estudios de clasificación de puestos.
e. Revisar y aprobar o rechazar(mediante la firma de los funcionarios correspondientes) todos aquellos documentos (informes, acciones de personal, contratos, notas, formularios, etc) que en virtud del principio de delegación, sean sometidos a su consideración. f. Representar a la Dirección General de Servicio Civil en as Comisiones Ministeriales de ascensos, peligrosidad y otras similares.
g. Ejecutar las acciones necesarias con el fin de revisar o verificar que los movimientos de personal generados por las Oficinas de Recursos Humanos hayan sido aprobados conforme lo dispone la normativa técnica y legal correspondiente. h. Llevar a cabo las actividades relacionadas con el desarrollo de los concursos internos de acuerdo con lo que al respecto les señala el Decreto Ejecutivo Nº 24024-MP de fecha 01 de marzo de 1995.
i. Participar en el desarrollo de los concursos externos en coordinación con las Oficinas de Recursos Humanos y el Núcleo de Dotación de Recursos Humanos, cuando corresponda.
j. Proporcionar o facilitar información a sus usuarios sobre las resoluciones, disposiciones legales y normas técnicas que se generan en la Dirección General de Servicio Civil, así como los instrumentos técnicos de apoyo para las labores que se desarrollan en las Oficinas de Recursos Humanos de las Instituciones a las que brindan sus servicios.
k. Controlar la correcta aplicación de normas, disposiciones, leyes, reglamentos, resoluciones y otros documentos que regulan las distintas actividades técnicas ,propias de la Administración de Recursos Humanos.
l. Atender y resolver en forma verbal o escrito todas las consultas que en materia de su competencia le sean planteadas por sus superiores, compañeros y público en general.
ARTICULO 8º: Actividades a desempeñar por el Núcleo de Dotación de Recursos Humanos con respecto a las Oficinas de Recursos Humanos cuyo Director ha sido facultado (Artículo 4º inciso c) ) del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil.
a. Brindar asesoría y oportunidad a las Oficinas de Recursos Humanos facultades, en todas las actividades propias de la Administración de Recursos Humanos.
b. Planear gestionar y controlar el desarrollo de los concursos externos, conjuntamente con las Oficinas de Recursos Humanos. Consecuentemente con su nivel de desarrollo, previo diagnóstico y aprobación de la Dirección General de Servicio Civil, estas últimas irán asumiendo paulatinamente todas las actividades y responsabilidades de este proceso cuando corresponda.
c. Ejecutar las acciones necesarias con el fin de revisar o verificar que los movimientos de personal generados por las Oficinas de Recursos Humanos hayan sido aprobados conforme lo dispone la normativa técnica y legal correspondiente.
d. Representar a la Dirección General de Servicio Civil en las Comisiones Ministeriales de ascensos, peligrosidad y otras similares.
e. Detectar las necesidades de capacitación del personal de las Oficinas de Recursos Humanos , en el aspecto técnico, para definir la colaboración necesaria en el mejoramiento de su desempeño.
f. Controlar que las Oficinas de Recursos Humanos desarrollen las actividades del Sistema de Administración de Recursos Humanos, con apego a la normativa aplicable.
g. Atender y resolver consultas con toda diligencia, por la vía electrónica, telefónica, personal o escrita, provenientes de los usuarios.
ARTICULO 9º: Actividades a desempeñar por las Oficinas de Recursos Humanos de los Ministerios e Instituciones cubiertas por el Régimen de Servicio Civil.
a. Plantear, organizar, dirigir y controlar los procesos de Recursos Humanos de la Institución.
b. Aplicar las políticas y normativas que en materia de Administración de Recursos Humanos , emita la Dirección General de Servicio Civil y otras entidades que por ley tengan competencia a fin.
c. Llevar a cabo el proceso de provisión de Recursos Humanos de acuerdo con los planes estratégicos institucionales y la situación de plazas vacantes y desarrollando los concursos internos conforme lo establece la normativa vigente y coordinando los concursos externos con las instancias respectivas de la Dirección General de Servicio Civil.
d. Realizar en coordinación con la Oficina de Servicio Civil o el Núcleo de Dotación de Recursos Humanos, según corresponda, los procesos de reclutamiento y selección que requieran el desarrollo de los concursos externos.
e. Utilizar cuando lo requieran el contingente de predictores de selección en custodia del Núcleo de Dotación de Recursos Humanos, bajo la supervisión de este. En tanto no se cuente con un sistema informático interconectado, la declaratoria final de los concursos y el envió de nóminas de elegibles para clases no institucionales se realizara utilizando los sistemas informáticos en uso en el Núcleo de Dotación de Recursos Humanos , cuyo coordinador firmará la declaratoria final y las nóminas de elegibles.
f. Elevar ante la Comisión de Ascensos de cada Ministerio o Institución, los casos de servidores cubiertos por el Artículo 11 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil para que esta establezca los medios y ponderaciones necesarios para demostrar idoneidad sin oposición y realizar la declaratoria respectiva, de acuerdo con los lineamientos que al respecto establezca el Área de Gestión de Recursos Humanos.
g. Realizar los estudios que correspondan a efecto de otorgar la condición de “confianza” a los cargos a los que se refiere el Artículo 4º inciso f) del Estatuto de Servicio Civil y remitir dichos estudios al Área de Gestión de Recursos Humanos de la Dirección General para la emisión de la Resolución respectiva.
h. Llevar estricto de los puestos que expresamente señalan los artículos 3º inciso c), 4º 5º y 6º del Estatuto de Servicio Civil y el capítulo IV del Reglamento del mismo cuerpo normativo, en cuanto número, ubicación, etc, e informar a las instancias correspondientes cualquier anomalía sobre la incorrecta utilización de los mismos.
i. Realizar los estudios y actividades correspondientes al proceso de análisis ocupacional, en concordancia con la estructura y los requerimientos ocupacionales de la Institución. Emitir el informe respectivo y someterlo a conocimiento de la Oficina de Servicio Civil. Posteriormente, y cuando corresponda, la Oficina de Recursos Humanos comunicara al funcionario propietario del puesto o al jefe autorizado en caso de plazas vacantes el resultado del estudio, para que en un plazo máximo de tres días hábiles puedan efectuar las objeciones que estimen pertinentes.
j. Comunicar las resoluciones producto de los estudios de análisis ocupacional y remitirlos a las instituciones señaladas por ley.
k. Mantener actualizados los manuales que se utilizan en el desempeño de sus actividades.
l. Brindar la información que se solicite, referente a las diferentes actividades que se desarrollan en materia de análisis ocupacional.
m. Realizar las actividades de registro, trámite y control de Recursos Humanos, que implica: presupuesto, relación de puestos, movimientos de personal según lo estipulado en el artículo 25 del Reglamento de Servicio Civil, planillas, cálculos salariales, reajustes, actualización de expedientes y prontuarios, emisión de constancias de experiencia, anualidades, salario y otras similares a solicitud del interesado.
n. Representar a la Institución en diferentes Comisiones.
o. Efectuar los estudios necesarios para determinar la procedencia del pago por incentivos económicos (carrera profesional, dedicación exclusiva, prohibición y otros similares)
p. Aprobar los contratos de dedicación exclusiva, adiestramiento , resoluciones de carrera profesional, contratos de licencia para estudio y reconocimiento de actividades de capacitación.
q. Realizar el trámite de reconocimiento de certificados o documentos equivalentes, emitidos por concepto de capacitación recibida fuera del Subsistema de Capacitación y presentados por parte de los interesados para su consideración según la normativa vigente.
r. Realizar las actividades tendientes a garantizar la salud ocupacional de los funcionarios de la institución en coordinación con la Comisión de Salud Ocupacional y con la Unidad Médica si se contara con ella.
s. Asesorar y orientar a superiores, jefaturas de la Institución y demás personal, en materia de Recursos Humanos.
t. Efectuar permanentemente una lectura del ambiente financiero, estratégico tecnológico, legal y político en el que se desenvuelve su institución, de modo que le permita promover activamente los procesos de cambio que requiera su organización y consecuentemente, desempeñar un papel protagónico en su desarrollo y actualización, acorde con la época.
ARTICULO 10º: Director de Recursos Humanos facultado
Al Director de Recursos Humanos Facultado ( artículo 4º inciso c) del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil, le ha sido delegada la firma del Director General de Servicio Civil, para los siguientes trámites y actos administrativos.
a. Acciones de personal (P-21) producto de los distintos movimientos de personal.
b. Informes y resoluciones de clasificación de puestos (incluye asignaciones, reasignaciones, reclasificaciones, reestructuraciones, cambios de especialidad y/o de atenencias, revocatorias.
c. Autorización de dispensas de requisitos según lo indicado en el Artículo 111 del Reglamento del Estatuto de Servicio Civil.
d. Pedimentos de Personal.
e. Temas conformadas de los Registros de Elegibles de la Dirección General de Servicio Civil propias de clase institucionales.
f. Contratos de dedicación exclusiva, adiestramiento, resoluciones de carrera profesional, contratos de licencia para estudio y reconocimiento de actividades de capacitación.
ARTICULO 11º: De la revocatoria y apelaciones
Los reclamos o revocatorias que presenten los interesados contra los actos que ejecuten las Oficinas de Recursos Humanos, facultadas, será resuelto por dichas Oficinas, en un plazo de ocho días hábiles, correspondiendo a la Dirección General de Servicio Civil la atención de apelaciones en subsidio y dar por agotada la vía administrativa.
ARTICULO 12º: De la fiscalización a los Jefes de Recursos Humanos Facultados
La Dirección General de Servicio Civil a través de las instancias correspondientes fiscalizará la gestión del Director de Recursos Humanos facultado, pudiendo en cualquier momento revocar dicha facultación.
ARTICULO 13º: De la coordinación general
Al Área de Gestión le corresponde el papel de coordinación general de las operaciones desconcentradas de recursos humanos en el Régimen de Servicio Civil.
ARTICULO 14º: De la comunicación formal
Para los asuntos que así lo ameriten, entre las Oficinas de Servicio Civil, las Oficinas de Recursos Humanos y las Unidades normativas de la Dirección General, el canal de comunicación formal es el Área de Gestión de Recursos Humanos, expresamente en lo que se refiere a definición de nuevas normas, políticas, procesos o instrumentos de trabajo aplicables a la gestión del Sistema de Administración de Recursos Humanos.
ARTICULO 15º: De lo relativo al Ministerio de Educación Pública
Los asuntos propios del Ministerio de Educación Pública (titulo I y II del Estatuto de Servicio Civil) serán atendidas por el Proceso de Carrera Docente, adscrito a esta Dirección General. El Área de Gestión de Recursos Humanos solamente participará en lo concerniente al reclutamiento y selección del personal administrativo y como órgano asesor a solicitud de parte.
ARTICULO 16º: Derogatoria
La presente resolución deroga las Resoluciones DG-169-88, DG-042-94 y DG-077-96 del 14 de noviembre de 1998, del 19 de marzo de 1994 y del 02 de setiembre de 1996 respectivamente.
ARTICULO 17º: Vigencia
La presente resolución rige a partir del aviso de su publicación en el Diario Oficial.
JUAN MANUEL OTAROLA DURAN DIRECTOR GENERAL
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